Dazu zählen Kundenbestellungen, die per Mail, Fax oder telefonisch eingehen sowie Bestellungen bei den Lieferanten, weiterhin Auftragsbestätigungen, zu denen es Termin- oder Stückzahländerungen geben kann, Lieferscheine, Anfragen, Angebote und natürlich ausgehende und eingehende Rechnungen. Die Anzahl der zu archivierenden Dokumente beträgt durchschnittlich mehr als 3.000 monatlich.

Produktivitätsvorteil durch automatisches Indexieren

Allerdings war das alte DMS mit einigem Aufwand verbunden: Es gab einen separaten Arbeitsplatz, an dem die gesammelten Dokumente sortiert, gestempelt, gescannt und verschlagwortet wurden – ungefähr 50 Arbeitsstunden monatlich waren dafür erforderlich. 2018 suchte das Unternehmen nach einer Alternative. Alexander Ludwig informierte sich unter anderem via YouTube-Video über die Vorteile der automatischen Verschlagwortung. Die Darstellung des Prozesses führte ihm den möglichen Produktivitätsfortschritt vor Augen. Als weiteren wichtigen Vorteil erkannte er die Volltextsuche, mit der alles schnell gefunden und viel Zeit eingespart wird.

Cloud-Lösung überzeugt

Eigentlich sei er kein unbedingter Cloud-Freund, erklärt der Handelsexperte, aber die Vorteile der vorkonfigurierten Lösung hätten ihn überzeugt. So würden durch den Einsatz bei einer Vielzahl von Unternehmen Rechnungen, auch wenn sie von neuen Lieferanten kommen, in der Regel perfekt ausgelesen und indexiert. Und letztlich sprachen die klar kalkulierbaren Kosten für die Cloud-Variante. Für ein kleines Familienunternehmen mit vier Personen inklusive ihm selbst als Geschäftsführer biete die Cloud-Lösung auch den Vorteil der Verfügbarkeit aller infrage kommenden Funktionen ohne Zusatzinvestitionen. 

So wurde die Eingangsrechnungsbearbeitung schnell strukturiert: In der Regel kommen die Rechnungen als PDF per Mail; über Connect to Outlook öffnet sich ein DocuWare Fenster; die Rechnung wird mit Nummer, Lieferant etc. automatisch indexiert, geht in den digitalen Briefkorb, wird gebucht und mit einer Barcode-Nummer versehen. Im ERP-System LZ BIZ wird automatisch ein Zahlungsvorschlag erstellt, die Rechnung erhält nach Zahlung einen „Bezahlt“-Stempel und wird abgelegt. Auch für die Erfassung der häufigen telefonischen Anfragen gibt es eine effiziente Lösung: Die vorher umständlich erfassten Gesprächsnotizen werden jetzt schnell mit Eckdaten wie Firmenname, Produkt und Stückzahl mit dem virtuellen Stempel des Mitarbeiters in einer digitalen Liste gespeichert. Wie intensiv das Unternehmen DocuWare nutzt, wird an der Menge von 100.000 Dokumenten deutlich, die nach drei Jahren Nutzung bereits in der Cloud archiviert sind.

Durch die Automatismen des DMS und die Integration in das ERP-System sind Arbeitsprozesse an einem separaten Scanner-Arbeitsplatz von rund 50 Arbeitsstunden monatlich weggefallen. Darüber hinaus beschleunigt die Lösung viele Prozesse in einem Business, in dem Schnelligkeit ein entscheidender Faktor ist.