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Mit der Einführung des DMS wurde ein zentraler Dokumenten-Pool geschaffen, auf den die Mitarbeitenden auch vom Homeoffice aus zugreifen können. Komplette Arbeitsprozesse wurden besser strukturiert und Zuständigkeiten klar geregelt.

Die Kies- und Schotterwerke Müller sind für die boomende Bauindustrie in Baden-Württemberg ein zuverlässiger Zulieferer. In der Verwaltung des Familienunternehmens sorgt das Cloud-basierte Dokumentenmanagement-System für transparente Arbeitsabläufe . Diese erhöhen die Produktivität der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Das Bauunternehmen in Ostrach zählt zu den ältesten Unternehmen dieser Branche im südlichen Baden-Württemberg. In den fast neun Jahrzehnten seit der Firmengründung hat sich eines nicht verändert: Der Familienbetrieb ist bekannt als zuverlässiger Partner der Bauindustrie. Neben dem hohen Qualitätsstandard der Produkte schätzen die Kunden vor allem die schnelle Reaktion des Zulieferers auf neue Marktentwicklungen. Auch in der Verwaltung setzt das Unternehmen auf Innovation: So wurde 2020 das Dokumentenmanagement-System (DMS) DocuWare als Cloud-Lösung eingeführt und seither erfolgreich eingesetzt. 

Hohe Akzeptanz dank intensivem Austausch

Für DocuWare sprach vor allem, dass das System im Vergleich zur Konkurrenz sehr flexibel ist, was Schnittstellen zu anderen Softwarelösungen betrifft, betont der kaufmännische Leiter Dominik Reichle. Um jeden Aufwand für Support zu vermeiden und Updates sofort verfügbar zu haben, entschied sich der Diplom-Betriebswirt für die Cloud-Variante. Die DMS-Einführung im November 2020 wurde im Unternehmen sorgfältig vorbereitet. In separaten Schulungen wurden mit jeder Abteilung Ablauf, Vorteile und Probleme besprochen. 

Land:
Deutschland
Branche:
Bauwesen
Abteilung:
Verwaltung |Personalwesen |Vertrieb |Buchhaltung |Geschäftsführung |Faktura
Deployment:
Cloud
Integration:
Addison |GeCOTime® |TBRegio

Durch die Cloud-Lösung sind wir immer über den aktuellen Stand in den verschiedenen Arbeitsprozessen informiert. Die einfache Ablage sowie die komfortable Suche bringen viel Zeitersparnis. Der Zugriff auf alle Unterlagen sorgt für Transparenz und verstärkt den Wissenstransfer zwischen den Abteilungen.

Dominik Reichle
kaufmännischer Leiter, Kies- und Schotterwerke Müller GmbH & Co. KG, Ostrach

Auch heute werden regelmäßig Verbesserungsvorschläge aufgenommen und Abläufe angepasst. Reichle sieht in diesem Austausch das A und O für die hohe Akzeptanz der Lösung im gesamten Unternehmen.

Mit einem Workflow zur Angebotserstellung wurde der DocuWare Einsatz in der Vertriebsabteilung gestartet. Sobald ein Kunde seine Anfrage per Mail schickt oder eine telefonische Anfrage in ein Online-Formular eingegeben und archiviert wurde, startet der Workflow. Die Anfrage erscheint in der Aufgabenliste des zuständigen Vertriebsmitarbeiters zur Kalkulation. Ist diese erstellt, erhält sie der Vertriebsleiter zur Prüfung. Dieser schickt sie entweder mit einer Änderungsanweisung oder mit der Bitte um eine Angebotserstellung zurück an den Kalkulierer. Dieser schreibt das Angebot, und sendet es per Mail an den Kunden. Mit dem Druckbefehl wird das Dokument automatisch im zentralen Dokumenten-Pool archiviert. Damit endet der Workflow. 

Unterbrechungsfreie Abläufe durch DocuWare Mobile

Als Nächstes wurde in der Buchhaltung ein Workflow zur Rechnungsprüfung eingerichtet, der alle betreffenden Abteilungen und die Geschäftsführung einbezieht und mit der Übergabe an die Buchhaltung endet, wo die Rechnung in Addison gebucht sowie bezahlt und zuletzt in DocuWare gespeichert wird. Auch die Personalabteilung der Kies- und Schotterwerke arbeitet seit einigen Monaten mit dem DMS. Neben der digitalen Personalakte wurde hier ein Workflow zur schnellen Prüfung von Urlaubsanträgen installiert. Damit sämtliche Workflows selbst in Urlaubszeiten des Geschäftsführers und des kaufmännischen Leiters nicht ins Stocken geraten, nutzen beide DocuWare Mobile, um wichtige Freigaben per Smartphone zu erteilen.

Insgesamt sind die Arbeitsabläufe im Unternehmen strukturierter und transparenter geworden, ist Dominik Reichle zufrieden. Besonders gefällt ihm, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dank digitalem Dokumenten-Management sehr flexibel auch bereichsübergreifend arbeiten können. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind ebenfalls daran interessiert, dass der DMS-Einsatz im Unternehmen weiter ausgebaut wird. Als Nächstes ist die Integration von DocuWare in die Software zur Grundstücksverwaltung geplant. Gern nimmt Dominik Reichle auch die Ideen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf: Ein Workflow, um Schadensfälle zu steuern, könnte das nächste Projekt sein.

Für DocuWare sprach vor allem, dass das System im Vergleich zur Konkurrenz sehr flexibel ist, was Schnittstellen zu anderen Softwarelösungen betrifft.

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