DMS-Einsatz in der Beschaffung, im Rechnungswesen oder beim Onboarding

Viele interne Freigabeprozesse beginnen mit einem digitalen Formular, welches nach dem Ausfüllen von DocuWare übernommen und an das entsprechende Referat weitergeleitet wird. Andere Workflows kommen im Einkauf und der Rechnungsprüfung zum Einsatz. Das DMS erkennt beispielsweise eingehende Rechnungsbelege unabhängig davon, ob sie in Papier- oder E-Mail-Form empfangen werden. Papierbelege werden stapelweise gescannt und indexiert, E-Mail-Rechnungen aus den entsprechenden Postfächern übernommen und verschlagwortet. Auch externe Programme sind angebunden, etwa in der Finanzbuchhaltung: Anwender können aus der dort eingesetzten Diamant-Software direkt auf relevante und vorsortierte Belege aus dem digitalen Archiv zugreifen. Gleichzeitig übergibt DocuWare die ausgelesenen Rechnungsinformationen an die Fibu, wo anschließend die Buchungsdaten vorbereitet werden. Selbst das Onboarding von neuen Mitarbeitern wird zielgerichtet unterstützt: Jeder Neuzugang erhält eine individualisierte To-Do-Liste, zu der auch das Lesen und Bestätigen von Richtlinien gehört. Ein Nachweis ist jederzeit abruf- und vorweisbar – strenge EU-Auflagen werden perfekt abgedeckt.

Digitalisierung sichert Fördergelder und Projektziele

Die detaillierten digitalen Workflows bieten der Hilfsorganisation eine hohe Sicherheit. Da Mitarbeiter an zu bearbeitende Dokumente automatisch erinnert werden, besteht ein geringes Risiko, dass Aufgaben vergessen oder vom falschen Referat bearbeitet werden. Gleichzeitig haben sich die bisherigen Suchzeiten so weit reduziert, dass die Belegschaft heute mehr Arbeitszeit dem eigentlichen Zweck der Organisation widmet, nämlich den Projekten für Menschenrechte, humanitäre Hilfe und Entwicklungszusammenarbeit. Auch für Jahresabschlüsse ist man gut gewappnet. Die vom DocuWare Partner konfigurierten Prozesse und erstellte Verfahrensdokumentation erfüllen die GoBD und erlauben, dass Wirtschaftsprüfungen heute zu 100 Prozent digital durchgeführt werden. Gerade die Erfüllung dieser Nachweispflichten hat für die Hilfsorganisation eine wichtige Funktion, denn mehr Geld geht nur an starke Institutionen, welche die Verantwortlichkeit der Mittelverwendung gewährleisten. Dank Digitalisierung wird diese Transparenz mit einem geringeren Kosteneinsatz erfüllt. Die mit neuen Fördergeldern verknüpften Erwartungen erfüllt Hoffnungszeichen deshalb praktisch zeitgleich mit der Antragsstellung, ohne dafür weitere Ressourcen einplanen zu müssen. Trotz gesteigerter Ansprüche seitens der Geldgeber kann der Verein damit die Projektsicherheit präzise gewährleisten.