4.000 monatliche Belege, 130 Workflows, über 100 Anwender

Die Entscheidung für das DMS änderte diese Situation schlagartig. Bereits wenige Wochen nach der Einführung bearbeiteten über 100 aktive Anwender rund 4.000 Belege pro Monat rein digital. Der autorisierte DocuWare Partner richtete dafür etwa 130 digitale Workflows ein. Wird heute ein neues Dokument im digitalen Archiv abgelegt, so erkennt die Lösung automatisch, um welchen Dokumententyp es sich handelt und ob – wie im Falle von Eingangsrechnungen oder Verträgen – weitere Bearbeitungsschritte erforderlich sind. Im Falle einer notwendigen Freigabe definiert das System sogar die einzelnen Abzeichnungsstufen bis zur abschließenden Bearbeitung, wodurch die internen Prozessabläufe deutlich an Transparenz gewonnen haben. Gleichzeitig stellt das System sicher, dass nur autorisierte Anwender auf vertrauliche Unterlagen zugreifen können. Die mithilfe digitaler Stempel freigegebenen oder abgelehnten Verträge und Rechnungen erscheinen im letzten Schritt in den Aufgabenlisten der Verwaltung, wo die abschließende Bearbeitung stattfindet.

Digitalisierung sorgt für kontinuierliche Verbesserung

Dank DocuWare laufen heute praktisch alle Geschäftsprozesse schneller und effizienter ab. Sowohl die Mitarbeiter in der Verwaltung als auch die Abteilungsverantwortlichen sparen durch den digitalen Dokumentenzugriff wertvolle Zeit, welche an anderer Stelle gewinnbringend eingesetzt wird. Gleichzeitig eröffnet die Lösung vielfältige Kontrollmöglichkeiten, wodurch die unternehmensinterne Prozesssicherheit entscheidend verbessert wurde. Aufgrund der sehr guten Erfahrungen mit dem System möchte Imlek auch weitere Unternehmensabläufe digitalisieren und sich mithilfe des Systems kontinuierlich verbessern.