Aber es sollte keine Lösung ausschließlich für diesen Zweck sein, wie er es im Rahmen seiner früheren Tätigkeit bei einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft bereits kennengelernt hatte. Vielmehr sollte es mit der Software möglich sein, insgesamt die administrativen Prozesse im Sinne einer modernen Verwaltung zu digitalisieren, etwa auch die Verwaltung der Personalakten oder die Prozesse beim Onboarding von neuen Mitarbeitenden.

Leichte Handhabbarkeit

Ein weiteres wichtiges Kriterium war die einfache Bedienbarkeit, da die Software auch in den operativen Einheiten ohne lange Einarbeitung genutzt werden soll, wenn zum Beispiel eine Kita-Leitung eine Rechnung prüfen und freigeben muss. Verschiedene Referenzen sowohl intern beim DRK als auch außerhalb der Organisation sprachen für DocuWare. Das DRK Uelzen entschied sich für eine Installation auf dem eigenen Server, da man die Systeme grundsätzlich lieber im Haus hat, wie etwa auch die Finanzbuchhaltungslösung Diamant. Mit der Einführung wurde ein DocuWare Partner beauftragt, mit dem bereits im Printbereich zusammengearbeitet wurde.

Ziel der DMS-Einführung war das Einsparen von Zeit, Ressourcen und Papier. In einer dezentralen Organisation wie dem DRK Uelzen mit verteilten Standorten im Landkreis kann die Rechnungsprüfung und -freigabe schnell zu einem zeitraubenden und ressourcenfressenden Prozess werden. Früher wurden oft Rechnungen gesucht, weil etwa eine per Hauspost an die bestellende Einheit verteilte Rechnung nicht rechtzeitig mit Prüfstempel wieder in der Buchhaltung ankam. Zu fehlenden Rechnungen mussten manchmal auch Duplikate angefordert werden. Neben dem Aufwand für die Suche kamen noch mögliche Skontoverluste hinzu. Bei größeren Rechnungen, die etwa im Zusammenhang mit Bauprojekten wie aktuell bei der Erweiterung des „Quartiers“ anfallen, können dadurch relevante Beträge verloren gehen.

Weitgehende Automatisierung

Der gesamte Prozess ist heute weitgehend automatisiert. Zu 80 Prozent kommen die Rechnungen inzwischen digital herein, der Rest wird eingescannt. Die per OCR ausgelesenen Dokumente werden inklusive Kostenstellen in DocuWare gebucht, sodass sie nach der Übergabe in die Diamant-Buchhaltung nur noch zu bestätigen sind. Nach der Implementation des Rechnungseingangsprozesses, die im Dezember 2021 abgeschlossen war, wird über weitere administrative Vorgänge nachgedacht, die mit DocuWare digitalisiert werden können.

Neben den bereits erwähnten Prozessen im Personalwesen – digitale Personalakte und Onboarding – wird auch über den Freigabeprozess für Spendenbescheinigungen nachgedacht. Ein weiteres Thema sind die Abläufe bei der Erstellung von Vorlagen für den Betriebsrat, die über einen DocuWare Workflow zwischen Betriebsrat und Arbeitgeber abgestimmt werden können. Als Verwaltungsleiter/Prokurist ist Merwan Sabouneh ein ausgesprochener „DocuWare Fan“, weil er dank der Flexibilität der Software überall Möglichkeiten zur Digitalisierung von allen dokumentenbasierten Abläufen sieht.