Digitale Projektmappen und elektronische Rechnungsbearbeitung
Dokumente, die aktuelle Bauprojekte betreffen, werden zwar auch heute noch zuerst in Papierform gesammelt, jedoch gleich nach Projektabschluss gescannt und im DMS archiviert. Alle Mitarbeiter der Projektentwicklung greifen anschließend über das digitale Archiv auf die Unterlagen zu, insgesamt rund 40 Anwender. Auch der Einsatz in der Finanzbuchhaltung erfolgt problemlos, etwa bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungen – um die 50 Belege werden täglich archiviert und freigegeben. Papierrechnungen werden dazu zentral ins digitale Archiv gescannt, elektronische Rechnungen aus dem E-Mail-Programm direkt übernommen. In beiden Fällen verschlagwortet DocuWare die Belege mit dem Intelligent Indexing Service. Die Mitarbeiterin in der Zentrale legt daraufhin fest, wer die Rechnung prüfen soll. Anschließend erscheint das Dokument in der Liste der zuständigen Sachbearbeiter, gleichzeitig informiert das System die Anwender per Mail. Nach Prüfung und Setzung eines virtuellen Stempels ist die Rechnung freigegeben und wird zur Zahlung an die Buchhaltung weitergeleitet. Durch die Integration ins Finanzbuchhaltungssystem stehen sämtliche Rechnungen auch in Addison zur Verfügung, jeweils angehängt an den Buchungssatz. Nachfragen lassen sich so schnell und gezielt beantworten, etwa bei Betriebsprüfungen.
Traumhäuser ohne Papierakten
Durch Listen und E-Mail-Benachrichtigung bleiben Rechnungen heute nicht mehr liegen und gehen auch nicht mehr verloren. Damit ist die Rechnungsprüfung sauberer, schneller und effizienter geworden, Skonti können noch besser genutzt werden. Der mobile DMS-Einsatz soll dabei in Zukunft für noch einfachere Ablauf sorgen. Bauleiter, die meist auf Baustellen unterwegs sind, können so besser in den Workflow eingebunden werden und schneller reagieren. Die Mitarbeiter wissen die Vorteile des DMS aber nicht nur bei der Rechnungsprüfung zu schätzen. Der zentrale Dokumenten-Pool ist für alle Abteilungen – angefangen bei Einkauf und Planung bis hin zu Kundendienst und Geschäftsleitung – eine wichtige Informationsquelle bei der täglichen Arbeit. Wenn beispielsweise ein Kunde, der vor Jahren gebaut hat, eine Erweiterung seines Hauses oder Umbauten wünscht, stehen dank der komfortablen Suchfunktion mit nur wenigen Mausklicks alle notwendigen Informationen am Bildschirm zur Verfügung. Ob Grundrisspläne oder Ausstattungsdetails wie Hausfarbe oder Treppengeländer: Die früher so aufwändige Suchprozesse haben sich dank DMS komplett erübrigt.
