Die Erstellung, Prüfung, Bereitstellung und Aktualisierung der Dokumente sind komplexe Aufgaben. Bei jeder Neuerstellung oder Überarbeitung sind verschiedene Personen involviert und mehrere Korrekturschleifen zu durchlaufen, bis das gültige, gestempelte Dokument vorliegt. Die Verteilung im alten Stil via E-Mail, über Netzwerk-Laufwerke und jährliche Aktualisierung per CD, um alle mit den aktuellen Versionen zu versorgen, war umständlich. Für die Kontrolle der QM-Prozesse mussten umfangreiche Listen über alle Dokumente mit aktueller Version und Freigabedaten geführt werden. Entlastung war dringend nötig.
Im Auswahlprozess entschied man sich für DocuWare – nicht zuletzt die Referenzinstallation beim AWO Kreisverband Lahn-Dill gab den Ausschlag. In einem „Anforderungsworkshop“ mit dem Systemhaus wurde im August 2020 geklärt, dass mit DocuWare nicht nur ein digitaler Rechnungsworkflow, sondern insbesondere auch die komplexen Prozesse im Bereich Qualitätsmanagement abgebildet werden können. Außerdem wurden die universellen Konfigurationsmöglichkeiten für einen möglichst breiten Einsatz im Unternehmen geprüft, etwa für Vertragsmanagement sowie Protokoll- und Beschlussverwaltung. Das DMS ist zentraler Bestandteil der Digitalisierungsstrategie der AWO.
80 Prozent der Projektarbeit ist Planung
Die Prozessplanung macht laut Christina Bräutigam 80 Prozent der Arbeit aus. Ein Schlüsselelement ist der Entwurf und die Umsetzung eines Rollenkonzepts für die Vergabe von Lese- und Bearbeitungsrechten für Dokumente. Wichtige Rollen im QM-Workflow haben die Qualitätsbeauftragten und Einrichtungsleitungen sowie Geschäftsführung und der Betriebsrat, ein Kreis von knapp 20 Personen bei der AWO Gießen. Insgesamt nutzen bis zu 300 Personen das QM-System.
Die digitale Transformation des Qualitätsmanagements hat entscheidende Strukturverbesserungen der Prozesse gebracht, da die Dokumente zentral verfügbar sind und überall, wo sie gebraucht werden, schnell gefunden und einfach abgerufen werden können. Gleichzeitig wurde die Prozessqualität gesteigert, da eine Nutzung veralteter Dokumente ausgeschlossen ist. Für die Mitarbeitenden steht außer Frage, dass das digitale Qualitätsmanagement eine erhebliche Arbeitserleichterung gebracht hat. Prozessverbesserungen stehen auch beim nächsten DocuWare Projekt auf dem Plan, dem Rechnungs-Workflow. Das entsprechende Archiv ist bereits aufgebaut.
