Um die jeweils besten Angebote zu erhalten, kommunizieren die etwa 100 Mitarbeiter:innen des Logistikunternehmens kontinuierlich mit Kunden auf der einen und Frachtunternehmen auf der anderen Seite. Früher wurden Angebote für Kunden und Preisanfragen an Speditionen manuell erstellt. Dazu nahm der Vertrieb eine Kundenanfrage entgegen, übertrug die Daten in eine Frachtsoftware und erstellte daraus eine PDF-Datei mit allen relevanten Informationen. Diese ging an die Preiskoordination, wo die Mitarbeiter:innen ähnlich dem Einkauf die jeweils besten Konditionen mit den Überseespeditionen aushandeln. Nach internen Regeln müssen mindestens drei Speditionen kontaktiert werden.

Theoretisch hätte es für die Preisanfrage ausgereicht, die PDF-Datei einfach weiterzuleiten. In der Praxis reagieren die meisten Überseespeditionen jedoch aufgrund des schnellen Tagesgeschäfts nicht auf Anfragen, bei denen sie die Informationen erst aus einem angehängten Dokument herauslesen müssen. So blieb den Mitarbeiter:innen in der Preiskoordination nichts anderes übrig, als für jede Anfrage die Daten aus der PDF-Datei zu kopieren, um sie anschließend wieder in eine E-Mail einzufügen und in Textform an die Speditionen weiterzuleiten. Bei bis zu 150 Preisanfragen pro Tag bedeutete dieser umständliche Prozess einen erheblichen Zeitverlust, der umso problematischer war, als es bei Anker nur drei Mitarbeiter:innen in der Preiskoordination gegenüber mehr als 20 Vertriebsmitarbeiter:innen gibt und diese bei Überlastung schnell zu einem geschäftskritischen Engpass wurden. In der Transportbranche ist es üblich, dass Anfragen innerhalb von 24 Stunden mit einem Angebot beantwortet werden. Dauerte die Transportanfrage bei Anker jedoch zu lange, wurden Kundenaufträge automatisch storniert.

Um den Prozess effizienter zu gestalten, evaluierte das IT-Management mehrere Softwareprodukte, doch keines schien das Problem wirklich lösen zu können – bis man auf DocuWare stieß. Die individuelle Lösungspräsentation des Vertriebspartners überzeugte. Zudem konnte DocuWare Cloud den Vergleich in puncto Einführungszeit und laufende Kosten für sich entscheiden. So entschied sich Anker im Frühjahr 2023 für den Einsatz der Cloud-basierten Lösung.