Debido al gran volumen de documentos, afrontaban varios problemas en este proceso: algunos papeles se perdían continuamente, o también ocurría que los empleados que estaban fuera de la oficina pasaban por alto alguna factura electrónica, que nunca llegaba al proceso de aprobación. Otros documentos se duplicaban en el camino sin querer, lo que provocaba discrepancias en la contabilización y el pago. Para evitar más problemas, la dirección de la empresa optó por buscar una solución digital. La decisión se basó en cinco criterios clave: los requisitos funcionales, los tiempos de implantación, la facilidad de uso, los costes y la integración con SAP Cloud. En el concurso se analizaron cuatro productos de gestión documental DocuWare Cloud ganó con la puntuación más alta.
Reconocimiento automático de facturas alineado al régimen especial en Canarias
La implementación se llevó a cabo en pocas semanas e incluyó la preparación del reconocimiento automático de recibos. Debido al régimen especial de impuestos en las Islas Canarias, las facturas cuentan con diferentes tipos de IGIC (Impuesto General Indirecto Canario). Aunque Ahembo trabaja con más de 2.000 proveedores distintos y varios tipos de impuestos, DocuWare Cloud reconoce un porcentaje muy alto de toda la documentación entrante, incluida la información de indexación de cada uno de estos documentos. La gran mayoría de las facturas se recibe hoy en formato electrónico en un buzón exclusivo de e-mail. DocuWare recoge las facturas desde allí, reconoce el tipo de documento y la información contable correspondiente, y almacena las facturas indexadas en el archivador digital. Los albaranes que se reciben en las sedes se escanean y se suben al gestor documental. El sistema es incluso capaz de identificar los albaranes en función del pedido, para luego asignarlos a la factura correspondiente. De esta manera, durante el proceso de aprobación se puede acceder con un clic desde la factura a los documentos vinculados, por ejemplo para comparar precios o condiciones. Mediante sellos digitales, los documentos se asignan primero al comprador responsable y luego al director del departamento correspondiente. Después de su aprobación, las facturas aparecen en una lista de tareas para que el personal contable las pueda contabilizar y pagar. En el futuro, Ahembo tiene incluso previsto transferir los datos contables que se leen por DocuWare automáticamente a la nube de SAP.
La estrategia cero papeles surte efecto
"No más papel en la contabilidad" al final, no se pudo aplicar esta exigencia con tanto rigor. Sin embargo, el uso de los papeles se ha reducido en un 90% con DocuWare. Hay más espacio disponible para otras actividades, y los empleados ya no pierden tiempo buscando información importante en carpetas cubiertas de polvo. El archivado automático, así como las sencillas opciones de búsqueda devuelven mucho tiempo a los departamentos recursos que la empresa sabe utilizar de forma rentable. Simplemente permitiendo que los empleados se centren en sus tareas principales gracias a la gestión digital de documentos, Ahembo ha sido capaz de aumentar significativamente su productividad corporativa.
