El archivo documental central almacena todos los documentos de clientes
Al almacenar documentos nuevos, solo es necesario introducir el nombre del cliente y el sistema añade automáticamente más información al registro de datos, lo que posteriormente permite realizar búsquedas de documentos detalladas basadas en diversos criterios. Los usuarios pueden encontrar también palabras clave en los documentos (algunas de ellas son muy exhaustivas) usando la búsqueda de texto completo integrada. El DMS también ayuda a la hora de crear nuevos documentos. Por ejemplo, si es necesaria la firma de un cliente, los empleados, en primer lugar, crean un documento individual usando la función de formulario de DocuWare, y en segundo lugar, lo transmiten directamente al cliente por correo electrónico. Ya no es necesario el proceso anterior de rellenar diferentes plantillas de Word e imprimirlas. Muchos flujos de trabajo también son controlados por DocuWare. Por ejemplo, si una carta ha de ser aprobada por los gestores financieros. En este caso, los trabajadores competentes son informados automáticamente de las tareas pendientes, pueden abrir los documentos correspondientes con solo hacer un clic y aprobarlos rápidamente mediante sellos digitales.
Fácil gestión de consultas complejas
Recuperar la información ahora es mucho más fácil gracias al DMS. En vez de pasar horas buscando en el archivo de papel como hacíamos antes, ahora recuperamos los documentos en cuestión de segundos. De este modo, las consultas de instituciones externas se responden rápidamente, por ejemplo, en caso de tener que presentar la declaración de conformidad de un cliente ante las autoridades fiscales para su verificación. Gracias a las amplias herramientas de búsqueda, los empleados pueden realizar complejos análisis y evaluaciones basados en documentos en mucho menos tiempo. Por ejemplo, las búsquedas de texto completo solo filtran aquellos documentos del archivo que coinciden con criterios específicos del perfil de un cliente. Al mismo tiempo, DocuWare facilita el cumplimiento de la normativa de protección de datos (GDPR). En el pasado, los documentos, tanto en formato de papel como en correo electrónico o digital, se almacenaban en diferentes archivadores o unidades de servidor. Hoy en día, un archivo documental central garantiza el cumplimiento de todas las normativas gracias a sus autorizaciones de acceso detalladas.
