Integraciones en otras aplicaciones para procesos más eficaces

A lo largo de las décadas, la universidad digitalizó más de 3,5 millones de páginas. Además de los expedientes académicos, DocuWare gestiona documentos de recursos humanos, contabilidad, gestión financiera, servicio al cliente y del departamento jurídico. Algunos de estos documentos son tan antiguos como la propia universidad. Todos los flujos de trabajo, así como la correspondencia interna y externa, se gestionan mediante workflows digitales. Para ello, DocuWare no sólo se conectó a las aplicaciones informáticas existentes, sino que también se integró un sistema de firma electrónica aprobada en Colombia. DocuWare monitorea los documentos que ingresan a los diferentes flujos de trabajo, a medida que se crean, los indexa y los almacena en el repositorio central. Más de 800 usuarios interactúan con la solución en el día a día. En la actualidad, la universidad gestiona la mayoría de los procesos administrativos de forma digital.

Ahorro de 20 toneladas de papel

Los beneficios de utilizar el sistema de gestión documental son evidentes para todos los implicados. Recientemente, la universidad ha elaborado un informe al respecto, que ofrece una visión general de las ventajas globales y los efectos positivos del archivo digital en la vida universitaria cotidiana. Gracias a DocuWare, los documentos de las distintas sedes están disponibles de forma centralizada, e integrados con otros sistemas informáticos.

Los flujos de trabajo digitales ayudan a procesar las tareas con rapidez, además de ser seguros y fáciles de controlar gracias a las firmas integradas y a un detallado sistema de derechos para la consulta y la gestión. A lo largo de los años, la universidad ahorró más de 20 toneladas de papel, contribuyó a un uso de los recursos más sostenible y, de paso, liberó más de 300 metros cuadrados de espacio de archivo, que ahora se utiliza, por ejemplo, en la formación académica.