Los beneficios de la era electrónica

Antes de digitalizar la oficina, el personal procesaba 18 000 registros de vehículos de motor al año, almacenando todos los documentos en cajas de cartón etiquetadas y apiladas en estanterías metálicas dentro de una cámara acorazada. Los trabajadores archivaban y buscaban manualmente los registros dedicando de 7 a 10 días al mes a organizar documentos. En cambio, con DocuWare, Bottai y sus compañeros de trabajo pueden recuperar muchos documentos en cinco minutos. Mediante DocuWare Printer, el personal puede «imprimir» automáticamente un documento en el sistema de DocuWare y luego indexarlo y almacenarlo fácilmente, eliminando el archivado manual. «Nos llevaba mucho tiempo archivar a mano las matriculaciones de los vehículos de motor», dice Bottai. «Al imprimir ahora una matriculación, ésta se envía automáticamente a DocuWare para que podamos indexarla en el silo correspondiente». La oficina escaneó de nuevo los registros públicos existentes, incluyendo los registros electorales, actas de reuniones, informes de la ciudad, papeleo de citas y casos legales, entre otros documentos. Actualmente, el personal almacena unos 26 000 documentos en DocuWare. «Puede parecer abrumador en un principio», dice Bottai, «pero no hay que digitalizar todo de una vez, se puede realizar paso a paso, un departamento o área detrás de otro».

Digitalizar otros departamentos

La secretaría municipal tiene como objetivo conseguir que todos los departamentos estén online con DocuWare para prestar un mejor servicio tanto a los electores como al Director de desarrollo comunitario (Community Development Director). La oficina prevé garantizar a los ciudadanos acceso a los documentos públicos de DocuWare a través del sitio web de la ciudad. Bottai pretende utilizar los formularios de DocuWare para incorporar a los nuevos residentes, eliminando el tedioso papeleo. También está promoviendo la solución de DocuWare en otras ciudades de New Hampshire. «Si la ley de su Estado lo permite, y cuenta con el pleno apoyo de los consejos, comités y de la comunidad necesario, le animo a apostar por DocuWare y el almacenamiento de registros digital», afirma.