Aprobación de las facturas en cuestión de una hora
DocuWare ha demostrado su eficacia en los procesos cotidianos de manera impecable desde su puesta en marcha en junio de 2018. La Fundación recibe anualmente unas 1500 facturas entrantes, de las cuales el 95 por ciento llega en formato digital y el resto se escanea. Al recibir un correo electrónico de «Facturas» de la Fundación con una factura adjunta en PDF, se generan automáticamente los datos del índice, como el nombre del proveedor, la fecha, el importe bruto y neto, el descuento, etc., y se envían con la factura al Departamento de Contabilidad, que comprueba y procesa los datos. De ahí pasa a los respectivos compradores, normalmente las personas responsables en el Departamento de Compras y, dependiendo del importe, a otros niveles de aprobación hasta la Dirección de la Fundación. «El proceso de aprobación de facturas, que antes podía durar días o incluso semanas, a día de hoy se completa en cuestión de una hora». En casos excepcionales, si por ejemplo, hay un técnico involucrado que no está siempre en la oficina, puede tardar un día. Como resultado, ya no se pierden los descuentos por pronto pago y los recordatorios, que se reciben muy rara vez, se resuelven inmediatamente, ya que es posible ver con un solo clic donde se han estancado las cosas en el flujo de trabajo.
Optimización de procesos adicionales
«La digitalización era una necesidad urgente», concluye Yannick Müller casi tres años después de la implementación de DocuWare. Las tareas administrativas continúan aumentando. En 2020, el negocio hotelero, que hasta entonces estaba alquilado, fue asumido por la propia empresa. No obstante, la carga de trabajo administrativo también aumenta en el ámbito de la gastronomía arrendada y en la gestión de instalaciones debido a los numerosos eventos que celebran. Ya hemos dado el primer paso mediante el flujo de trabajo de recepción de facturas. Hay muchos temas con un enorme potencial de optimización de procesos con DocuWare, desde la correspondencia con clientes que se sumarán al sistema DMS en 2021, pasando por la gestión de contratos, hasta la integración de las facturas salientes. Lo más destacado desde el punto de vista del Jefe de finanzas, controlling e informática es lo siguiente: «Con DocuWare podemos ajustar los procesos nosotros mismos como acabo de comprobar al realizar la integración de un organigrama nuevo de forma completamente independiente con sus correspondientes permisos».
