Solución en una semana
En 2013 un Partner Autorizado de DocuWare presentó una solución para todos los problemas: DocuWare le gustó desde el primer momento a la dirección de la Gestoría Arenys por su facilidad de uso, pero sobre todo por todas las funcionalidades disponibles para archivar documentos de forma automática. La solución empezó a implementarse primero en las áreas de Fiscal y Laboral, para luego ampliarlo a los demás departamentos. Gracias a una definición detallada del proyecto, la implantación se realizó en tan sólo una semana. Además de una actualización del servidor de Windows que tendría que haberse hecho de todos modos, no se tenía que hacer ninguna inversión adicional para usar DocuWare. Al mismo tiempo se importaron todos los ficheros que hasta ahora se guardaban en carpetas en el servidor.
Hoy, unos 10 empleados de la gestoría están trabajando todos los días con DocuWare. El sistema les permite localizar los documentos por diferentes campos de índice, por ejemplo, Cliente, Número de Identificación Fiscal, Asunto, Periodo o Tipo de Documento. Así cada empleado encuentra rápidamente lo que está buscando. Para su comodidad la mayoría de los empleados en la Gestoría Arenys usan dos pantallas: una para el programa de gestión A3 Software de Wolters Kluwer y la otra para ver los recibos que se gestionan en DocuWare. Para archivar documentos, la empresa hace uso de las amplias funciones de indexación automática que ofrece el gestor documental. Prácticamente cualquier recibo se puede indexar y archivar en menos de 10 segundos, sin haber tecleado ni una sola palabra. Así se tramitan cientos de documentos al mes, y en los picos de trabajo incluso mucho más. El programa de gestión A3 Software también está integrado con DocuWare y sin salir de la interfaz de A3, los usuarios pueden ver los recibos relacionados con un registro.
Trámites en un solo paso
La mayoría de los empleados de la gestoría nunca se hubiesen imaginado lo fácil que es archivar documentos digitalmente. Antes, cada trámite requería un trabajo adicional de archivo por parte del empleado y gracias a DocuWare, hoy se hace todo de inmediato y durante el mismo trámite. Además hay que destacar la comodidad de la búsqueda de documentos. Si antes los empleados tenían que levantarse para buscar un documento en alguna carpeta, hacer una fotocopia, mandar la copia al cliente y al final volver a archivar el original, hoy se hace todo esto sin tener que moverse del sitio.
La Gestoría Arenys ya está haciendo planes para ampliar el uso del gestor documental hacia otras áreas. En el futuro permitirá a sus clientes acceder a través de la web a sus propios documentos, usando DocuWare para ello. De esta manera, los clientes podrán consultar durante las 24 horas del día sus documentos importantes, disfrutando así de un servicio cada vez mejor. Con esta idea se solucionan dos problemas a la vez: por un lado, ya no se tienen que enviar los documentos a los clientes, y por otro lado ya se cumple con la normativa de protección de datos, gracias a los accesos encriptados a DocuWare por parte de los clientes.
