Los beneficios de la digitalización
La digitalización acelera las aprobaciones de compra y la entrada de datos. Antes de tener DocuWare, el personal rellenaba formularios de órdenes de compra en papel que se enviaban para su aprobación mediante el correo interno o por FedEx. «Solíamos tener libros de órdenes de compra en papel, que entregábamos a cada departamento y ellos preparaban las órdenes de compra en papel», recuerda Hyde. Ahora, los solicitantes solo tienen que rellenar formularios electrónicos de órdenes de compra mediante un enlace web y enviarlos al instante. La digitalización también reduce la entrada de datos manual y nos ahorra tiempo.
La automatización proporciona datos en tiempo real
Como organización sin ánimo de lucro, AVANCE, depende de una gran variedad de subvenciones para adquirir suministros para el cuidado infantil y otras necesidades. Los artículos deben ser asignados y cargados exclusivamente a la subvención correspondiente. Esto significa que una orden de compra, a menudo, obtiene fondos de múltiples subvenciones. Con un sistema en papel, hacer el seguimiento y asignación de las órdenes de compra en curso y saber el saldo remanente disponible de las subvenciones en tiempo real era imposible. «Realmente no sabíamos lo que la gente estaba comprando», afirma Hyde. «Por lo tanto, no teníamos una idea concreta ni actualizada de lo que quedaba en los fondos para donar».
La instalación de DocuWare les permitió automatizar una tarea mediante un script que contabiliza las compras pendientes y genera un informe. «Era casi imposible mantenerse informado de las órdenes de compra y fondos restantes de cada subvención», asegura Hyde. «Ahora sabemos lo que está pendiente de pago y cuánto dinero queda de las subvenciones». El informe también muestra a qué proveedores se les ha pagado ya y cuáles están aún pendientes de pago.
La distancia social y el reciclaje son posibles gracias a la digitalización
«Hemos reciclado de 20 a 30 paquetes de papel verde, que en su día se usaron para los informes de cheques, y ahora se emplean en las manualidades de los programas infantiles», comenta Hyde, y añade que otros departamentos también han podido reutilizar su papel viejo de manera similar.
Uno de sus mayores logros fue sin duda el espacio físico ganado. La conversión de los archivos en papel en archivos digitales ha permitido a AVANCE eliminar una gran cantidad de archivadores que se usaban para almacenar documentos en papel. El espacio de oficina ganado una vez eliminados los archivadores, fue vital durante la pandemia y se le dio muy buen uso. AVANCE utilizó este espacio extra para configurar y adaptar más cubículos en los que acomodar a los trabajadores que volvieron a la oficina de manera segura. «Hemos utilizado este espacio para configurar cubículos y poder mantener la distancia social», afirma Hyde.
