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Casos de éxito: Comercio / Comercio al por mayor

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Un sistema DMS basado en la nube garantiza una administración eficiente en el concesionario Schmitz + Zinke. Los documentos de la empresa se archivan a prueba de auditorías. Gracias a la integración en otras aplicaciones, están disponibles en ellas rápidamente y en cualquier momento.

El concesionario de Mazda en Erftstadt, Schmitz + Zinke, solía luchar contra una administración poco eficiente, como muchos otros concesionarios. A día de hoy, se apuesta por un sistema de gestión documental moderno (DMS), que se integra tanto en la solución de Mazda para concesionarios como en el software de contabilidad DATEV.

La empresa Mazda pone a disposición de sus concesionarios un sistema interno de gestión de concesionarios llamado Mazda Administration Communication System (MACS). Este sistema ERP ya es compatible con algunos procesos comerciales en el concesionario Schmitz + Zinke. De este modo, se generan automáticamente todos los documentos necesarios en la compraventa de vehículos; ofertas, facturas o declaraciones de protección de datos. Antes de contar con este sistema, todos estos documentos se imprimían, se sellaban, se firmaban y se archivaban en carpetas junto con otros documentos como facturas y albaranes recibidos por correo electrónico. Anualmente se llenaban 150 carpetas de documentos y, teniendo en cuenta los 250 vehículos vendidos al año aproximadamente y el requisito de mantenimiento durante diez años, esto correspondía a una superficie de unos 75 metros para el archivo. El método de trabajo manual no cumplía las directrices habituales de cumplimiento ni era especialmente eficaz.

País:
Alemania
Sector industrial:
Comercio / Comercio al por mayor
Departamento:
Contabilidad |Administración |Ventas
Implementación:
Cloud
Integración:
DATEV |Dealer Management System

La digitalización merece la pena en prácticamente todos los departamentos de la empresa, hasta el cliente final. No sólo ahorramos mucho espacio, sino que nuestros trabajadores también disfrutan más de su trabajo porque pueden concentrarse en las tareas relevantes para los clientes. Al final de la jornada, recuperamos lo que hemos invertido en la implementación del sistema DMS gracias a la optimización aportada.

Andreas Watermann
Gerente de Autohaus Schmitz + Zinke GmbH en Erfstadt (Alemania)

La buena relación con el partner local de DocuWare llevó a los responsables a integrar un sistema DMS en el entorno de trabajo de Schmitz + Zinke. Nos decidimos por DocuWare Cloud porque la solución se podía integrar y usar en su totalidad inmediatamente.  

Una perfecta preparación simplifica la implementación

Una vez que se registraron y se analizaron todos los procesos de trabajo, se decidió la creación de los archivos electrónicos «procesos de trabajo», «personal» y «dirección». A cada uno de ellos se le asignaron autorizaciones de acceso diferentes y hoy conforman el archivo central de documentos. Todas las actas de personal, que se habían acumulado en diez archivadores hasta el momento de la implementación de DocuWare, fueron escaneadas y los documentos en papel se destruyeron. Del mismo modo se procedió con los expedientes de venta, que anteriormente se almacenaban en carpetas y comprendían de 20 a 30 hojas por cada transacción; desde la oferta hasta el acuerdo para la prueba de conducción, pasando por recibos de la entrega del coche antiguo, la documentación de financiación y el pedido. Gracias a la búsqueda digital, hoy se pueden encontrar inmediatamente todas las transacciones y los documentos asociados. Los documentos nuevos derivados de una operación de venta se archivan directamente en el archivo central de documentos. Esto se lleva a cabo fácilmente con la impresora virtual integrada en la nube de DocuWare, que se puede utilizar desde cualquier aplicación. Reconoce unos 30 tipos diferentes de documentos que se almacenan automáticamente como originales e inalterables, tal como lo define la ley. Y si se necesita un original en papel, se envía a una impresora física. Las facturas u otros documentos recibidos por correo electrónico simplemente se trasladan a un directorio, donde DocuWare los recupera e indexa automáticamente.

Todos los documentos están disponibles en formato digital

A día de hoy, el archivo central de documentos es el eje de todos los procesos comerciales en el concesionario. Cada modificación y nueva versión de un documento queda documentada, los documentos digitales originales permanecen intactos como lo exige la ley. Los trabajadores pueden acceder a los documentos directamente tanto desde el software de Mazda como desde DATEV mediante un botón de DocuWare. Los trabajadores autorizados pueden ver sus carpetas, archivos y listas de tareas en cualquier momento, incluso cuando están de viaje o trabajando desde casa. También se informa inmediatamente a la dirección sobre el correo importante, independientemente de dónde se encuentre. Y con la aplicación PaperScan de DocuWare, se puede incluso fotografiar y archivar los documentos con una alta calidad mientras se está viajando.

La solución DocuWare ha sido especialmente beneficiosa durante la crisis del COVID, por ejemplo, garantizando el acceso a nuestro contable externo. A través de la nube, él puede consultar los documentos originales para cada transacción.
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