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Dokumentenmanagementsystem

Alle Dokumente. Immer griffbereit. Komplett automatisiert.

Beenden Sie das Suchen, Stapeln und Verzetteln: Mit DocuWare verwalten Sie Ihre Dokumente sicher, übersichtlich und in Rekordzeit.
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Optimale Verfügbarkeit von Informationen

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Sichere Archivierung

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Automatisierung gängiger Prozesse 

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Mit Künstlicher Intelligenz

Kostenfreie Demo vereinbaren
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Mehr als 20.000 Unternehmen vertrauen bei der Verwaltung ihrer Dokumente auf DocuWare

All-in-One Dokumentenmanagement System

Unsere sechs beliebtesten Dokumentenmanagement Funktionen im Überblick:
  • Ablegen
  • Finden
  • Steuern
  • Bearbeiten
  • Synchronisieren
  • Schützen

Organisieren Sie Dokumente strukturiert und sicher

Ob eingehende oder ausgehende Geschäftsdokumente: In DocuWare werden sie zentral erfasst, mit Metadaten angereichert und zusammengehörige Informationen verknüpft. Automatisierte Importfunktionen und Datenerfassung sorgen für unmittelbare Verfügbarkeit und Produktivität.

Finden Sie Informationen schnell und zuverlässig

Ob Volltextsuche, gezielte Filter oder Aktenansicht: DocuWare zeigt auf Knopfdruck alle Dokumente zu einem Projekt, einer Kunden- oder Lieferantenakte, für einen bestimmten Zeitraum oder Geschäftsvorfall. Erhalten Sie eine sofortige Anzeige des Dokuments, unabhängig von Dateigröße und -format.

Gestalten Sie Ihre Prozesse effizient und nachvollziehbar

Nutzen Sie flexibel anpassbare Workflows und Formulare, um dokumentenbasierte Prozesse effizient zu steuern, Fristen zu überwachen, Reaktionszeiten zu beschleunigen und Bearbeitungsschritte jederzeit nachzuvollziehen – von der Rechnungsfreigabe bis zur Vertragserneuerung. 

Ermöglichen Sie intuitive und effiziente Zusammenarbeit

Versehen Sie Dokumente mit Notizen, Ihrer Unterschrift und Stempeln oder markieren Sie wichtige Details, ohne das Original zu verändern. Oder öffnen Sie die Dokumente im Originalprogramm und bearbeiten Sie sie wie gewohnt. Die automatische Versionierung und Dokumentenhistorie sowie ein jederzeit vollständiger Statusüberblick schaffen dabei lückenlose Transparenz. 

Nutzen Sie nahtlos unterschiedliche Programme

Integrieren Sie DocuWare in wichtige Geschäftsanwendungen wie Microsoft Teams, Outlook sowie Ihr ERP oder CRM, um Dokumente nahtlos abzulegen, auf sie zuzugreifen und Arbeitsabläufe durchgängig zu automatisieren. Das erspart ständigen Programmwechsel, garantiert synchrone Daten und steigert die Effizienz an allen Stellen.   

Verwalten und archivieren Sie Dokumente rechtskonform

Gut organisierte Dokumente erleichtern es Ihnen, Aufbewahrungsrichtlinien zu erfüllen und jederzeit auskunftsbereit zu sein. Die filigrane Rechtestruktur, sichere Erfassung, klar geregelte Abläufe und unveränderbare Systemeinträge schützen vor Dokumentenverlust, Missbrauch und Manipulation.

NEU: Jetzt auch mit Künstlicher Intelligenz

Mit neuster KI-Technologie können Sie unstrukturierte Daten sowie zerknitterte oder verschmutzte Dokumente und sogar handschriftliche Dokumente bzw. Anmerkungen vollautomatisiert verarbeiten.
Accounting

In wenigen Klicks an Ihre
bestehenden Systeme anbinden

Profitieren Sie von nahtlosem Dokumentenmanagementsystem und beschleunigen Sie Ihre Arbeitsprozesse.

Über 500 weitere (hier zur vollständigen Liste aller Anbindungen).

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[...] wo wöchentlich 50.000 Belege entstehen. Früher ein Riesenaufwand, heute erfolgt die Speicherung vollautomatisiert.

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Torben Klotz Torben Klotz
CFO und Prokurist bei Delta Fleisch Handels GmbH
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Durch die Standardisierung unserer Arbeitsprozesse sind wir insgesamt schneller und besser geworden. 

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Marcel Deppe Marcel Deppe
Prokurist bei Agrar-Markt Deppe
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Das DMS ist eine Investition mit geringem Risiko und schnell realisierbarem Mehrwert. 

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Wülfrath_Heiko Schell Heiko Schell
Geschäftsführer bei Stadtwerke Wülfrath GmbH
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Mit DocuWare bilden wir unseren Investmentprozess über digitale Workflows transparent und revisionssicher ab.

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edda schroeder Edda Schöder
Geschäftsführerin bei Invest in Visions
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Durch den DMS-Einsatz haben wir die Möglichkeit der revisionssicheren Verwaltung von Dokumenten.

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 Ulf Rohbeck
Abteilungsleiter Medientechnik bei 1. FC Union Berlin e.V.
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Mit DocuWare konnten wir die Durchlaufzeit unserer Auftragsbearbeitung um bis zu 50 Prozent reduzieren.

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joerg schubert Jörg Schubert
Geschäftsführer bei Auto Schubert GmbH
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Die Einführung des DMS hat die Prozessoptimierung in unserer zentralen Personal- und Finanz- abrechnung vorangetrieben.

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eike klinck Eike Klinck
IT-Betreuerin bei CCP GmbH
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Der Workflow überwindet die Abteilungsgrenzen und macht den Prozess transparent. Die Durchlaufzeiten sind um bis zu 70 Prozent gesunken.

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Stephan_Ortwein Stefan Ortwein
Montageleiter bei IPR Intelligente Peripherien für Roboter GmbH

Häufige Fragen

Die häufigsten Fragen und Antworten rund um das Thema Dokumentenmanagementsystem.

Ist DocuWare eine Cloud- oder On-Premises-Lösung?

Sowohl als auch. DocuWare ist als Cloud-basierte Software-as-a-Service-Lösung mit flexiblen Lizenzen für unterschiedliche Unternehmensgrößen verfügbar und bietet Ihnen damit höchste Flexibilität und Skalierbarkeit bei der Verwaltung Ihrer Dokumente. Darüber hinaus ist auch eine Bereitstellung als On-Premises-System auf der eigenen Serverlandschaft kein Problem. Beide Optionen bieten identische Funktionen und User-Erfahrung.   

Wie funktioniert das Dokumentenmanagement mit der Softwarelösung von DocuWare?

DocuWare ermöglicht die Digitalisierung, indem es Dokumente zentral speichert, organisiert und intuitiv zugänglich macht. Die Software erfasst Inhalte aus unterschiedlichen Quellen, extrahiert relevante Informationen und ordnet und verknüpft sie automatisch. So sind Informationen jederzeit griffbereit und sicher gespeichert. Darüber hinaus ermöglicht Ihnen DocuWare die sichere Digitalisierung und effiziente Automatisierung zahlreicher Geschäftsprozesse in Buchhaltung, HR und mehr.

Können Dokumente jeder Art in DocuWare importiert werden?

Selbstverständlich. Dabei spielt es keine Rolle, woher ein Dokument stammt oder wo es erstellt wurde. Sie können beliebige Dateiformate und E-Mail-Anhänge in DocuWare hochladen, genauso wie E-Mails selbst. Gescannte Papierdokumente werden als PDF/A in DocuWare abgelegt. Im DocuWare Viewer können Sie die Dokumente von Format unabhängig anzeigen. Gleichzeitig ist das Bearbeiten, Versenden und Herunterladen der Dokumente im Originalprogramm jederzeit möglich.

Was passiert mit den all unseren Papierdokumenten?

Beim Umstieg auf DocuWare können Ihr physischer Bestand an Papierdokumenten digitalisiert und anschließend vernichtet werden. Dies wird als „ersetzendes Scannen" bezeichnet. Dabei werden die Papierdokumente gescannt und die digitalen Kopien ersetzen die Originale. Nach dem Scannen und einer kurzen Qualitätskontrolle können die Papierdokumente vernichtet werden, sofern bestimmte gesetzliche Anforderungen erfüllt sind. So sparen Sie Platz und haben Ihre Dokumente jederzeit digital verfügbar.

Wo werden Dokumente mit DocuWare gespeichert?

Mit DocuWare werden Dokumente sicher in elektronischen Archiven gespeichert. Benutzer können von jedem Ort und über jedes Endgerät zugreifen, um Dokumente abzulegen, anzuzeigen und zu bearbeiten, sofern sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen.   

Wie gewährleistet DocuWare Compliance mit Datenschutzrichtlinien und anderen Vorschriften?

DocuWare wird regelmäßig durch unabhängige Institutionen geprüft. Umfassende Zertifizierungen bestätigen, dass DocuWare – Produkt und Unternehmen – alle Standards und Normen erfüllt, um die Informations- und Datensicherheit zu gewährleisten. Unter anderem ist DocuWare nach internationalen Standards wie ISO/IEC 27001, DIN EN ISO 9001, SOC 2, Typ 2 oder NF203 zertifiziert.
Gleichzeitig unterstützt DocuWare Ihr Unternehmen darin, Compliance-Richtlinien einzuhalten und nachzuweisen. So bietet DocuWare beispielsweise eine präzise Rollen- und Rechteverwaltung, die sicherstellt, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf sensible Daten erhalten, um Datenschutzverletzungen zu unterbinden. Dank sicherer Archivierung, nachvollziehbarer Dokumentenbearbeitung und zielgerichteter Dokumenten-Workflows lassen sich Aufbewahrungsrichtlinien, Compliance-Vorgaben und Qualitätsmanagementprozesse einfach umsetzen.

Mit welchen Kosten ist die Nutzung der DMS-Software verbunden?

Die Kosten für die Nutzung der DocuWare DMS-Software hängen von verschiedenen Faktoren ab, wie z.B. der gewählten Bereitstellungsform (DocuWare Cloud oder als On-Premises-Lösung), der Anzahl der Benutzer und den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens. DocuWare bietet flexible Preismodelle, die auf die Bedürfnisse von Unternehmen jeder Größe zugeschnitten sind. Kontaktieren Sie uns für Ihr individuelles und unverbindliches Angebot - unsere Experten helfen Ihnen gerne weiter und beantworten Ihre Fragen. 

Wie lange dauert die Einführung von DocuWare und wie werden wir dabei unterstützt?

Die Einführung der DMS-Software von DocuWare kann sehr schnell erfolgen, der Zeitrahmen variiert dabei je nach Ihren spezifischen Anforderungen. Unser DocuWare Professional Services Team oder ein autorisierter Digitalisierungsexperte aus unserem Partnernetzwerk richtet DocuWare maßgeschneidert für Sie ein und unterstützt Sie beim erfolgreichen Start. Für eine besonders effiziente Einführung von DocuWare innerhalb weniger Tage bieten wir vorkonfigurierte Templates für verschiedene Anwendungsszenarien in Buchhaltung, HR und mehr an. Kontaktieren Sie uns unverbindlich für ein individuelles Angebot und einen zeitlichen Fahrplan - wir freuen uns darauf, Sie dabei zu unterstützen, schnell und effizient mit DocuWare zu arbeiten!

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Nachdem Sie das untenstehende Kontaktformular ausgefüllt haben, wird sich ein DocuWare Experte zeitnah bei Ihnen für die Terminvereinbarung melden.
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