Software de Gestión Documental

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Organiza tus documentos de forma estructurada y segura

Ya sean documentos de negocio entrantes o salientes: en DocuWare se capturan de forma centralizada, se enriquecen con metadatos y se vincula la información relacionada. Las funciones de importación automatizada y la captura de datos garantizan una disponibilidad y productividad inmediatas.

Encuentra información de forma rápida y confiable.

Tanto la búsqueda de texto completo, como los filtros específicos o la visualización de archivos: DocuWare muestra todos los documentos relacionados con un proyecto, un cliente o un expediente de proveedor, para un período o evento de negocio específico con solo presionar un botón. Obtenga una visualización instantánea del documento, independientemente del tamaño y formato del archivo.

Diseña tus procesos de forma eficiente

Utiliza flujos de trabajo y formularios flexibles y adaptables para gestionar los procesos basados en documentos de forma eficiente, controlar los plazos, agilizar los tiempos de respuesta y hacer un seguimiento de los pasos de procesamiento en cualquier momento, desde la aprobación de una factura hasta la renovación de un contrato.

Permite una colaboración intuitiva y eficiente

Marca los documentos con notas, tu firma y sellos, o resalta detalles importantes sin modificar el original. También puedes abrir los documentos en el programa original y editarlos como de costumbre. El control de versiones automático y el historial de documentos, así como un resumen completo del estado en cualquier momento, crean una transparencia total.

Utiliza diferentes programas sin interrupciones

Integra DocuWare en aplicaciones de empresa como Microsoft Teams, Outlook y tu ERP o CRM para archivar y acceder sin problemas a los documentos y automatizar los flujos de trabajo de principio a fin. Esto te evita cambiar de programa constantemente, garantiza datos sincronizados y aumenta la eficiencia en todos los ámbitos.

Gestiona y archiva documentos de forma legal

Los documentos bien organizados facilitan el cumplimiento de las políticas de retención y te permiten estar listo para proporcionar información en cualquier momento. La elaborada estructura de derechos, el registro seguro, los procedimientos claramente regulados y las entradas de sistema inalterables protegen contra la pérdida, el uso indebido y la manipulación de documentos.

Ist DocuWare eine Cloud- oder On-Premises-Lösung?

Sowohl als auch. DocuWare ist als Cloud-basierte Software-as-a-Service-Lösung mit flexiblen Lizenzen für unterschiedliche Unternehmensgrößen verfügbar und bietet Ihnen damit höchste Flexibilität und Skalierbarkeit bei der Verwaltung Ihrer Dokumente. Darüber hinaus ist auch eine Bereitstellung als On-Premises-System auf der eigenen Serverlandschaft kein Problem. Beide Optionen bieten identische Funktionen und User-Erfahrung.

Wie funktioniert das Dokumentenmanagement mit der Softwarelösung von DocuWare?

DocuWare ermöglicht die Digitalisierung, indem es Dokumente zentral speichert, organisiert und intuitiv zugänglich macht. Die Software erfasst Inhalte aus unterschiedlichen Quellen, extrahiert relevante Informationen und ordnet und verknüpft sie automatisch. So sind Informationen jederzeit griffbereit und sicher gespeichert. Darüber hinaus ermöglicht Ihnen DocuWare die sichere Digitalisierung und effiziente Automatisierung zahlreicher Geschäftsprozesse in Buchhaltung, HR und mehr.

Können Dokumente jeder Art in DocuWare importiert werden?

Selbstverständlich. Dabei spielt es keine Rolle, woher ein Dokument stammt oder wo es erstellt wurde. Sie können beliebige Dateiformate und E-Mail-Anhänge in DocuWare hochladen, genauso wie E-Mails selbst. Gescannte Papierdokumente werden als PDF/A in DocuWare abgelegt. Im DocuWare Viewer können Sie die Dokumente von Format unabhängig anzeigen. Gleichzeitig ist das Bearbeiten, Versenden und Herunterladen der Dokumente im Originalprogramm jederzeit möglich.

Was passiert mit den all unseren Papierdokumenten?

Beim Umstieg auf DocuWare können Ihr physischer Bestand an Papierdokumenten digitalisiert und anschließend vernichtet werden. Dies wird als „ersetzendes Scannen" bezeichnet. Dabei werden die Papierdokumente gescannt und die digitalen Kopien ersetzen die Originale. Nach dem Scannen und einer kurzen Qualitätskontrolle können die Papierdokumente vernichtet werden, sofern bestimmte gesetzliche Anforderungen erfüllt sind. So sparen Sie Platz und haben Ihre Dokumente jederzeit digital verfügbar.

Wie gewährleistet DocuWare Compliance mit Datenschutzrichtlinien und anderen Vorschriften?

DocuWare wird regelmäßig durch unabhängige Institutionen geprüft. Umfassende Zertifizierungen bestätigen, dass DocuWare – Produkt und Unternehmen – alle Standards und Normen erfüllt, um die Informations- und Datensicherheit zu gewährleisten. Unter anderem ist DocuWare nach internationalen Standards wie ISO/IEC 27001, DIN EN ISO 9001, SOC 2, Typ 2 oder NF203 zertifiziert.

Gleichzeitig unterstützt DocuWare Ihr Unternehmen darin, Compliance-Richtlinien einzuhalten und nachzuweisen. So bietet DocuWare beispielsweise eine präzise Rollen- und Rechteverwaltung, die sicherstellt, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf sensible Daten erhalten, um Datenschutzverletzungen zu unterbinden. Dank sicherer Archivierung, nachvollziehbarer Dokumentenbearbeitung und zielgerichteter Dokumenten-Workflows lassen sich Aufbewahrungsrichtlinien, Compliance-Vorgaben und Qualitätsmanagementprozesse einfach umsetzen.

Mit welchen Kosten ist die Nutzung der DMS-Software verbunden?

Die Kosten für die Nutzung der DocuWare DMS-Software hängen von verschiedenen Faktoren ab, wie z.B. der gewählten Bereitstellungsform (DocuWare Cloud oder als On-Premises-Lösung), der Anzahl der Benutzer und den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens. DocuWare bietet flexible Preismodelle, die auf die Bedürfnisse von Unternehmen jeder Größe zugeschnitten sind. Kontaktieren Sie uns für Ihr individuelles und unverbindliches Angebot - unsere Experten helfen Ihnen gerne weiter und beantworten Ihre Fragen.

Wie lange dauert die Einführung von DocuWare und wie werden wir dabei unterstützt?

Die Einführung der DMS-Software von DocuWare kann sehr schnell erfolgen, der Zeitrahmen variiert dabei je nach Ihren spezifischen Anforderungen. Unser DocuWare Professional Services Team oder ein autorisierter Digitalisierungsexperte aus unserem Partnernetzwerk richtet DocuWare maßgeschneidert für Sie ein und unterstützt Sie beim erfolgreichen Start. Für eine besonders effiziente Einführung von DocuWare innerhalb weniger Tage bieten wir vorkonfigurierte Templates für verschiedene Anwendungsszenarien in Buchhaltung, HR und mehr an. Kontaktieren Sie uns unverbindlich für ein individuelles Angebot und einen zeitlichen Fahrplan - wir freuen uns darauf, Sie dabei zu unterstützen, schnell und effizient mit DocuWare zu arbeiten!

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