Immer mehr Unternehmen stellen die Prozesse in der Buchhaltung auf eine digitale Rechnungsprüfung um. Bevor eine Eingangsrechnung freigegeben wird, muss diese im Unternehmen formal und rechnerisch kontrolliert werden. Die Prüfung wird in KMU(s) von der Buchhaltungsabteilung, bei größeren Unternehmen im Normalfall von der Kreditorenbuchhaltung durchgeführt. Hier werden die Belege erfasst, geprüft, bezahlt, archiviert und auch verwaltet. Die Vorgänge binden jedoch einiges an Arbeitszeit und bedeuten für die betreffenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter daher einen erheblichen Aufwand.
Parallel zur formalen Rechnungsprüfung findet eine sachliche Rechnungsprüfung statt. Hier muss zum Beispiel sichergestellt sein, dass die entsprechende Ware im Unternehmen wie bestellt eingegangen ist oder die Dienstleistung wie vereinbart durchgeführt wurde. Diese Prozesse haben in den meisten Unternehmen ein deutliches Optimierungspotenzial, um Kosten einzusparen, Mitarbeiter zu entlasten und Ressourcen zu schonen. Wir zeigen nachfolgend auf, was genau eigentlich unter einer Rechnungsprüfung zu verstehen ist, welche formalen und gesetzlichen Vorgaben dabei unbedingt beachtet werden müssen und wie Sie durch eine digitale Rechnungsprüfung nachhaltig Ihre Buchhaltung optimieren können.
Übersicht:
Dem Prozess der Rechnungserfassung folgt die Prüfung der Rechnungen. Dieser Prüfvorgang sollte in modern ausgestatteten Unternehmen digitalisiert und automatisiert werden. Nach Kontierung und Buchung einer Eingangsrechnung endet der Prüfprozess mit der Rechnungsfreigabe. Die Prüfung selbst wird in drei Bereiche eingeteilt:
Bei der formellen Rechnungsprüfung steht die Kontrolle der gesetzlichen Vorgaben gemäß §14 UStG (Allgemeine Vorschriften für die Geltendmachung der Vorsteuer) sowie §33 UStDV (Erleichterungen für Kleinbetrags-Rechnungen bis 250,00 Euro) im Fokus. Formal nicht korrekte Eingangsrechnungen müssen bei der formellen Prüfung abgefangen werden, um sie rechtzeitig aus dem weiteren Workflow zu ziehen. Fallen bei der Prüfung Beanstandungen auf, ist eine Neuanforderung der fehlerhaften Rechnungen angezeigt.
Abteilungen oder Sachbearbeiter, durch die ein Bestellvorgang ausgelöst wurde, sind für die sachliche Prüfung von Eingangsrechnungen verantwortlich. Diese Kontrolle erfolgt dezentral. Systeme einer digitalen Rechnungsprüfung ermöglichen eine Automatisierung der rollenbasierten Rechnungsrevision. Hierbei erfolgt ein Abgleich der Rechnung mit der Bestellung und dem Wareneingang hinsichtlich sachlicher, preislicher und Produkt-quantitativer Prüfung.
Bei der sogenannten Subprüfung werden gegebenenfalls weitere involvierte Personen betriebsintern in den Prozess der Rechnungsprüfung mit einbezogen. Bei diesem Vorgang werden eventuelle Unklarheiten oder Differenzen hinsichtlich der Rechnungsbelege besprochen und geklärt. Der Einsatz einer elektronischen Rechnungsprüfung erübrigt diese zusätzlich zeitaufwendige Vorgehensweise jedoch in aller Regel.
Die formale Rechnungsprüfung ist eine wichtige Aufgabe, die sorgfältig, aber auch möglichst schnell erledigt werden muss. Bei der formalen Rechnungsprüfung wird auch rechnerisch kontrolliert, ob die Summen der Rechnungen korrekt sind.
Betriebe, die vorsteuerabzugsberechtigt sind, müssen nach §14 des Umsatzsteuergesetzes sicherstellen, dass alle Pflichtangaben in einer Eingangsrechnung vorhanden sind. Nur dann ist eine Rechnung auch als Beleg für den Vorsteuerabzug geeignet.
Bei der sachlichen Rechnungsprüfung wird durch einen Sachbearbeiter der Fachabteilung überprüft, ob der Artikel oder die Dienstleistung, die berechnet wird, auch tatsächlich bestellt wurde. Auch die Richtigkeit des Artikels beziehungsweise der Dienstleistung wird kontrolliert, genauso wie die Anzahl und die berechneten Preise. Das klingt einfach, dauert im Betrieb meistens aber mehrere Tage und bedeutet komplexe Prozesse, die manuell abgewickelt werden müssen. In vielen Unternehmen sind die hierfür notwendigen Arbeitsabläufe noch über Papierdokumente abgebildet.
Formale und sachliche Rechnungsprüfung sind Prozesse, die in Kombination stattfinden. Mehrere Sachbearbeiter, oft aus unterschiedlichen Abteilungen, müssen Rechnungen prüfen und genehmigen, damit diese freigegeben und bezahlt werden können. Das kann oft Tage und länger dauern.
Bei der Rechnungsprüfung handelt es sich nur um einen Schritt der komplizierten Abläufe innerhalb der Rechnungsverarbeitung. In den meisten Fällen sind weitere Schritte erforderlich:
Bei der digitalen Rechnungsprüfung kann der komplette Prozess der Verarbeitung von Eingangsrechnungen automatisiert und damit optimiert werden. Dabei werden Rechnungen elektronisch transportiert, digital freigegeben und automatisch genehmigt. Hierbei lassen sich die formale und die sachliche Rechnungsprüfung gemeinsam abbilden. Die dazu notwendigen Workflows sind in guten DMS bereits integriert und müssen nur noch an die Anforderungen des entsprechenden Betriebs angepasst werden. Ein Transport von Papierdokumenten entfällt komplett.
Auch die Prüfung der in §14 (4) des Umsatzsteuergesetzes definierten Angaben, die eine Eingangsrechnung zwingend enthalten muss, kann durch eine digitale Rechnungsprüfung zeit- und kostensparend weitgehend automatisiert werden. Dadurch lassen sich etwaige Formfehler auf Rechnungen deutlich reduzieren oder gar ausschließen.
Diese Angaben müssen gemäß der gesetzlichen Bestimmungen auf einer Rechnung enthalten sein:
In kleinen und mittelständischen Unternehmen ist die Buchhaltung für die Prüfung von Rechnungen verantwortlich. Die Kreditorenbuchhaltung ist in größeren Organisationen und Konzernen zuständig für die Rechnungsprüfung. Daneben verantworten die Kreditoren auch die Erfassung von Eingangsrechnungen, die Verwaltung offener Posten sowie die Verzeichnung von Gutschriften.
Für die im Rahmen der Rechnungsprüfung zuständigen Mitarbeitenden stellt der Umstieg auf eine digitale Rechnungsprüfung in jedem Fall eine spürbare Arbeitserleichterung dar. Zudem minimieren sich bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungen und der Verwaltung offener Posten Fehler durch die Verwendung einer Buchhaltungssoftware und entsprechend eingesetzter Workflows.
Geht eine Eingangsrechnung als E-Rechnung im Unternehmen ein oder wird sie intern eingescannt, können auch alle weiteren Prozesse digitalisiert und automatisiert werden. Bereits bei der Bestellung von Artikeln oder Dienstleistungen können außerdem Kostenstellen und Konten definiert und verknüpft werden. Dies ist optional, vereinfacht den Prozess aber zusätzlich.
Die digitale Rechnungsprüfung läuft folgendermaßen ab:
Eine Studie von Billentis kommt zu dem Ergebnis, dass die Bearbeitung einer Papierrechnung mit fast 20 Euro zu Buche schlägt. Die digitale Rechnungsprüfung kostet dagegen nur einen Bruchteil.
Die Einführung einer digitalen Rechnungsprüfung und der Einsatz von DMS bieten Ihrem Unternehmen zahlreiche Vorteile, die über die reine Automatisierung von Prozessen hinausgehen:
Laut Forschungsergebnissen von APQC, einem nichtkommerziellen Unternehmen im Bereich Business-Benchmarking und Forschung, geben die Firmen im unteren Quartil mindestens 12,67 US-Dollar pro 1.000 US-Dollar Umsatz für Mitarbeiter aus, die simple Buchhaltungsaufgaben ausführen.
Nach der Fraunhofer IAO-Studie „E-Invoicing in Deutschlands TOP-700-Unternehmen“ lohnt es sich für Unternehmen aller Größen und Branchen, auf eine automatisierte Rechnungsverarbeitung zu setzen.
Die digitale Rechnungsprüfung bietet Unternehmen eine Reihe von Vorteilen. Gleichzeitig können bei der Einführung aber auch Hürden auftreten, die es zu überwinden gilt. Auch wenn der Verlauf der Implementierung in erster Linie von den individuellen Gegebenheiten und Anforderungen Ihres Unternehmens abhängt, gibt es einige Herausforderungen, die häufiger auftreten als andere. Im Folgenden stellen wir Ihnen die häufigsten Hürden bei der Einführung der digitalen Rechnungsprüfung vor und geben Ihnen Tipps, wie Sie diese überwinden können.
Diese Herausforderungen sollten Sie jedoch nicht entmutigen. Vielmehr können sie als Chance gesehen werden, die Effizienz und Effektivität Ihrer Rechnungsprüfung weiter zu optimieren. Die Bewältigung dieser Hürden erfordert eine sorgfältige Planung, die Zuweisung von Ressourcen und die Zusammenarbeit aller beteiligten Abteilungen. Häufig kann es auch sinnvoll sein, bei der Umsetzung mit externen Spezialisten zusammenzuarbeiten.
Zunächst hat es für Unternehmen interne Verluste zur Folge, wenn die vom Umsatzsteuergesetz vorgegebenen Pflichtangaben auf Rechnungen fehlen. So kann dadurch beispielsweise die Möglichkeit eines Vorsteuerabzugs nicht mehr gegeben sein. Eine zu Unrecht abgezogene Vorsteuer wird dagegen spätestens bei einer Steuerprüfung durch die Finanzbehörden zum Problem: Auch unbewusst illegitim einbehaltene Summen müssen dann zurückgezahlt werden. Eine gewissenhafte firmeninterne Rechnungsprüfung ist also auch für eine reibungslose Zusammenarbeit mit dem Finanzamt in jedem Fall alternativlos.
Bei einer digitalen Rechnungsprüfung wird die Vollständigkeit der Pflichtangaben durch das System revidiert. Fehlerhafte oder fragmentarische Angaben werden erkannt und bedürfen nur noch in Ausnahmefällen einer manuellen Nachbearbeitung. So werden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dank automatisierter Workflows entlastet und können mehr Zeit in strategische Aufgaben investieren. Durch eine Beschleunigung des Rechnungsverarbeitungsprozesses lassen sich zudem Skonti rechtzeitig nutzen und Mahngebühren durch verspätete Rechnungsbegleichungen vermeiden.
Die Einführung einer digitalen Rechnungsprüfung geht zwangsläufig mit der Verarbeitung sensibler Daten einher. Die Einhaltung der Datenschutzlinien bei der Rechnungsprüfung ist dabei nicht nur eine gesetzliche Anforderung, sondern auch entscheidend für das Vertrauen Ihrer Kunden und Geschäftspartner. Bei der digitalen Rechnungsprüfung sollten Sie daher folgende Sicherheitsmaßnahmen ergreifen:
Keine Angst vor der Implementierung eines DMS in bereits gewachsene Strukturen! Denn ein Dokumentenmanagement-System und die automatische Rechnungsprüfung lassen sich schnell und unkompliziert in bestehende Abläufe integrieren – ohne, dass bereits eingeführte Prozesse geändert werden müssen. In kürzester Zeit verbessert das DMS zudem auch noch die Abläufe innerhalb eines Unternehmens und macht den Weg frei für die Digitalisierung der Buchhaltung.
In den meisten Fällen sind die Workflows zur digitalen sachlichen und formalen Rechnungsprüfung in wenigen Tagen reibungslos im Unternehmen integriert. Wichtig ist an dieser Stelle, dass ein DMS eine übersichtliche Oberfläche hat und für alle Mitarbeiter einfach bedienbar ist.
Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung werden zahlreiche manuelle Prozesse in Unternehmen digitalisiert. Während einige Branchen in diesem Bereich bereits gut aufgestellt sind, besteht in vielen Unternehmen noch großes Optimierungspotenzial. Gleichzeitig entwickeln sich die Technologien, die für die digitale Rechnungsprüfung eingesetzt werden, stetig weiter. So werden künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen in Zukunft eine immer wichtigere Rolle spielen.
KI-Algorithmen sind in der Lage, große Datenmengen in Echtzeit zu analysieren. Bei der Rechnungsprüfung können so Unregelmäßigkeiten und Betrug schneller und genauer aufgedeckt werden. Auch Blockchain-Technologien und die Integration von IoT-Daten könnten für die Rechnungsprüfung an Bedeutung gewinnen. Während Blockchain eine unveränderbare Aufzeichnung aller Rechnungstransaktionen ermöglicht und damit die Sicherheit und Transparenz der Rechnungsprüfung erhöhen kann, können Rechnungsprüfungssysteme durch IoT-Daten auf ein noch breiteres Spektrum von Datenquellen zugreifen.
In jedem Fall wird die digitale Rechnungsprüfung immer effizienter und genauer, und die Unternehmen sollten bereit sein, von diesen Entwicklungen zu profitieren. Die Integration dieser Technologien kann nicht nur Zeit und Geld sparen, sondern auch dazu beitragen, die Genauigkeit und Konformität der Rechnungsprüfung zu verbessern. Die Zukunft verspricht eine nahezu fehlerfreie und hoch automatisierte Rechnungsprüfung, die den Unternehmen hilft, ihre Finanzprozesse effizienter zu gestalten.
Rechnungsprüfung ist der Prozess, der in Unternehmen auf die Erfassung von Rechnungen folgt. In modernen, technisch gut ausgestatteten Unternehmen läuft dieser Prozess häufig digitalisiert und automatisiert ab. Dazu wird in der Regel ein entsprechendes System eingesetzt.
Digitale Rechnungsprüfung funktioniert in modernen Unternehmen durch die Automatisierung und Digitalisierung von Prüfprozessen. Es werden formale und sachliche Prüfungen durchgeführt, um sicherzustellen, dass die Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und die bestellten Waren oder Dienstleistungen korrekt abgerechnet wurden.
Die digitale Rechnungsprüfung bietet viele Vorteile. Fehler bei der Dateneingabe können vermieden werden, die Dokumentensuche wird schneller und zuverlässiger, automatisierte Genehmigungsworkflows verkürzen Wartezeiten, die Buchhaltung wird beschleunigt und die Mitarbeiter werden entlastet. Die digitale Rechnungsprüfung geht mit einem hohen Maß an Transparenz und Kontrolle einher, ermöglicht die mobile Erledigung von Aufgaben und beschleunigt die Durchlaufzeiten von Prozessen.
Für die erfolgreiche Durchführung der digitalen Rechnungsprüfung sind folgende Voraussetzungen entscheidend: ein gut ausgestattetes Unternehmen mit digitalisierten Prozessen, die Integration eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) und die Implementierung automatisierter Workflows.
In kleinen und mittleren Unternehmen ist die Buchhaltung für die Rechnungsprüfung zuständig. In größeren Unternehmen und Konzernen übernimmt oft die Kreditorenbuchhaltung diese Aufgabe.
Die digitale Rechnungsprüfung kann durch ein gut implementiertes Dokumentenmanagementsystem (DMS) und automatisierte Workflows sehr sicher gestaltet werden. Das DMS erfasst und indiziert die Rechnungsdaten fehlerfrei, ermöglicht eine transparente Prozessüberwachung und erleichtert Audits. Die automatische Prüfung auf Vollständigkeit der Pflichtangaben minimiert Fehler und sorgt für fristgerechte Zahlungen, um Bußgelder zu vermeiden.
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