Non c’è alcun motive valido per continuare a seguire pratiche di gestione dei contratti che aumentano i costi ed espongono la tua azienda a rischi inutili. Allora perché la tua azienda sta ancora utilizzando i processi manuali e dipende da e-mail e fogli Excel come strumenti amministrativi principali? La gestione digitale dei contratti è molto meglio e un numero crescente di aziende e di responsabili dei contratti concordano su questo.
Secondo una recente indagine condotta da World Commerce and Contracting, un’organizzazione di categoria con oltre 70.000 membri in tutto il mondo:
- l'84% subisce pressioni per la semplificazione dei contratti.
- il 65% si sta focalizzando sul miglioramento della comunicazione.
- l'81% ha in programma di implementare l’automazione dei contratti.
È il momento di abbandonare i limiti dei processi manuali! È la chiave per ottimizzare le performance finanziare ed operative e la crescita. Con una gestione digitale dei contratti, hai una visibilità completa del ciclo di vita della gestione dei contratti per tenere traccia dei dati chiave e monitorare i progressi in ogni fase.
La gestione automatizzata dei contratti garantisce al tuo team il rispetto degli standard di conformità grazie ai diritti di accesso personalizzati degli utenti, alla convalida della firma elettronica e ai piani di conservazione automatizzati. Inoltre, ti fa risparmiare denaro perché l’automatizzazione delle approvazioni e delle notifiche di rinnovo ti garantisce di non pagare per il rinnovo automatico di qualche servizio che non utilizzi più, di non continuare a pagare per contratti annullati o di non lasciare scadere quelli essenziali.
Perché la digitalizzazione è una pietra miliare in una strategia di gestione dei contratti efficace
Con la crescita della tua azienda, potresti scoprire che il tuo team si trova a gestire più contratti con diversi fornitori, partner e clienti. Senza la digitalizzazione, questo può portare a confusione e ad un blocco dei progressi, perché i contratti sono sparsi in più sistemi e sedi, rendendo difficile mantenere coerenza e controllo.
L’automatizzazione del workflow, la migliore ricercabilità e l’archiviazione sicura che la gestione documentale offre ti aiutano ad affrontare questa sfida insieme a molte altre tute legate ad una moderna gestione dei contratti. Questa soluzione digitale accelera ogni fase, dall’avvio dei contratti alla creazione di un accordo firmato a prova di manomissione. Inoltre, non avrai più problemi a tenere traccia di metriche chiave come la conformità, le date di rinnovo ed i costi. Così facendo potrai prendere decisioni informate e ridurre al minimo i rischi.
Con la gestione digitale dei documenti puoi
1. Passare più rapidamente alla firma del contratto:
- Utilizzando template/modelli di contratto per accelerare e standardizzare la creazione dei contratti, garantendo coerenza, chiarezza e riduzione degli errori.
- Automatizzando le notifiche sulle fasi del progetto e sulle scadenze dei rinnovi.
- Utilizzando firme elettroniche legalmente valide. Spesso è possibile utilizzare una firma elettronica qualificata se il contratto è già in formato digitale. Le leggi e le normative variano, quindi in caso di dubbio consulta il tuo team legale. Ci sono inoltre certi tipi di contratti che possono richiedere firme fisiche o testimoni, come ad esempio i testamenti e gli atti notarili. In questi casi, una firma digitale potrebbe non essere sufficiente.
- Garantendo che i dipendenti autorizzati che lavorano da remoto possano gestire i contratti ovunque ed in qualsiasi momento. Con una soluzione di gestione documentale, i dipendenti autorizzati possono rivedere, approvare e firmare i contratti sia che stiano lavorando in ufficio che da remoto.
2. Creare un registro chiaro e verificabile per:
- Tracciare con facilità chi ha accettato cosa e quando lo ha fatto.
- Conservare tutte le versioni e avere un registro delle modifiche e di chi le ha fatte.
- Garantire che i contratti firmati siano protetti e non possano essere modificati.
- Archiviare tutti i contratti, le bozze, le immagini e i protocolli in un sformato elettronico sicuro con backup ridondante.
- Proteggere le informazioni riservate come i dati finanziari e la proprietà intellettuale da un utilizzo non autorizzato.
3. Identificare le tendenze e sviluppare approfondimenti per:
- Garantire che i contratti vengano sviluppati ed eseguiti con un processo coerente e archiviati in modo sicuro in un database centralizzato per un accesso immediato.
- Identificare i rischi e le opportunità di business nei tuoi contratti in essere ed utilizzare queste informazioni per prendere decisioni aziendali.
Le best practice che migliorano ulteriormente l’efficienza
- Nomina un responsabile dei contratti. Avere un responsabile dei contratti dedicato può contribuire a garantire che i contratti siano esaminati, negoziati ed eseguiti in modo corretto e che gi altri soggetti coinvolti nel processo siano informati delle modifiche o degli aggiornamenti.
- Fornisci una formazione ai dipendenti che lavorano con i contratti per assicurarti che comprendano i termini chiave e gli attuali requisiti di conformità.
- Chiedi un punto di vista esterno. Chiedi ad una persona esperta di rivedere il contratto per individuare le incongruenze e dare suggerimenti su come rendere il documento più chiaro e più semplice da capire.
Il vantaggio, in termini di rischio/ricompensa, ottenuto con l’automatizzazione e la protezione del processo di amministrazione dei contratti è enorme. Agisci subito! Smetti di fare affidamento a fogli Excel o ad annotazioni sull’agenda di qualcuno. Automatizzando ogni fase del processo, eviti ritardi, elimini il pagamento di prodotti e servizi che non utlizzi più e migliori la collaborazione nel team.
Note dell’editore: Questo articolo di blog è stato aggiornato ed è stato aggiunto del nuovo contenuto.
Immagine principale di Aaron Burden su Unsplash