Perché lo smart working non è destinato a scomparire? In che modo le tecnologie contribuiscono a rafforzare la collaborazione e l'integrazione tra i lavoratori in ufficio e a distanza? Che ripercussioni hanno le nuove politiche di ritorno in ufficio (return to office, RTO) su aziende e dipendenti? Qui di seguito ti forniamo le risposte a queste e altre domande di grande attualità.
Per i datori di lavoro che impongono il ritorno in ufficio cinque giorni a settimana, però, si parano alcuni svantaggi inaspettati, per esempio il fatto che spesso sono proprio i migliori dipendenti a scegliere di licenziarsi piuttosto che sottostare alle nuove regole, ottimisti di trovare un nuovo impiego in tempi brevi.
Questa tendenza ha contribuito a inasprire la corsa ai migliori talenti, che puntano su flessibilità, autonomia e modalità di lavoro ibride. Le aziende che includono questi elementi nella propria cultura aziendale avranno una marcia in più nella corsa per attrarre e trattenere lavoratori altamente qualificati.
La rivista Entrepreneur riferisce che dopo che AT&T ha istituito una politica di ritorno in ufficio (RTO), il diretto competitor Verizon ha inviato un'e-mail a molti dipendenti di AT&T per informarli in merito alle posizioni vacanti in azienda con l'opzione di lavoro da remoto e ibrido.
Da queste iniziative RTO possono beneficiare anche le aziende più piccole che non offrono gli stessi salari e i benefit delle grandi società. Offrendo opzioni di lavoro flessibili, infatti, tali aziende diventano interessanti agli occhi degli alti dirigenti di società con politiche più restrittive, motivati da questo criterio a cambiare datore di lavoro.
Benefici ambientali ed equilibrio vita-lavoro
Il lavoro da remoto fa bene all'ambiente
Lavorare in smart working, almeno in parte, ha risvolti positivi sia per l'equilibrio vita-lavoro che per la salvaguardia del pianeta. A livello ambientale, i vantaggi del lavoro da remoto sono innumerevoli: dall'abbattimento dei tempi di spostamento e la riduzione delle emissioni di auto private e trasporti pubblici a un risparmio energetico su tutti i fronti. Per esempio, una riduzione delle dimensioni degli spazi di lavoro in azienda si traduce in una diminuzione del consumo di energia per riscaldamento e climatizzazione, oltre che delle emissioni di carbonio.
Il lavoro da casa contribuisce a diminuire gli imballaggi alimentari, eliminare l'uso di bicchieri, piatti, cannucce e posate di plastica, nonché a limitare la quantità di scarti alimentari.
Equilibrio tra lavoro e vita privata
Non esiste una formula magica per garantire il miglior equilibrio vita-lavoro. Ciò che conta, però, è essere soddisfatti di entrambi, in egual misura. Se i dipendenti si sentono gratificati dal proprio lavoro, hanno la sensazione di contribuire al bene comune e si godono di più il tempo libero.
Chi lavora da remoto può investire diversamente il tempo altrimenti speso a viaggiare e regolare gli orari di lavoro in funzione dei propri bisogni e desideri, come gli amici e la famiglia, nuovi hobby, l'attività fisica, un'alimentazione sana e tempo per sé stessi e lo sviluppo personale.
Il ruolo chiave delle tecnologie per il lavoro agile
La relazione Global Human Capital Trends 2025 di Deloitte contiene alcune raccomandazioni per le aziende, tra cui valutare i risultati umani nel quadro della misurazione del valore delle tecnologie, per esempio in che misura queste ultime sostengono la collaborazione, contribuiscono alla soddisfazione dei dipendenti e promuovono l'innovazione, e considerare in che modo i dipendenti investono il tempo risparmiato grazie all'automazione dei processi. A questo proposito, Deloitte propone di investirlo nell'acquisire nuove competenze e svolgere attività determinanti per il raggiungimento degli obiettivi aziendali.
Mobilità lavorativa e gestione documentale
È fondamentale offrire ai dipendenti che lavorano in modalità ibrida o da remoto i tool giusti per accedere in modo più semplice e rapido ai documenti, collaborare ai workflow e comunicare con i colleghi. Tra questi tool rientrano, per esempio, le videoconferenze, le lavagne digitali, le chat online e i sistemi di gestione documentale (DMS) basati su cloud.
Questi ultimi, infatti, offrono numerosi vantaggi ai dipendenti in smart working, che potranno lavorare in modo più efficiente e produttivo:
- Accesso sicuro e immediato per gli utenti autorizzati a un archivio centralizzato con informazioni consultabili in ogni momento.
- Possibilità di collaborare ai workflow e archiviare e recuperare i documenti.
- Semplice creazione di moduli online per l'inserimento e il salvataggio sicuro dei dati.
- Funzioni di collaborazione con la possibilità per tutti i membri di un team di verificare contemporaneamente gli stessi documenti con aggiornamento in tempo reale.
- Integrazione perfetta con altri software aziendali e sistemi ERP per migliorare l'efficienza dell'intero ecosistema tecnologico.
- Processi automatizzati per l'instradamento e la distribuzione dei documenti in pochi secondi tra i vari reparti e sistemi.
- Workflow più trasparenti per il monitoraggio in tempo reale delle operazioni e la presa di decisioni sulla base dei dati.
- Sicurezza elevata grazie all'autenticazione degli utenti, il trasferimento dei dati tramite il protocollo HTTPS, la crittografia a 256 bit, i controlli di accesso a più livelli, il monitoraggio delle operazioni e l'archiviazione con ridondanza dei dati al fine di garantire una protezione completa dei dati da violazioni, malware e attacchi informatici di altra natura.
Conclusione
I tool intuitivi, ricchi di funzioni e facilmente integrabili, progettati per lavoratori e dispositivi mobili, rappresentano una componente essenziale dei moderni sistemi di gestione documentale. I lavoratori in smart working possono sfruttare tecnologie come l'app DocuWare Mobile da qualsiasi dispositivo mobile dotato di connessione a Internet. Questa app consente un accesso immediato alle informazioni e l'invio di notifiche per l'approvazione di attività e documenti, garantendo una collaborazione in tempo reale e workflow senza interruzioni.
Avranno successo le aziende agili e digitali in grado di sfruttare i vantaggi del lavoro mobile e di riconoscere il valore aggiunto del modello di produttività "sempre, ovunque e da qualsiasi dispositivo".
Sei pronto a rendere la tua azienda davvero mobile e digitale?
Contattaci oggi stesso per una consulenza gratuita e scopri come implementare la migliore soluzione di gestione documentale per il lavoro agile, ovunque ti trovi!