Paris, le 28 septembre 2023 – DocuWare, l’un des principaux fournisseurs de solutions de gestion documentaire et d’automatisation des workflows, propose une cartographie optimisée du processus d’achat avec la sortie de sa dernière version logicielle 7.9.
Le purchase-to-pay (ou processus d’achats) est un processus complexe au sein d’une entreprise qui comprend de multiples étapes au sein de plusieurs services. Il joue un rôle essentiel dans l’approvisionnement et la gestion des coûts. DocuWare aide les entreprises à optimiser et clarifier le processus purchase-to-pay, en réduisant les erreurs et les coûts grâce à des procédures standardisées et à l’automatisation.
« Avec la version 7.9, même les entreprises possédant un petit nombre de documents peuvent bénéficier de notre processus purchase-to-pay optimal. Grâce à une configuration simple et à de nouvelles fonctionnalités prédéfinies, les efforts et les coûts sont considérablement réduits, ce qui permet d’amortir l’investissement en quelques mois à peine », assure Max Ertl, président de DocuWare et responsable du marketing et des ventes.
La version 7.9 offre la possibilité d’insérer des tableaux dans les formulaires web DocuWare. Cela simplifie la saisie de données structurées et jette les bases d’un traitement automatisé, tout en permettant aux collaborateurs de créer des demandes d’achat détaillées.
Les tableaux dans DocuWare continuent de jouer un rôle important même après la commande et la réception de la facture, car ils facilitent le transfert des différents éléments de la facture. Cette étape est désormais automatique avec les factures XML, qui sont ainsi immédiatement prêtes pour les workflows d’approbation.
Une fois que tous les documents sont mis à la disposition du service responsable, l’étape suivante consiste à faire correspondre les données entre les factures et les documents tels que les bons de livraison, les bons de commande ou les confirmations de commande. Si des articles provenant de plusieurs bons de commande sont combinés dans une seule facture, la version 7.9 récupère les données de tous les bons de commande concernés pour effectuer un rapprochement de facture à deux ou trois facteurs. Il est désormais possible de récupérer et de rapprocher jusqu’à 20 documents différents d’un même type.
Par ailleurs, grâce à la recherche floue, si par exemple « M5 » et « MS » font partie d’un numéro d’article sur un bon de commande et une facture, ils seront considérés comme une correspondance.
DocuWare continue d’adhérer aux normes de sécurité les plus strictes et a fait l'objet de deux audits par des organismes indépendants. Les certifications ISO/IEC 27001 et SOC 2, type 2 (ce dernier a été obtenu à nouveau) garantissent que l’entreprise et sa solution logicielle répondent aux normes industrielles nationales et internationales. « La confiance de nos clients et la sécurité de leurs données sont notre priorité absolue. Ces certifications indépendantes prouvent que nos processus commerciaux continuent de répondre aux normes de sécurité les plus strictes », affirme le président de DocuWare, Dr Michael Berger, responsable des produits, des services et des finances
La certification ISO/IEC 27001 est la norme internationale en matière de sécurité de l’information. La certification SOC 2, type 2 est la norme SOC (Service Organization Control) qui régit la manière de rapporter les paramètres de contrôle interne, y compris la sécurité et la disponibilité. Elle suit les principes et les critères des services de confiance de l’AICPA.