28 de septiembre de 2023 – DocuWare, proveedor líder en soluciones de gestión documental y automatización de flujos de trabajo, ofrece una cartografía optimizada del proceso de adquisición con el lanzamiento de su última versión de software 7.9.
Purchase-to-Pay es un proceso complejo dentro de la empresa en el que intervienen múltiples departamentos. Desempeña un papel central en la gestión de compras y costes. DocuWare ayuda a las empresas a garantizar un proceso Purchase-to-Pay eficiente y transparente minimizando los errores y los costes mediante la automatización y los procesos estandarizados.
«Con la versión 7.9, incluso las empresas con una pequeña cantidad de documentos se benefician de nuestro proceso óptimo Purchase-to-Pay. Gracias a una sencilla configuración y a las nuevas funciones predefinidas, tanto el esfuerzo como los costes se reducen significativamente, lo que significa que la inversión se rentabiliza en solo un par de meses» afirmó Max Ertl, DocuWare President, responsable de Marketing y Ventas.
Con la versión 7.9, es posible introducir tablas en los formularios web de DocuWare. Esto simplifica la introducción de datos estructurada y sienta la base para el procesamiento automatizado, al mismo tiempo que permite a los empleados crear solicitudes de compra detalladas.
Las tablas de DocuWare siguen desempeñando un papel fundamental incluso después de que el pedido haya sido realizado y haya llegado la factura, ya que facilitan la transferencia de partidas de factura individuales a DocuWare. Con las facturas XML, esto se lleva a cabo automáticamente, por lo que están listas de inmediato para los flujos de trabajo de aprobación.
Una vez que los documentos están a disposición del responsable correspondiente del departamento, el siguiente paso es cotejar la información entre las facturas y los documentos, como albaranes de entrega, pedidos o confirmaciones de pedidos. Si en una factura se combinan artículos de varios pedidos, la versión 7.9 recupera los datos de todos los pedidos pertinentes para realizar una correspondencia de facturas a dos o tres bandas. Ahora es posible recuperar y cotejar hasta 20 documentos diferentes de un mismo tipo.
Gracias a la concordancia difusa o fuzzy matching, si «M5» y «MS» forman parte de un número de artículo en un pedido y una factura, se considerarán coincidentes.
DocuWare sigue cumpliendo las normas de seguridad más estrictas y ha sido objeto de dos auditorías por parte de organizaciones independientes. Las certificaciones ISO/IEC 27001 y SOC 2, Tipo 2 de DocuWare garantizan que, tanto la empresa como su solución de software, cumplan las normas nacionales e internacionales del sector. «La confianza de nuestros clientes y la seguridad de sus datos es nuestra máxima prioridad. Estas certificaciones independientes demuestran que nuestros procesos empresariales siguen cumpliendo las normas de seguridad más exigentes», afirmó el Dr. Michael Berger, DocuWare President, responsable de Producto, Servicios y Finanzas.
La certificación ISO/IEC 27001 es la norma internacional para la seguridad de la información. La certificación SOC2, Tipo 2, es la norma de control de organizaciones de servicios (SOC) que rige la forma de informar sobre los parámetros de control interno, incluidas la seguridad y la disponibilidad. Sigue los Principios y Criterios de Servicios de Confianza de la AICPA.