Intelligent Indexing nimmt Ihnen lästige Indexierungsarbeit ab und sorgt für die schnelle Ablage Ihrer Dokumente. Damit Sie bestmöglich von dem selbstlernenden Dienst profitieren, gibt’s hier fünf Tipps von den DocuWare Support-Profis für das Zuordnen von Indexfeldern.
Intelligent Indexing sucht im Briefkorb automatisch in den Dokumenten die relevanten Indexbegriffe und verwendet dafür Kategorien, wie zum Beispiel Betreff, Kundennummer, Betrag oder Erstellungsdatum. Diese Kategorien, in denen Intelligent Indexing „denkt“, müssen Sie den Indexfeldern Ihres Archivs zuordnen, auch mappen genannt. Dies erfolgt innerhalb der Briefkorb-Konfiguration.
Tipp 1:
Achten Sie beim Mapping auf die richtige Zuordnung der Feldtypen:
- Intelligent Indexing Textfeld --> DocuWare Textfeld
- Intelligent Indexing Datumsfeld --> DocuWare Datumsfeld
- Intelligent Indexing Numerisches Feld --> DocuWare Numerisches Feld
Tipp 2:
Arbeiten Sie pro Archiv nur mit einem Ablagedialog für die Nutzung von Intelligent Indexing. Bei den Briefkörben der verschiedenen Benutzer sollte dieser Ablagedialog innerhalb der Briefkorb-Konfiguration ausgewählt sein.
Tipp 3:
Das Mapping der Felder muss für alle Briefkörbe gleich sein, die für die Ablage in ein bestimmtes Archiv verwenden werden.
Tipp 4:
Ändern Sie nachträglich nicht das Mapping der Felder. Nehmen Sie sich stattdessen für die Einrichtung ein paar Minuten Zeit, um sich Gedanken für eine sinnvolle Zuordnung zu machen.
Tipp 5:
Intelligent Indexing kann für die Ablage in mehrere Archive genutzt werden. Soll ein und derselbe Dokumenttyp oder sehr ähnliche Dokumenttypen (große Ähnlichkeit im Bezug auf den Wortschatz) in unterschiedliche Archive abgelegt werden, achten Sie bitte darauf,
- dass sich die zugeordneten Fundstellen auf dem Dokument nicht voneinander unterscheiden
- dass das Mapping innerhalb der einzelnen Briefkorbkonfigurationen pro Ablagedialog gleich ist und
- dass stets alle gemappten Felder gefüllt werden.
Die Feldnamen der einzelnen Ablagedialoge können unterschiedlich, die Feldtypen müssen allerdings gleich sein:
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