Erst für eine Bestellung das Okay vom Chef einholen und dann später noch die Rechnung freigeben? Mit DocuWare können Sie sich den zweiten Schritt meist ersparen. Wir zeigen, wie’s geht.
Verknüpfen Sie einfach den Bestellprozesses mit der Rechnungsfreigabe und sparen Sie so viel Zeit und überflüssige Arbeit. Denn Sie haben sicherlich Besseres zu tun, als beispielsweise Kostenvoranschläge zweimal rauszusuchen.
Bestellanfrage per Formular
Strukturieren Sie im ersten Schritt Ihr Bestellwesen. Jeder Kollege, der Waren oder Dienstleistungen einkaufen möchte, füllt ein elektronisches Formular aus. Darin enthalten: die beauftragte Firma, der Leistungsumfang, der Preis und je nach Bedarf weitere Informationen. Auch ein Kostenvoranschlag lässt sich gleich an das Formular anfügen.
Solch ein Formular erstellen Sie einmalig mit DocuWare Forms, die Kollegen können es dann unternehmensweit nutzen.
Der Prozess der Bestellfreigabe
Das Absenden des Formulars zur Bestellanfrage löst den Freigabeprozess aus. Der Vorgesetze erhält die Anfrage in seiner Aufgabenliste und gibt sie frei - oder auch nicht. Je nach Kostenumfang und interner Organisation können auch weitere Freigaben erforderlich sein. Das lässt sich in dem hinterlegten Workflow leicht durch einen zusätzlichen Schritt abbilden. Ist die Bestellung freigegeben, erhält der Antragsteller automatisch eine Mail mit der entsprechenden Information und kann den Auftrag erteilen.
Vorteil bei einem solchen Prozess: Die Bestellfreigabe ist klar dokumentiert und lässt sich auch später leicht nachvollziehen. Keine Mails in verschiedenen Konten oder mündliche Okays auf dem Flur, an die sich später niemand mehr erinnern kann.
Im weiteren Verlauf des Auftrags fügt der Mitarbeiter noch das geplante Lieferdatum zum Bestellformular hinzu und vermerkt das tatsächliche, um den Auftrag abzuschließen.
Die Rechnungsfreigabe
Ist die Lieferung erfolgt bzw. die Leistung erbracht, lässt die entsprechende Rechnung meist nicht lange auf sich warten. Deshalb sieht der Mitarbeiter der Buchhaltung alle abgeschlossenen Bestellungen in einer speziellen Liste. Sobald die Rechnung vorliegt, heftet er sie als führendes Dokument an die entsprechende Bestellanfrage. Entspricht der Rechnungsbetrag dem der Anfrage, kann er die Rechnung direkt buchen. Die Rechnungsfreigabe durch den Auftraggeber oder dessen Chef kann entfallen. Das spart Zeit für alle Beteiligten.
Für dieses Anwendungsszenario benötigen Sie bei einem On-Premises System von DocuWare die Module DocuWare Forms und Workflow Manager. Bei DocuWare Cloud ist alles Inklusive, sie können also gleich starten.
