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DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES

Des processus de facturation efficaces   

Des factures qui restent à traiter ? Une validation qui traîne en longueur ? Avec DocuWare, le traitement de vos factures passe à la vitesse supérieure avec la dématérialisation. 

  • Archivage centralisé de vos factures et documents liés 
  • Dématérialisation et transmission conforme à la réglementation sur la facturation électronique obligatoire 
  • Workflow automatisé pour les factures 
  • Contrôle total et transparence assurée 
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Plus de 17 000 clients dans tous les secteurs d'activité font confiance à DocuWare

Prêt pour la facture électronique obligatoire !

Dans le cadre de la réforme sur la facturation électronique obligatoire en 2026, DocuWare, en tant qu’Opérateur de Dématérialisation (OD) dématérialise vos factures et les transmet à l’administration fiscale via son partenaire PDP ou directement à la PPF avec son connecteur dédié. Vous avez ainsi le libre choix du mode de transmission, selon la volumétrie de factures que vous gérez. 

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Un seul point d’accès pour toutes les factures

Téléchargez des factures en un clin d’œil dans DocuWare pour les classer automatiquement et les traiter immédiatement. Papier, e-mail ou XML, tous les formats de factures sont stockés dans DocuWare de manière sécurisée pour éviter les pertes et conformément à la législation en vigueur. 

 

Approbation des factures sans retard de traitement 

Misez sur des workflows dynamiques pour vérifier les factures, les approuver et les transmettre à des tiers ou directement dans votre logiciel comptable. Vous évitez ainsi les longs délais de traitement et êtes assuré d’un paiement rapide et sans erreur. 

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Des documents comptables prêts à l’emploi  

Trouvez les factures et les documents associés en un clin d’œil grâce à la recherche par mots-clés, ou mieux encore, directement via les raccourcis clavier de n’importe quel programme. Ainsi, vous pouvez non seulement suivre les étapes de traitement et les décisions en temps réel, mais aussi vous préparer à un audit. 

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DocuWare s'intègre à plus de 500 applications pour faciliter les processus de facturation

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Simplifiez l’ensemble de votre processus de facturation

Archivez les factures en toute sécurité et validez-les à distance pour des clôtures mensuelles sans stress.
DocuWare vous permet de traiter vos factures avec rapidité et précision.  

  • Capture
  • Validation
  • Approbation
  • Exportation
  • Traçabilité
  • Archivage

Réduire la saisie de données au minimum

La saisie des factures n’a jamais été aussi simple. Que vous transmettiez des factures à DocuWare depuis votre boîte de réception ou que vous numérisiez des factures papier, vous bénéficiez de la technologie OCR intelligente qui lit et extrait avec précision toutes les données de la facture.  

Éviter la surcharge de travail et les erreurs de paiement

Avant que les factures ne passent par le processus d’approbation, une vérification factuelle est effectuée en arrière-plan. Une intervention n’est nécessaire que si des erreurs sont détectées, par ex. des doublons, des erreurs de calcul ou des fournisseurs qui ne sont pas enregistrés dans le système.  

Accélérer le flux de trésorerie

Quel que soit le nombre de personnes impliquées dans un processus de facturation, les workflows automatisés, les rappels et l’accès mobile à distance garantissent des processus fluides. Le rapprochement automatique des factures avec d’autres données et documents, tels que les commandes et les bons de livraison, optimise encore le flux de trésorerie. 
  

 

Une interaction parfaite avec votre comptabilité financière  

Si vous le souhaitez, l’imputation de vos factures s’effectue confortablement dans DocuWare, puis l’ensemble des données comptables est transféré à votre comptabilité financière, pour une précision maximale, plutôt qu’une double saisie des données chronophage. Naturellement, vous pouvez également transmettre les factures à votre conseiller fiscal ou à d’autres tiers pour la comptabilité. 

Un contrôle total de toutes les factures

Quelles factures sont encore en souffrance ? Où faut-il constituer des provisions ? Résolvez les questions comptables en un clin d’œil, profitez d’informations de statut automatisées et accédez aux documents de facturation recherchés en appuyant sur un bouton, à tout moment et directement depuis votre logiciel de comptabilité financière.  

Un archivage sécurisé et conforme à la législation

La priorité dans le traitement des factures est la conformité aux exigences légales. DocuWare a obtenu plusieurs certifications et stocke non seulement vos documents conformément à la réglementation, mais les protège également de manière sécurisée contre la perte et l’altération. 

 

Questions fréquemment posées

Quelles sont les étapes du processus de traitement des factures dans DocuWare ?

Le traitement automatisé des factures avec DocuWare est flexible et peut être personnalisé en fonction des besoins de votre entreprise. Un processus typique comprend la capture des factures par importation d’e-mail ou numérisation, l’extraction des données des factures à l’aide de la technologie OCR intelligente, la vérification factuelle des factures pour détecter les doublons ou autres erreurs, puis l’envoi aux services concernés pour approbation. Des approbations entièrement automatisées à plusieurs niveaux sont également possibles. Si vous le souhaitez, vous pouvez également pré-imputer les factures et transférer les données comptables complètes dans votre système ERP ou comptable. 

Comment DocuWare gère-t-il les différents formats de factures ?

Papier, e-mail ou autres formats, DocuWare est capable de gérer tous les types de factures. Le processus est sécurisé, et toujours identique. Vous bénéficiez d’une technologie OCR avancée, incluant des fonctions d’intelligence artificielle, capable de lire et d’extraire des données de différents formats de factures tels que PDF, TIFF, JPEG et bien d’autres. DocuWare prend également en charge les règles de facturation et les exigences de conformité spécifiques à chaque pays. 

Comment DocuWare peut-il m’aider à garantir la mise en conformité de mes documents ?

DocuWare contribue au respect des règles de mise en conformité en documentant l’intégralité du processus de traitement des factures. Le système enregistre qui a accédé à chaque facture, à quel moment et quelles actions ont été effectuées DocuWare garantit également que les informations sensibles sont stockées en toute sécurité et pendant la durée requise par la loi. 

Dans le cadre de la réforme sur la facturation électronique obligatoire, DocuWare vous aide à effectuer votre mise en conformité en dématérialisant vos factures et en les transmettant à l’administration fiscale, soit via son partenaire PDP (plateforme de dématérialisation partenaire), soit directement via son connecteur intégré à la PPF (plateforme de facturation de l’Etat). Vos factures sont ainsi émises et transmises au format électronique, conformément à la législation en vigueur. 

Comment DocuWare s’intègre-t-il à nos systèmes informatiques et processus commerciaux existants ?

DocuWare s’intègre parfaitement aux systèmes informatiques et aux processus commerciaux existants. Cela inclut notamment les systèmes comptables et ERP classiques tels que SAP, EBP, Sage, Divalto, Cegid, mais aussi des outils collaboratifs tels que la messagerie électronique, SharePoint ou Microsoft Teams. Cela facilite l’échange de factures et la collaboration avec d’autres parties prenantes. 

 

En combien de temps pouvons-nous commencer à utiliser des processus de facturation automatisés ?

DocuWare propose des modèles et des configurations faciles à utiliser pour différents scénarios d'application, ce qui vous permet d'être opérationnel en quelques jours seulement. Bien entendu, DocuWare peut également être personnalisé. La durée de mise en œuvre de DocuWare dépend de la complexité des besoins de chaque entreprise. 

Pour quelles tailles d’entreprises DocuWare propose-t-il une solution de traitement automatisé des factures ?

Grâce à sa tarification flexible et à son architecture évolutive, DocuWare convient aux entreprises de toutes tailles, de la start-up à la grande entreprise, qui souhaitent optimiser leurs processus de traitement des factures.

Témoignages inspirants 

A terme d’après le nombre de factures traitées et les gains estimés dans différentes études, nous estimons les gains à 50 000 € pour la dématérialisation des factures fournisseurs et à 17 000€ pour les factures clients.

Lire l'étude client

Yannick L’Hostis
Responsable informatique, Energie Transfert Thermique (ETT)

Quelques mois seulement après le déploiement de DocuWare, nos équipes comptables perçoivent déjà les bénéfices de la dématérialisation : des gains de temps et de productivité ont été réalisés dans la réception et le traitement de nos 8000 factures entrantes.

Lire l'étude client

Jean-Luc Nowak
CFO, Saarstahl Ascoval

Certifié et leader sur le marché

DocuWare was named a Trusted Solution by Siegel

Créez des processus métier fluides et évolutifs

Profitez du potentiel d’une plateforme puissante pour la gestion des documents et l’automatisation des flux de travail.
Numérisez les processus au-delà du traitement des factures afin d’accroître la productivité et le succès de votre entreprise. 

 

Prêt à simplifier le traitement de vos factures?

 

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Nous serons ravis de vous présenter la solution, par le biais d'un de nos experts en digitalisation ou via notre réseau de partenaires en région.
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