Paris, le 7 juin 2022 – Le confinement a mis en exergue le besoin impératif de transformation digitale des Ressources Humaines (RH). En effet, les processus de digitalisation des documents au sein des entreprises ont dû être accélérés afin de faire face à de nouveaux défis comme celui du télétravail lors de la crise de la Covid-19.
DocuWare, éditeur leader de solutions GED et Workflow a souhaité faire l’état des lieux à travers une étude menée par le cabinet d’analyste indépendant Markess by exaegis. L’éditeur revient sur les grands enjeux à relever par les DRH à l’heure de la digitalisation et sur la façon dont les GED peuvent constituer un complément efficace, voire une véritable alternative au SIRH notamment auprès des PME et des ETI, qui ont besoin de solutions financièrement accessibles et plus souples en termes d’intégration.
La Gestion Électronique des Documents (GED) désigne un système informatique de gestion des documents numériques et de ses différents flux. Elle permet de partager de l’information et de gérer différentes versions d’un document entre autres. Les entreprises n’ont alors recours qu’à un seul logiciel centralisé pour tous les documents. Cette aide permet aux RH de répondre aux 3 grands enjeux auxquels elles doivent faire face à l’heure de la digitalisation : l’automatisation, la satisfaction des différents acteurs et la sécurisation.
L’automatisation de la fonction RH un enjeu majeur pour 65% des sondés.
Un des points majeurs de la digitalisation est le gain de temps recherché. Grâce aux solutions GED, les directions RH peuvent être libérées de certaines tâches administratives chronophages et à faible valeur ajoutée afin de se concentrer sur leurs autres missions prioritaires (recrutement, formation, gestion des carrières) et gagner ainsi en productivité. Les solutions attendues doivent apporter une aide précieuse compte tenue de la diversité des documents à traiter (CVs des candidats, contrats de travail, arrêts maladies, congés, RTT, etc.).
Cette simplification et cette automatisation sont attendues par respectivement 53% et 65% des décideurs interrogés par Markess.
L’automatisation est en effet un enjeu majeur pour faciliter l’accès aux documents mais aussi pour éviter certaines erreurs humaines. Avec les logiciels GED, il est possible de programmer l’accès de chacun de façon limitée en fonction de l’activité professionnelle qu’il exerce. La simplification est également un
enjeu majeur dans un monde professionnel où le télétravail se banalise et où les contacts humains sont réduits.
La satisfaction et la fidélisation des collaborateurs
Le processus RH rassemble de nombreux acteurs : les salariés, les managers mais également les collaborateurs qui sont alors perçus comme de véritables clients internes. Les Directions des Ressources Humaines (DRH) adoptent donc aujourd’hui une démarche « Employee Centric » afin de satisfaire et fidéliser au mieux tous ces acteurs. L’objectif principal est de simplifier le processus : il faut que l’information soit libre d’accès et facile à aller chercher. Les GED représentent alors l’outil idéal grâce à la centralisation des donnés et leur gestion du cycle complet de la vie d’un document électronique offrant un véritable gain de temps, d’autant plus que le service RH n’a plus nécessairement besoin d’être sollicité.
« Dans notre étude, 52% des décideurs RH considèrent l’expérience collaborateur importante, voire capitale pour leur organisation. Il est donc fondamental de trouver les outils adaptés pour optimiser la satisfaction des collaborateurs et les solutions GED semblent les mieux adaptées versus un SIRH. Plus coûteux et souvent plus lourd à intégrer », explique Olivier Rajzman, Directeur Commercial DocuWare France & Benelux.
Le respect de la confidentialité avec la protection des données
Un autre enjeu majeur pour les RH est le respect de la confidentialité, de la sécurité et de la conformité des documents. Ainsi 88% des décideurs RH interrogés un mois avant l’entrée en application du RGPD jugeaient prioritaire la mise en conformité vis-à-vis de telles réglementations.
Néanmoins, en 2021, 42% des décideurs mentionnent la gestion de la confidentialité des documents archivés et des données associées comme un enjeu à relever en matière de confiance numériques. Un enjeu encore mal appréhendé. Et pourtant, il est primordial dans le processus de confiance avec les personnes physiques qui confient leurs données, mais il est également capital afin de respecter les obligations légales comme le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
Les solutions GED : une alternative au SIRH pour les PME-ETI notamment
Le Système d’Information de gestion des Ressources Humaines (SIRH) couvre l’ensemble des processus de gestion d’une DRH (gestion de la paie, gestion administrative, gestion des temps, des collaborateurs, etc.). Mais ce système ne convient pas à toutes les entreprises, surtout aux PME. En effet, ces solutions sont souvent onéreuses et complexes à implémenter.
Ainsi, dans une enquête menée par Markess pour DocuWare en 2020 auprès de 370 professionnels RH, 59% des responsables RH estiment que la digitalisation de la fonction RH n'est pas efficace. Cela s’explique en partie par le fait que les petites entreprises cherchent surtout des solutions simples qui leur permettent de maîtriser et réduire les coûts tandis que les éditeurs tentent de proposer des fonctionnalités avancées. Elles préfèrent donc se tourner vers des solutions disposant de fonctionnalités workflow qui apportent les fonctionnalités essentielles pour gérer et automatiser leurs tâches RH. Les solutions GED semblent donc plus adaptées aux attentes des petites et moyennes entreprises en termes de maîtrise des coûts, de simplification, de traçabilité et de sécurité, mais elles peuvent également venir compléter les SIRH utilisés dans les grandes entreprises.
Pour en savoir plus et consulter le livre blanc Markess pour DocuWare « La gestion documentaire, une alternative au SIRH », cliquez ici
Méthodologie :
Les données mentionnées dans ce communiqué sont issues d’un livre blanc réalisé par Markess pour DocuWare et s’appuient sur deux programmes de recherche continue développés par Markess by exægis, l’un dédié à la digitalisation des processus documentaires et métiers, l’autre au digital RH. Des entretiens réguliers auprès de décideurs métiers et informatiques au sein d’entreprises et organismes du secteur public viennent alimenter ces programmes.