Numériser, sauvegarder, récupérer et déclencher des workflows
Des workflows numériques ainsi que des dossiers électroniques personnalisés ont été créés. La solution a été déployée dans quatre services sur une période de douze semaines. Le personnel a été formé à scanner, indexer et classer d’anciens documents papier et à importer les nouveaux dossiers par voie électronique directement dans DocuWare.
« Au fur et à mesure qu’un nouveau service adoptait la solution, nous nous sommes rendus compte que nous étions en train de créer un groupe d’utilisateurs DocuWare en interne qui pouvaient aider les autres services dans le processus », explique Ray Hoyt, chef de projet pour Tillamook Bay Community College.
Les services en ont immédiatement ressenti les bénéfices. L’efficacité a augmenté car l’ensemble des documents (fichiers de paie, conventions de dotation, documents relatifs aux aides financières, etc.) était classé de façon sécurisée et accessible au personnel autorisé, à des fins de vérification, de récupération et de partage ou pour déclencher des workflows.
DocuWare était suffisamment utilisable dans les autres services
TBCC souhaitait fournir à ses enseignants un programme et des lignes directrices standardisées : la solution DocuWare a été adaptée pour répondre à ces exigences. L’établissement a ainsi évité de travailler à la mise en œuvre d’une solution séparée et a économisé 40 000 dollars.
Grâce à DocuWare, le service chargé de l’éducation profitait de la flexibilité d’archiver les programmes actuels et dépassés de sorte à garder le lien entre les anciens étudiants et les anciens programmes. La nouvelle initiative commune à l’ensemble de l’établissement consistant à améliorer le soutien aux étudiants a été rendue possible grâce au partage électronique des informations entre les services des étudiants, des aides financières, des inscriptions et des conseillers pédagogiques.
La dématérialisation s’est effectuée plus vite que prévu
La solution DocuWare, déployée de manière personnalisée et échelonnée, a très bien fonctionné pour tous les services concernés. « Nous pensions que le déplacement de nos documents dans DocuWare serait un long processus, mais avec la possibilité de personnaliser notre approche, nous avons dépassé notre objectif de documents à dématérialiser sur cinq ans dès la troisième année, ce qui représente une amélioration de 332 % ! Tout le monde était vraiment content », affirme Ray Hoyt.
