Auparavant, la société devait faire face à un grand nombre de documents papier (procédures, annexes, instructions, etc.) qui étaient imprimés et circulaient au format papier entre les différents départements.

Ces aller-retours incessants entre les différents bureaux freinaient les circuits de validation et engendraient des risques importants, liés à la destruction, à la perte et au vol de données.

D’autre part, les documents qualité étaient également soumis à de nombreuses mises à jour et à des ajouts de commentaires et d’annotations sur les versions papier par les personnes impliquées dans leur validation. Il en résultait une perte de traçabilité au niveau du suivi des versions.

Pour toutes ces raisons, le recours à une solution de GED associée à des workflows devenait capital, afin de gagner en fluidité, en traçabilité, et afin de se conformer au strict respect des normes et des processus qualité en vue des audits.

La solution DocuWare a ainsi permis d’archiver et de centraliser les documents dans un espace unique. Les collaboratrices et collaborateurs ne perdent désormais plus de temps à rechercher les dernières versions des documents, qui sont placés en sécurité dans les deux armoires numériques créées en consultation et en mise à jour. 

L’utilisation des workflows a ainsi permis d’apporter un meilleur suivi, davantage de réactivité et une traçabilité accrue sur les documents, avec l’apport d’annotations et de commentaires pour les mises à jour de versions. La possibilité de les modifier via le Desktop Apps est également un atout supplémentaire.

Les employés reçoivent des notifications par email sur les dernières mises à jour et peuvent suivre plus facilement les modifications opérées sur les documents. Ainsi, ils sont sûrs de travailler sur la dernière version de ceux-ci.

Enfin, les circuits de validation sont désormais plus rapides et plus fluides, les documents papier ne s’empilent plus dans les bureaux en attente d’un traitement manuel. 

Les processus d’approbation sont opérationnels aussi bien sur site, qu’en mobilité ou en télétravail.

La société est plus sereine pour les audits qualité en ayant la possibilité de montrer aux auditeurs qu’elle centralise les documents dans des armoires sécurisées et qu’elle travaille avec les dernières versions des documents.  

La réussite de ce projet tient en grande partie à la réactivité et à la disponibilité du distributeur partenaire DocuWare, qui a toujours su répondre présent pour accompagner les équipes dans le paramétrage et la prise en main de l’outil.

« Cet accompagnement local est indispensable dans la mise en place d’un tel type de projet », précise TECHNA. « “Nous avons toujours pu compter sur la présence du partenaire distributeur DocuWare, avec l’assurance que tout fonctionnera comme attendu » ajoute l’entreprise.

Très satisfaite de l’outil, la direction envisage désormais d’étendre le périmètre de la GED aux processus ventes dans leur ensemble, afin de tendre à terme vers le zéro papier.