El flujo de trabajo digital garantiza la máxima seguridad en la producción
Los protocolos de producción, que describen detalladamente el proceso de fabricación, se crean en el sistema de gestión de farmacias y contienen los términos de clasificación pertinentes para cada preparado, como el número de lote, la fecha de fabricación, los ingredientes activos o el procesador. En el proceso del archivado, DocuWare registra estas especificaciones como términos de índice y las utiliza como parámetros centrales en el posterior flujo de trabajo para el control de una correcta producción. Un primer control se lleva a cabo por el gerente de producción, un segundo por el departamento de control de calidad. Si este último también confirma la idoneidad de la sustancia fabricada con un sello electrónico, el empleado competente se encarga de la autorización final. Así se garantiza la seguridad del preparado fabricado. De esta manera, surgen diariamente 50 protocolos con varios cientos de páginas. A ellos se suman los resultados de pruebas sobre las condiciones de producción microbiológicas en la cámara estéril. Además, en la central de Berlín se elaboran documentos administrativos comerciales derivados del procesamiento, la tramitación del pedido y la contabilidad.
Por razones de protección de datos, estos documentos se almacenan y procesan en un archivo independiente y separado de la información sobre pacientes y productos del centro de producción de Donauwörth.
Ampliación para añadir flujos de trabajo móviles
Debido a esta buena experiencia, la empresa continúa identificando nuevas áreas de aplicación para la gestión documental digital, por ejemplo, en el ámbito de la «movilidad». El objetivo es definir flujos de trabajo para llevar a cabo procesos de aprobación controlados por sello en cualquier momento y desde cualquier lugar, a través de dispositivos móviles. De este modo, se garantizaría la entrega a tiempo de los preparados urgentes. También hay margen de optimización en el ámbito de la documentación de producción y la documentación complementaria sobre las condiciones de la cámara estéril, el denominado diario de laboratorio. Actualmente aún se registran muchos parámetros en papel. El desarrollo de un formulario digital y su vinculación con los protocolos de producción está, por lo tanto, pendiente en la lista de tareas de la dirección.
