Casos de éxito: Producción

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Para recibir el pago en cuanto antes, es preciso reducir el tiempo entre la entrega del producto y la emisión de la factura. Maheso, especialista en productos congelados, ha mejorado significativamente su liquidez gracias a una solución de captura digital.

Maheso dispone de una moderna flota de vehículos frigoríficos. Sin embargo, debido a su extensa red de ventas, cuenta también con 40 proveedores externos de servicios de logística. La mayoría de estos proveedores utiliza sus propias notas de entrega, en las cuales los clientes de Maheso confirman la recepción de los productos. En el pasado, solo se registraba de manera electrónica una pequeña parte de las notas de entrega que los transportistas devolvían a Maheso – cada semana varios miles de documentos – mientras que la mayoría de ellos se archivaba en carpetas físicas. De cara al crecimiento del negocio, la solución digital existente era poco funcional, así como demasiado cara y sujeta a errores. Para poder emitir una factura, los recibos de entrega tienen controlarse de antemano. Este proceso antes resultaba costoso y requería mucho tiempo, igual como la tramitación de las posibles reclamaciones por parte del destinatario de la mercancía. Con el objetivo de acelerar la emisión de facturas, y con ello mejorar la liquidez de la empresa, se buscó una solución digital que fuese segura, flexible y eficaz. Al final, la exitosa instalación piloto resultó decisiva a la hora de elegir DocuWare. Los motivos de la decisión fueron no solo la gran funcionalidad, sino también la eficiente colaboración con el Partner de DocuWare.

País:
España
Sector industrial:
Producción
Departamento:
Contabilidad |Administración
Implementación:
On-Premises
Integration:
Microsoft Dynamics AX

Hoy día, la solución de DocuWare nos ayuda a reducir casi a la mitad el tiempo que antes necesitábamos para registrar y comprobar el recibo de entrega, hasta la emisión de la factura. Además, el archivador de DocuWare pone a nuestro alcance una tecnología avanzada de ECM con la que podremos optimizar otros procesos empresariales en los próximos años.

Emilio Mira
Responsable de Administración Comercial, Maheso, Montcada i Reixac (Barcelona), España

Automatización completa

Hoy, todas las notas de entrega, con diferentes tipos de papeles y calidades de impresión, se digitalizan con un potente escáner documental. A continuación, DocuWare captura mediante OCR los correspondientes datos de índice desde los documentos no estructurados, asigna las notas de entrega a los pedidos existentes del sistema ERP, y finalmente archiva todo en el repositorio central de documentos. Desde un punto de vista funcional, DocuWare consigue un porcentaje de indexación por OCR de prácticamente el 100%, por lo que hay que realizar modificaciones manuales solo en contadas excepciones. Asimismo, el módulo de DocuWare Smart Connect permitió, sin necesidad de programación, integrar un botón en la interfaz de usuario de Microsoft Dynamics AX. De esta forma, un usuario de Dynamics puede acceder al archivador DocuWare sin tener que salir del programa.

Sin más errores en la facturación

A diferencia de antes, hoy en día se digitalizan, clasifican y archivan todas las notas de entrega confirmadas, no solo de la propia flota de vehículos, sino también de los proveedores externos de servicios de logística. En este sentido, no importa si dichos documentos se devuelven en papel o formato electrónico, es decir, por fax o como adjunto de un correo electrónico. Antes de emitir la factura, se comprueba la existencia del correspondiente recibo de entrega. Si falta algo, la discrepancia se aclara con el proveedor de servicios de logística. De esta manera, ya no hay más casos de clientes enfadados por facturas erróneas. En cuanto a las reclamaciones de los clientes por la no recepción de productos, el acceso digital directo al archivador de las notas de entrega también permite solucionar estos problemas lo antes posible. La solución de DocuWare ha ayudado a Maheso a reducir casi a la mitad el tiempo que antes se necesitaba para registrar y comprobar la nota de entrega hasta la emisión de la factura. Todo el proceso no solo es más eficiente y transparente ahora, sino que también cuenta con una gran aceptación por parte de los empleados, que se liberan de unas actividades rutinarias y de búsqueda que requerían mucho tiempo.

Gracias a DocuWare podemos comprobar la existencia del correspondiente recibo de entrega antes de emitir cualquier factura. De esta manera, una emisión de facturas erróneas y clientes enfadados quedan prácticamente descartados.
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