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Casos de éxito: Producción

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Para la empresa, la transformación digital de los procesos empresariales con soluciones innovadoras de tecnología de la información representa un reto y una gran oportunidad al mismo tiempo. Con DocuWare Cloud, el grupo textil dispone de una plataforma con garantía de futuro para la gestión del contenido empresarial.

Muy pocas compañías han demostrado su instinto para captar tendencias de forma tan convincente como la inventora de los pantalones vaqueros Levi Strauss. Para esta empresa del ámbito textil, la transformación digital representa un reto y una oportunidad al mismo tiempo. Para satisfacer los deseos del grupo de clientes orientado a Internet y al estilo de vida moderno y atender al mismo tiempo a las exigencias del mundo empresarial digital, Levi Strauss está experimentando una profunda transformación, también en Alemania. Los cambios incluyen tanto nuevas estructuras organizativas que reflejan la orientación global del Grupo como la implementación de nuevas soluciones informáticas. Ejemplos concre-tos son la centralización de la gestión de pedidos (order to cash/OTC) en un centro de servicio eu¬ropeo, la introducción de SAP o la instalación de modernísimos equipos multifunción de Samsung en las 44 tiendas y showrooms Levi en toda Alemania.

DocuWare se implementó en 2010 en el marco de un proyecto piloto en el departamento OTC de Fráncfort. A lo largo de los años se habían acumulado cantidades enormes de documentos, como p. ej. documentación de entrega, facturas o impresos de devolución, que en adelante deberían ser gestionados de forma digital. 

País:
Alemania
Sector industrial:
Producción
Departamento:
Servicio al Cliente |Procesamiento de pedidos
Implementación:
Cloud

Con la instalación de impresoras multifunción en todas las sucursales alemanas de Levi Strauss en el marco de un contrato "todo incluido" con gestión integral del parque de equipos hemos alcanzado un porcentaje de reducción de costes de dos dígitos.Optimizamos los procesos empresariales mediante la digitalización tanto en la central de la empresa en Fráncfort como de forma descentralizada en las tiendas minoristas y showrooms.

Ralf Mech
Facility & EHS Manager Central Europe, Levi Strauss Germany, Fráncfort / Alemania

Además de un aumento de la eficiencia en el procesamiento, se dio especial importancia a la sostenibilidad. Una vez finalizada con éxito la implementación, incluida la digitalización completa de los documentos antiguos, la empresa decidió en 2015 deslocalizar el procesamiento de pedidos instaurando un centro de servicio centralizado para toda Europa. Ante esta nueva situación se sustituyó la instalación de DocuWare que hasta entonces se gestionaba localmente por una solución en la nube, con vistas a alcanzar un mayor ahorro a largo plazo. El objetivo era que ante todo los emplea-dos del servicio de atención al cliente del nuevo centro de servicio, así como los empleados de Fráncfort, pudieran acceder rápidamente a los documentos de pedidos digitalizados.

Migración a la nube sin problemas

El volumen de datos acumulado en el transcurso de cinco años, que superaba ya los 120 GBytes, fue migrado al sistema DocuWare Cloud. Desde 2015, los documentos en papel se digitalizan a través de los equipos láser multifunción de Samsung con los que están equipadas todas las sucursales de Levi Strauss en Alemania. En la sede central de la compañía en Fráncfort, los empleados del departamento OTC disponen de equipos de alta gama con pantalla táctil LCD en color de 10,1 pulgadas que facilitan la asignación automática de palabras clave y el archivado de grandes cantidades de documentos.

Según Ralf Mech, Facility & EHS (Environmental, Health, Safety) Manager Central Europe de Levi Strauss y coordinador responsable de los proyectos de instalación de Samsung y DocuWare, el nuevo concepto refleja la transición de una infraestructura basada en componentes a una orientada a soluciones. La incorporación de impresoras multifunción de Samsung en todas las sucursales de Levi Strauss de Alemania en el marco de un contrato "todo incluido", que abarca la gestión completa del parque de equipos, aporta en comparación con la antigua infraestructura heterogénea una reducción de costes del orden de dos puntos porcentuales, pero también muchas otras ventajas. Por ejemplo, gracias a la gran facilidad de integración de DocuWare, podemos disponer, no solo en las oficinas centrales de Fráncfort, sino también en las tiendas y espacios de venta, de muchas funciones nuevas para optimizar los procesos empresariales, que iremos poniendo en práctica sucesivamente.

Transparencia garantizada

La solución DocuWare Cloud se encuentra todavía en la fase piloto como implementación de ECM y se mantendrá por el momento limitada al uso dentro del departamento OTC. A largo plazo está previsto implantar la solución de gestión documental en otras divisiones de la empresa dentro de Alemania. En este contexto, cabe imaginar tanto una integración en SAP como la interconexión de otras sucursales de todo el mundo.

Los empleados de Fráncfort y sus compañeros del centro de servicio europeo pueden acceder en todo momento al archivador central de documentos y coordinar las fases de procesamiento de forma transparente.
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