POSTEINGANG AUTOMATISIEREN

Automatisieren Sie Ihren Posteingang mit smarten Workflows

Eingehende Briefpost stapelt sich und muss manuell verarbeitet werden? Mit DocuWare können Sie Ihren Posteingang digitalisieren, Dokumente automatisiert erfassen und smarte Workflows für die weitere Verarbeitung nutzen.

Smarte Workflows & KI-Funktionen für effiziente Abläufe
Präzise Datenerfassung mit moderner OCR
GoBD-konform & ISO-zertifiziert

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Mit Docuware verarbeiten Sie Ihre Dokumente automatisiert und digital.

40 %
Zeitersparnis

durch das automatisieren von Routineaufgaben mit digitalisierten Prozessen.

70 %
Reduzierung

der Durchlaufzeiten dank abteilungsübergreifender Workflows.

95 %
Digitalisierung

des Posteingangs und der weiteren Bearbeitung der eingegangenen Dokumente.

So smart kann Ihr Posteingang sein

Mit DocuWare digitalisieren und automatisieren Sie vollständig Ihren gesamten Posteingang - ob Briefpost, E-Mail, Fax oder Upload - und minimieren manuelle Arbeitsschritte sowie Fehlerquellen mit Hilfe von KI.

Erfassung & Ablage

Extraktion der Inhalte

Weiterleitung & Verteilung

Archivierung

Ob Papierpost, E-Mail, Fax oder digitale Uploads – alle Eingangsdokumente werden zentral gesammelt. Physische Post wird per Scan digitalisiert, Dokumentenstapel werden automatisch wieder getrennt und als PDF in das System überführt.

DocuWare ordnet die Dokumente basierend auf ihrem Inhalt, ihren Eigenschaften oder Merkmalen den passenden Dokumentenklassen zu. Dafür können Sie mit vordefinierte Dokumentenklassen arbeiten oder auch mit individuellen, auf Ihren Bedarf zugeschnittenen.

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Relevante Metadaten wie Absender, Kundennummer oder Rechnungsbetrag werden automatisch extrahiert.

Die KI liefert beim Auslesen von Dokumentinhalten auch in schwierigen Fällen beste Ergebnisse, wie:

Verschmutzte oder verknitterte Dokumente
Inhalte aus komplexen Tabellen, z.B. Rechnungspositionen
Inhalte aus unterschiedlich aufgebauten Dokumenten, z.B. Verträge
Handgeschriebene Inhalte, z.B. Papierformulare

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Auf Basis des Dokumenttyps und der extrahierten Inhalte – alles wird in Form von Indexwerten an DocuWare übergeben – wird für jedes Dokument der passende Prozess in DocuWare ausgelöst.

Rechnungen gehen in die Buchhaltung und der Freigabeworkflow startet, Verträge werden an die jeweilige Fachabteilung und die Rechtsabteilung für den Prüfungsworkflow übergeben - inklusive Vertretungsregeln und Benachrichtigungen. Einfache Post wird dem Adressaten in einer Posteingangsliste in DocuWare angezeigt.

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Nach Bearbeitung werden die Dokumente revisionssicher archiviert – durchsuchbar, vollständig indexiert und jederzeit abrufbar. Mitarbeitende haben jederzeit Zugriff auf wichtige Dokumente, um ihre Projekte voranzutreiben. Die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen ist automatisch gewährleistet.

DocuWare schützt alle Ihre wichtigen Dokumente vor Verlust, Diebstahl und Gefahren und unterstützt Sie bei der einfachen Umsetzung von Compliance-Richtlinien. Wichtige Geschäftsinformationen sind jederzeit verfügbar und revisionssicher gespeichert.

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Profitieren Sie von einem digitalen Posteingang

Tägliche Herausforderungen

Zeitraubende Routineaufgaben Manuelle Verarbeitung eingehender Post und administrativer Aufwand bremsen Mitarbeitende aus und kosten viel Zeit.

Mangelnde Transparenz Fehlende Informationen und Status-Updates verzögern interne und externe Prozesse.

Non-Compliance-Risiken GoBD-Konformität und Datenschutz sind nicht durchgängig gewährleistet.

Steigende Kosten Papierbasierte, nicht digitalisierte Bearbeitungsprozesse verbrauchen viele Ressourcen.

Ihr Posteingang mit DocuWare

Schnellere Postverarbeitung Dokumente werden direkt im Eingang digitalisiert und automatisch verteilt, ohne manuelle Zwischenschritte.

Transparenz und Nachvollziehbarkeit Jeder Bearbeitungsschritt wird systemseitig protokolliert. Das sichert Compliance und erfolgreiche Audits.

Datensicherheit GoBD-konforme Aufbewahrung aller Daten sowie Unterstützung bei der einfachen Umsetzung von Compliance-Richtlinien.

Kosten- und Ressourceneffizienz Weniger Porto, weniger Papierhandling, weniger Archivaufwand – bei gleichem oder besserem Ergebnis.

Ihre Vorteile mit DocuWare

37+ Jahre Erfahrung

Profitieren Sie von unserer langjährigen Erfahrung im Bereich DMS. Seit 37 Jahren vertrauen uns unsere Kunden bei ihren Geschäftsprozessen und heute arbeiten mehr als 20.000 Kunden täglich mit DocuWare.

Compliance & Sicherheit

Mit DocuWare erfüllen Sie die gesetzlichen Anforderungen und Branchenregeln. Ob GoBD, DSGVO, CSA, SOC, HIPAA, SOX, NIST oder andere Richtlinien.

Modernste Technologie

DocuWare ist Marktführer bei Cloud-basierter Software und mittlerweile in fast allen Ländern der Welt im Einsatz. Mit dem DocuWare AI Hub festigt DocuWare seine Spitzenposition im Bereich KI-gestützter Innovationen.

Zertifiziert & Ausgezeichnet

DocuWare wird regelmäßig durch unabhängige Institutionen geprüft und zertifiziert, welche sowohl die Sicherheit als auch die Prozesse im Blick haben.

24/5 Support

Wir sind für Sie da! DocuWare bietet weltweiten 24 Stunden Support an 5 Tagen der Woche, um Unterstützung beigeschäftskritischen technischen Problemen zu erhalten.

All-in-one Lösung

Mit DocuWare beseitigen Sie Insellösungen. So haben Sie eine All-in-one Lösung zur Digitalisierung, Automatisierung und Transformation Ihrer wichtigsten Geschäftsprozesse.

Bereits in 500+ Systeme integriert

DocuWare ist dafür gemacht, mit Ihrem IT-System zusammenzuarbeiten. Mit über 500 Integrationen in verschiedene CRM-, ERP- und HR-Systeme, E-Mail-Programme, Team-Portale oder auch individuell entwickelte Fachanwendungen spricht unser Erfolg für sich.

Mit DocuWare haben wir einen großen Schritt in Richtung Prozessdigitalisierung gemacht. Die Rechnungsbearbeitung ist jetzt schneller, einheitlicher und transparenter. Ein besonderer Vorteil ist die Möglichkeit für Ehrenamtliche, die Rechnungen zu prüfen und freizugeben, ohne dafür ins Pastoralbüro oder eine andere Einrichtung kommen zu müssen. Über die komfortable Suchfunktion kann auf die archivierten Belege zugegriffen werden.

Durch den DMS-Einsatz konnten wir unsere Arbeitsprozesse auf einfachste Weise digitalisieren. Über eine überaus benutzerfreundliche Oberfläche kann jeder Anwender seine Arbeit unkompliziert erledigen. Die Einarbeitung dauert selten länger als zehn Minuten und bringt uns langfristig vielfältige Vorteile.

Im Rechnungseingangsprozess hat uns das DMS neben Zeitersparnis und Übersichtlichkeit auch Transparenz gebracht, sodass ich sofort sehen kann, wo ein Prozess hakt. Es bleiben keine Rechnungen mehr liegen und gesuchte Dokumente sind sofort auffindbar. Im Personal- und im für uns besonders wichtigen Security-Bereich steuern wir immer mehr Abläufe mit komfortablen Workflows.

Die Workflows mit DocuWare sind cool. Man kann damit eine klare Struktur schaffen und super zusammenarbeiten. Ausgangsrechnungen bearbeite ich oft als Parallelaufgabe gemeinsam mit einem Kollegen. Ich erzeuge in unserem Warenwirtschaftssystem die Rechnung, er bearbeitet die zugehörigen Unterlagen und sobald er bestätigt hat, geht die Rechnung raus in den Workflow zur Prüfung.

Früher war nicht einfach zu beantworten, wo sich ein Reparaturauftrag gerade befand. Heute schaue ich ins System und kann genau sagen, in welcher Abteilung ein Auftrag gerade bearbeitet wird. Der Workflow überwindet die Abteilungsgrenzen und macht den Prozess transparent. Die Durchlaufzeiten sind um bis zu 70 Prozent gesunken.