Kommunen_Solution

Die Lösung für Rechnungsverarbeitung in Ihrer Kommunalverwaltung

Rechnungen elektronisch verarbeiten und archivieren mit DocuWare

Machen Sie sich die Umsetzung der E-Rechnungs-Verordnung und der Neuregelung des § 2 b UStG leicht. Erfassen Sie alle Rechnungsformate mühelos digital, automatisieren Sie das Prüf- und Anordnungsverfahren und sichern Sie die Belege rechtskonform in einem einfach durchsuchbaren Archiv.

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Intelligente Indexierung

Rechnungsdaten automatisiert erfassen

Im ersten Schritt liest DocuWare Rechnungsdaten wie Lieferant, Datum und Beträge selbstständig aus jeder Rechnung (gescanntes Papier, E-Mail-Anhang, XML) aus. Die intelligente Indexierung auf Basis maschinellen Lernens erspart Sachbearbeitern manuelle Dateneingaben unabhängig davon, ob Rechnungen elektronisch oder mit der Post im Rathaus eintreffen.
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Schneller Dienstweg

Rechnungen digital prüfen und freigeben

Über einen digitalen Workflow erhalten Bürgermeister, Amtsleiter und Sachbearbeiter die Rechnungen umgehend zur Mitzeichnung, Prüfung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit und Freigabe. Auch Außenstellen wie Schulen und Kindergärten oder externe Planungsbüros werden direkt in die Prüfung eingebunden, wodurch Transport- und Liegezeiten und damit verbundene Mahngebühren entfallen.
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Digitale Signatur

Auszahlungsanordnung unterschreiben

Erstellen Sie die Auszahlungsanordnung in Ihrem gewohnten Fachverfahren, legen sie direkt mit der Rechnung ab und signieren sie mit der einfachen oder qualifizierten Signatur. Wir bieten Ihnen eine innovative und eIDAS-konforme Lösung, ganz ohne Kartenlesegerät und Signaturkarte.
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DocuWare für Kommunen Rechnungsverarbeitung

Ihr idealer Start in die Digitalisierung

DocuWare für Kommunen lässt sich in wenigen Tagen implementieren und dank der intuitiven Benutzerführung ohne hohen Schulungsaufwand in den laufenden Betrieb übernehmen.

Profitieren Sie unmittelbar von allen Vorteilen der elektronischen Rechnungsverarbeitung:

  • Automatische Erfassung der Daten beim Scannen und Importieren
  • Durchgängig digitaler Dienstweg vom Posteingang bis zum Buchen
  • Digitale Signatur auf Auszahlungsanordnungen aus jedem Fachverfahren
  • GoBD-konforme Aufbewahrung aller gängigen Rechnungsformate

Umfassender Mehrwert für Ihre Verwaltung

Digitale Rechnungsverarbeitung nimmt pro Rechnung rund 80 % weniger Zeit in Anspruch als die papierbasierte und unterstützt Verwaltungsmitarbeiter durch sichere, produktive Abläufe.
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Rechtskonformes Archiv

Alle Rechnungen sind gemäß den Anforderungen der GoBD gespeichert, an die Kommunen durch die Neuregelung des § 2b UStG spätestens ab 2021 gebunden sind — sofern sie keine hoheitlichen Leistungen erbringen.

Strukturierte Ablage

Strukturierte Ablage

Führen Sie, wenn Sie möchten, den Aktenplan ohne Mehraufwand ein: Die intelligent indexierten Belege lassen sich gleichzeitig über frei definierbare Ordnerstrukturen abbilden und wiederfinden.

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Flexible Recherche

Geben Sie eine Haushaltsposition oder ein Aktenzeichen ein oder kombinieren Sie Suchbegriffe, wie etwa einen Lieferant und ein Datum. Die ermittelten Informationen stehen sofort für schnelle Auskünfte zur Verfügung.

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Transparenz und Vollständigkeit

Sämtliche Belege zur Rechnungsprüfung lassen sich mit wenigen Klicks zusammenstellen. Digitale Bearbeitungsstempel auf den Dokumenten machen jeden Vorgang leicht nachvollziehbar.

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Hohe Wirtschaftlichkeit

Sparen Sie die Kosten für Aktenordner, Archivräume, Ausdrucke und Kopien und wirtschaften Sie mithilfe von E-Akten und digitalen Workflows effizient und nachhaltig.

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Reibungslose Zusammenarbeit

Sichten, prüfen und kommentieren Sie Belege an jedem Desktop-PC, Tablet oder Smartphone, leiten sie automatisch weiter und beteiligen Außenstellen oder externe Planungsbüros ganz unkompliziert.

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Voller Datenschutz

Erfüllen Sie dank digitaler Schutzmechanismen wie Zugriffsberechtigungen bis auf Dokumentebene die Anforderungen der DSGVO.

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Einfach erweiterbare Lösung

Modernisieren Sie Verwaltungsprozesse in weiteren Bereichen wie Bau- oder Hauptamt ohne hohe Zusatzkosten.

Web-Demo vereinbaren

Für DocuWare sprach im Vergleich zu anderen Systemen vor allem die Anwenderfreundlichkeit. Sowohl die Ablage als auch das Auffinden oder Weitersenden der Dokumente ist äußerst unkompliziert. Jeder kann das sehr schnell lernen.

Uwe Schlüsselburg
Sachbearbeiter, Gemeinde Ostrhauderfehn

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