Fragen & Antworten zum DocuWare Partnerportal

Wir stellen auf ein neues Tool um, das es uns ermöglicht, Innovationen und Änderungen in unseren Partnermodellen schnell umzusetzen, damit Ihr Geschäft mit DocuWare so reibungslos wie möglich verläuft.

• Das Partnerportal ist Ihre zentrale Anlaufstelle für Geschäfte mit DocuWare.
• Während der Open-Beta-Phase können Sie entweder Mein Business oder das Partnerportal nutzen.
• Nach der Open-Beta-Phase wird das Partnerportal Mein Business vollständig ablösen; wir halten Sie auf dem Laufenden, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

• Ihre Anmeldemethode ändert sich nicht im Vergleich zu Mein Business - melden Sie sich mit Ihrer DocuWare ID an.
• Sie müssen mit Ihrem Hauptunternehmen in unserem System verbunden sein; Ihr Unternehmensadministrator verwaltet dies.
• Sollten Sie nicht auf das Portal zugreifen können, wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator, um sicherzustellen, dass Sie der richtigen Hauptfirma zugeordnet sind.
• Rollout-Zugang:
  • Closed Beta: Sie erhalten den Log in-Link per E-Mail.
  • Open Beta: Ein Link wird in Mein Business verfügbar sein.
  • Nach der vollständigen Umstellung: Die Anmeldung für das Partnerportal wird dort angezeigt, wo Sie heute auf Mein Business zugreifen.

• Nein - Mein Konto ist von der ersten Version nicht betroffen.
• Alle aktuellen Funktionen von Mein Konto bleiben wie gewohnt verfügbar.

• Während der Beta-Phase sind einige Unterschiede zu erwarten.
• Das Portal verwendet jetzt ein Einzelunternehmens-Zugriffsmodell: Jeder Kontakt ist mit einem Hauptunternehmen verknüpft, und die Sichtbarkeit ist auf die Kundendaten für dieses Unternehmen beschränkt.
• Kundendatensätze, die zuvor durch gemeinsame Sichtrechte oder zusätzliche Unternehmensbeziehungen sichtbar waren, werden nicht mehr angezeigt.
• Wenn wichtige Kunden fehlen, wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator, um die Zuordnung zu Ihrem Hauptunternehmen zu bestätigen.

• Sie möchten Ihr Hauptunternehmen wechseln? Senden Sie eine E-Mail an data.administration@docuware.com.
• Die Anfrage kann von Ihnen oder Ihrem Unternehmensadministrator gesendet werden; eine Überprüfung kann erforderlich sein.

• Machen Sie das neue Partnerportal zu Ihrem primären Arbeitsbereich für die Zukunft. Die meisten Funktionen sind bereits verfügbar. Wenn eine Aufgabe noch nicht unterstützt wird, können Sie sie über das Portal in Mein Business erledigen.
• Teilen Sie während der offenen Beta-Phase Ihr Feedback direkt im Portal mit - Ihr Input wird in zukünftige Verbesserungen einfließen und diese beeinflussen.

• Übersichtlichere Pipelines und Statusaktualisierungen für Leads und Opportunities
• Konsolidierte Kontoansichten und optimierte Workflows für die Kundenverwaltung
• Geführtes Onboarding, um neuen Teammitgliedern eine schnelle Einarbeitung zu ermöglichen
• Volltextsuche zum schnellen Auffinden von Ressourcen
• Personalisierte Inhalte - legen Sie Ihren Fokus in Ihrem Profil fest, um relevante Updates und Empfehlungen zu erhalten

• Wenden Sie sich zur Bestätigung an den Administrator Ihres Unternehmens:
  • Ihre DocuWare ID ist aktiv.
  • Sie sind dem richtigen Hauptunternehmen zugewiesen.
• Wenn Ihr Hauptunternehmen aktualisiert werden muss, senden Sie eine E-Mail an data.administration@docuware.com (Sie oder Ihr Administrator können dies anfordern).

• Alle wichtigen Vertriebs- und Marketingmaterialien wurden in die Asset Library des neuen Partnerportals übertragen.
• Während der Beta-Phase werden die Ressourcen auf beiden Plattformen, den Marketing & Sales Tools und dem Partnerportal, verfügbar sein. Nach der Beta-Phase wird alles nur noch im neuen Partnerportal zugänglich sein.
• Sie können eine interaktive Tour starten, um zu erfahren, wie Sie die Asset Libary nutzen können.

• Die Medienbibliothek ist direkt über das Navigationsmenü des Partnerportals zugänglich.

• Mit Hilfe von Such- und Filterfunktionen (Kategorie, Dateityp, Sprache, Veröffentlichungsdatum) können Sie schnell relevante Ressourcen finden.

• Mit der Volltextsuche können Sie Dokumente noch schneller auffinden.

Ja, personalisierbare Materialien sind weiterhin verfügbar und können direkt im Portal individualisiert werden. Eine interaktive Tour zeigt Ihnen, wie das funktioniert.

• Sie können eine interaktive Tour starten, um zu erfahren , wie Sie die Asset-Bibliothek nutzen können.

• Außerdem gibt es eine interaktive Tour, bei der Sie erfahren können, wie man Materialien personalisiert.

DocuWare liefert News on Demand: News und Updates erhalten Sie jetzt sofort im Partnerportal. Anders als bisher - als Nachrichten nur per E-Mail oder in festen Abständen verschickt wurden - werden wichtige Ankündigungen und Neuigkeiten direkt in Ihr Portal geliefert, sobald sie veröffentlicht werden.

• Sie können Ihre Präferenzen im Bereich Nachrichten anpassen und auswählen, welche Themen Sie abonnieren möchten. Dies hat Einfluss auf die Länge des PartnerInfo-Newsletters, den Sie erhalten.

• Alle Neuigkeiten sind immer in Ihrem News-Bereich verfügbar.

• Dazu ist es notwendig, dass Sie über eine persönliche DocuWare ID verfügen. Sollten Sie noch keine DocuWare ID haben, bitten Sie Ihren Administrator, Sie in "Mein Konto" einzuladen.
• Während der Beta-Phase können Sie auf den Partnerblog und den "alten" PartnerInfo-Newsletter zugreifen. Nach Juni 2026 erhalten Sie nur noch den neuen ParterInfo-Newsletter.
• Auf den bestehenden Partnerblog können Sie bis Ende Juni 2026 zugreifen - danach sind alle Neuigkeiten in Ihrem Partnerportal verfügbar.

Um den PartnerInfo-Newsletter zu erhalten, benötigen Sie Ihre persönliche DocuWare ID. Wenn Sie noch keine DocuWare ID haben, bitten Sie bitte Ihren Administrator, Sie in „Mein Business“ einzuladen. 

Ausgewählte relevante Nachrichten sind über das Partnerportal zugänglich. Im Abschnitt "News" können Sie frühere Artikel suchen und filtern, um den Zugriff zu erleichtern.

Sie können Ihre Sprache ganz einfach im Menü oben rechts wechseln. Wählen Sie eine von vier Sprachen (Englisch, Französisch, Deutsch, Spanisch).

• Die DocuWare PartnerInfo (Newsletter) wird regelmäßig einmal im Monat erscheinen (wie bisher).
• Viele Neuigkeiten werden bereits früher im Partner-Portal (im Bereich News) verfügbar sein.

• Die neue Reseller Search bietet erweiterte Suchoptionen, darunter Filter für Land, Partnerlevel und Partnerqualifikationen, mit denen Interessenten schnell und einfach relevante DocuWare Partner finden können.

• Google Maps ist integriert. Partner können ihr Firmenlogo und eine Kurzbeschreibung hinzufügen sowie Assets und Videos hochladen, die einem Genehmigungs-Workflow unterliegen.

• Die neue Reseller Search bietet Interessenten mehr Hintergrundinformationen. Die Partner können Beschreibungen hinzufügen und zusätzliche Inhalte wie Broschüren und Zertifikate hochladen, um ihre Kompetenz zu unterstreichen.

• Die neue  Reseller Search zeigt Badges für die Partnerstufe, Diamond Club-Mitglieder und Customer Service Champions an. So können potenzielle Kunden schnell die Kompetenz und die Leistungen eines Partners erkennen.

Nur Administratoren können ein Firmenlogo direkt in das Firmenprofil im Partnerportal hochladen.

Um Ihre Unternehmensdaten zu aktualisieren, melden Sie sich bitte unter Mein Konto an.

• Nur Administratoren können Änderungen an Ihrer Unternehmensbeschreibung hochladen/beantragen. Bitte öffnen Sie dazu das Menü Händlersuche im Partnerportal. Hier können Sie auch Assets und Videos hochladen.

  Bitte beachten Sie: Jede Änderung löst zunächst einen Genehmigungsprozess aus und wird nicht sofort angezeigt.

• Sie können eine interaktive Tour starten, um zu erfahren, wie Sie in der Händlersuche arbeiten.

Ein neuer Standort muss gesondert beantragt werden und erfordert einen entsprechenden Nachweis. Bitte wenden Sie sich an das Team der DocuWare Data Administration unter data.administration@docuware.com.

Die neue DocuWare Reseller-Suche wird im Juni 2026 veröffentlicht. Wir informieren Sie, sobald sie verfügbar ist.

Nur Administratoren können das Unternehmensprofil aktualisieren. Um Informationen zu aktualisieren - wie Adresse, Website, Zahlungsmethode usw. - melden Sie sich bitte unter Mein Konto an. Alle Änderungen, die Sie dort vornehmen, werden automatisch in das Firmenprofil im Partnerportal übernommen.

Um Änderungen an Ihrem Team vorzunehmen (nur für Administratoren), wie das Hinzufügen oder Entfernen von Teammitgliedern, melden Sie sich bitte unter Mein Konto an. Alle Änderungen, die Sie dort vornehmen, werden automatisch in das Firmenprofil im Partnerportal übernommen.

• Jeder Anwender kann in Mein Profil sehen, welche gültigen Zertifikate er besitzt. Dies ist nur ein kurzer Überblick, detaillierte Informationen und die Zertifikate selbst gibt es ausschließlich in der DocuWare Academy.

• Im Unternehmensprofil sehen Sie eine Übersicht über die Zertifikate aller Teammitglieder.

Alle Teammitglieder finden Sie im Firmenprofil. Dort können Sie auch die Teamrechte sowie die Sichtbarkeit der Kundendaten einsehen. 

• Um Details wie Ihre Berufsbezeichnung, Telefonnummer und andere persönliche Informationen zu aktualisieren, gehen Sie bitte zu Mein Konto. Die Aktualisierungen werden automatisch in Mein Profil im Partnerportal übernommen.

• In Mein Profil bitten wir Sie, Ihren Schwerpunkt, Ihre Abteilung, die wichtigsten Branchen , an die Sie verkaufen, und die Lösungen , auf die Sie sich konzentrieren, anzugeben.Durch die Angabe dieser Informationen können wir Ihnen maßgeschneiderte Inhalte liefern, die Ihren Bedürfnissen entsprechen.

Wenn Sie Ihren Fokus in Mein Profil ändern, können wir die Inhalte, Empfehlungen und Mitteilungen, die Sie im Partnerportal erhalten, individuell anpassen.

Wenn Sie z. B. Marketing oder Vertrieb als Schwerpunkt auswählen, werden Ihnen die entsprechenden Ansprechpartner angezeigt und Sie erhalten andere Inhalte.

• Jeder Anwender kann in Mein Profil sehen, welche gültigen Zertifikate er besitzt. Dies ist nur ein kurzer Überblick, detaillierte Informationen und die Zertifikate selbst gibt es ausschließlich in der DocuWare Academy.

• Im Unternehmensprofil sehen Sie eine Übersicht über die Zertifikate aller Teammitglieder.

Sie können Kunden, Verträge, Vertragspositionen und DocuWare Systeme recherchieren und verwalten. Für einen kundenübergreifenden Überblick stehen die Ansichten „Alle Kundenverträge“ und „Alle Vertragspositionen der Kunden“ zur Verfügung.

Sie können eine interaktive Tour starten, um zu erfahren, wie Sie Ihr  Kundenmanagement im Portal meistern können. 

Gehen Sie zu „Alle Kundenverträge“ und filtern Sie nach Enddatum (nächste 30 Tage), um bald auslaufende Verträge zu identifizieren.

Öffnen Sie „Alle Vertragspositionen der Kunden“ und filtern Sie nach Enddatum (nächste 30 Tage), um bald auslaufende Vertragspositionen zu identifizieren.

Wählen Sie unter „Meine Kunden“ den gewünschten Kunden aus.

Bestellung für einen Kunden:

Scrollen Sie zu „Neue Bestellung anfordern“, klicken Sie darauf und füllen Sie das Formular aus.

Bestellung für einen bestimmten Vertrag:

Öffnen Sie den entsprechenden Vertrag, scrollen Sie zu „Neue Bestellung anfordern“, klicken Sie darauf und füllen Sie das Formular aus.

Öffnen Sie unter „Meine Kunden“ den gewünschten Kunden, scrollen Sie zu „Cloud Trial anfordern“ und füllen Sie das Formular aus.

Die Testversion wird in der Regel innerhalb weniger Minuten unter „Zugehörige DocuWare Systeme“ angezeigt.

Das Herunterladen von On-Premise-Lizenzen ist im Partnerportal derzeit noch nicht möglich (voraussichtlich verfügbar ab Sommer). Bitte nutzen Sie in der Zwischenzeit Mein Business für den Download.

Bitte überprüfen Sie Folgendes:

1. Die Datensichtbarkeit ist auf „Alle“ oder „Eigene“ eingestellt. Bei „Eigene“ stellen Sie sicher, dass Sie als Account Manager zugewiesen sind.
2. Ihre Teamrechte sind auf „Administration“ gesetzt, damit Sie Zugriff auf Preise erhalten.
3. Ihr „Hauptunternehmen“ in Mein Business stimmt mit Ihrem zugehörigen Unternehmen im Partnerportal überein.

4. Das Partnerportal unterstützt gleichzeitig die Verbindung zu nur einem Unternehmen. Zusätzliche Firmenbeziehungen in Mein Business werden im neuen Partnerportal nicht berücksichtigt.

Sie sehen offene Leads sowie offene, gewonnene und verlorene Opportunities.

Zusätzlich können Sie neue Leads anlegen, Cloud-Testversionen anfordern, Kundenschutz beantragen und Bestellungen für Opportunities auslösen.

Öffnen Sie den Bereich „Leadmanagement“, klicken Sie oben rechts auf „Neuen Lead registrieren“ und füllen Sie das Formular aus.

Öffnen Sie im Bereich „Leadmanagement“ den gewünschten Lead oder die gewünschte Opportunity, scrollen Sie zu „Cloud Trial anfordern“ und füllen Sie das Formular aus.
Die Testversion wird normalerweise innerhalb weniger Minuten unter „Zugehörige Cloud Trials“ angezeigt.

Nach dem Öffnen der gewünschten Opportunity im Bereich „Leadmanagement“, scrollen Sie zu „Neue Bestellung anfordern“ und füllen Sie das Formular aus.

Gehen Sie zu „Leadmanagement“, wählen Sie die entsprechende Opportunity, scrollen Sie zu „Opportunity - Ihre Aktionen“, setzen Sie „Share with distributor?“ auf „Ja“ und klicken Sie auf „Einreichen“.

Wenn Sie DocuWare Lizenzen über einen Vertriebspartner (anstatt direkt von DocuWare) beziehen, wird das Bestellformular nicht angezeigt. Nutzen Sie in diesem Fall bitte den Bestellprozess des DocuWare Vertriebspartners.

Im Bereich „Leadmanagement“ klicken Sie auf „Neuen Lead erstellen“ und füllen das Formular aus. Aktivieren Sie im oberen Abschnitt die Option „Kundenschutz beantragen“ mit „Ja“ und tragen Sie die zusätzlich benötigten Informationen ein.

Sie haben Zugriff auf die Kunden, Verträge, Vertragspositionen und DocuWare Systeme Ihres Vertriebspartners. Für einen umfassenden, kundenübergreifenden Überblick nutzen Sie die Ansichten „Alle Kundenverträge“ und „Alle Vertragspositionen des Kunden“.

Damit Sie eine Bestellung aufgeben können, müssen Distributoren die Opportunity mit Ihnen teilen. Hierzu ist das in „Wie kann ich eine Opportunity mit meinem Distributor teilen?“ beschriebene Verfahren zu befolgen.

Kundendaten, Verträge und Positionen sind standardmäßig sichtbar, da Sie als Distributor für diese Kunden bereits Bestellungen ausgelöst haben.

Opportunities hingegen betreffen Neugeschäfte und sind daher nur sichtbar, wenn der Händler die Freigabe aktiviert (siehe oben).