Connect to SharePoint

Speichern, indexieren und suchen Sie SharePoint-Dokumente in DocuWare. Binden Sie Ihre wichtigen Geschäftsdokumente in eine intelligente und sichere Büro-Automation ein.

Dokumente langfristig revisionssicher aufbewahren

Revisionssichere Langzeitarchivierung: Zwei Klicks genügen, um Dokumente direkt aus SharePoint in DocuWare zu speichern. Sie können die Dokumente kopieren oder verschieben oder Sie behalten einen Link auf das Dokument in SharePoint

Microsoft SharePoint ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, in Projekten zusammenzuarbeiten, Ideen auszutauschen, zu recherchieren und Informationen zu veröffentlichen. Dabei fallen viele geschäftsrelevante Dokumente an, für die gesetzliche Bestimmungen gelten.

Einmal in DocuWare archiviert, sind Ihre Dokumente aus SharePoint revisionssicher abgelegt. DocuWare gewährleistet:

  • Schutz vor Manipulation. Dokumente sind durch ein umfangreiches Rechtesystem vor unberechtigtem Zugriff geschützt.
  • Verfügbarkeit. Berechtigte Mitarbeiter können jederzeit auf die Dokumente zugreifen.
  • Langfristige Speicherung. Sie legen Dokumente als PDF oder im Originalformat ab. Nach Ablauf einer Aufbewahrungsfrist können sie automatisch gelöcht werden
  • Compliance: Mit DocuWare halten Sie die gesetzlichen Bestimmungen ein und erfüllen die Revisionssicherheit für Dokumente nach HGB/AO und GoBD
  • Bessere Performance. Lagern Sie Dokumente aus SharePoint aus und entlasten den SharePoint Server

Dokumente in DocuWare archivieren — direkt aus Microsoft SharePoint

DocuWare integriert sich nahtlos als eigenes Records Center in Microsoft SharePoint. Es ist damit Bestandteil von Ihrem SharePoint und wird als Speicherort für die Dokumente verwendet.

Der Anwender kann wie gewohnt weiter arbeiten, denn um Dokumente zu archivieren oder in den Archiven von DocuWare zu suchen, müssen Sie SharePoint nicht verlassen.

Neue Möglichkeiten für Geschäftsprozesse

Sobald ein Dokument in DocuWare abgelegt ist, lässt es sich in komplexe, digitale Workflows mit revisionssicherer Ablage und E-Mail-Benachrichtigungen einbinden. Damit können in Microsoft SharePoint erstellte Inhalte wichtige Prozesse auch außerhalb von SharePoint vervollständigen — ohne, dass die Dokumente erst manuell gesucht und per E-Mail versendet werden müssen.

Auch praktisch: Reichen Sie SharePoint- und andere Dokumente in einem sicheren, eigenständigen Archiv zum Beispiel an Steuerprüfer oder andere Dienstleister weiter.

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Regelbasiert ablegen

Übergeben Sie Dokumente mit SharePoints Custom Actions und Custom Policies nach einem definierten Zeitraum an DocuWare und löschen sie bei Bedarf aus SharePoint.

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Manuell ablegen

Einzelne Dokumente archivieren Sie direkt über einen eigenen Befehl in SharePoint. Die Funktion kopiert oder verschiebt das Dokument im Originalformat ins DocuWare-Archiv.

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Eine Suche für alle

Eine Recherche in SharePoint schließt die Suche in DocuWare mit ein. Ein eigener Bereich mit den Treffern aus den Archiven sorgt für perfekte Übersicht.

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Automatisch indexiert

Jedes Dokument, das aus SharePoint archiviert wird, erhält automatisch Indexkriterien. Dies garantiert bei einer Archiv-Recherche beste Treffsicherheit.

So starten Sie mit Connect to SharePoint

Verfügbarkeit

Verwenden Sie DocuWare als lokal installiertes System, steht Ihnen Connect to SharePoint als Zusatzmodul zur Verfügung. Probieren Sie weitere, nützliche Module wie Workflow Manager, DocuWare Forms oder Connect to Outlook aus.

Mehr Informationen

Erfahren Sie mehr über Connect to SharePoint und andere Integrationsmöglichkeiten von DocuWare mit Ihrer Unternehmenssoftware und IT-Infrastruktur im White Paper Integration.