Referenz: Handel / Großhandel

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Die unglaubliche Zahl von 15 Millionen Belegen werden beim Grossisten leverdy jährlich revisionssicher im digitalen Archiv abgelegt und stehen anschließend unternehmensweit zur Verfügung. Ein Workflow steuert gleichzeitig die Rechnungsfreigabe.

Das größte Pressevertriebszentrum Deutschlands steht in Leverkusen und gehört der Firma leverdy. Das Unternehmen zählt zu den bundesweit fünf größten Presse-Grossisten, entstanden aus verschiedenen Fusionen von bereits seit Jahrzehnten am Markt aktiven Firmen. Heute beliefert leverdy täglich etwa 4.700 Verkaufsstellen wie Kioske, Supermärkte, Tankstellen oder auch Bäckereien mit Zeitungen und Zeitschriften – in einem Vertriebsgebiet mit rund 3,9 Millionen Einwohnern und knapp zwei Millionen Haushalten.

Durch die tägliche Auslieferung von bis zu 300.000 Exemplaren von insgesamt 5.600 Zeitschriftentiteln entsteht eine Unmenge an Lieferscheinen bei der Leverkusener Firma, hochgerechnet etwa zehn Millionen Seiten pro Jahr. Hinzu kommen wöchentlich rund 4.600 Einzelhandelsrechnungen, welche per Post, E-Mail oder Fax an die Zeitschriftenhändler verschickt werden, etwa 1.000 Seiten Nachlieferungsscheine und 4.000 bis 5.000 Seiten Sammelrechnungen für Ketten mit mehreren Filialen. Der im Unternehmen separat behandelte Sonntagsmarkt sowie Speditionsabrechnungen und Remissionen von nicht verkauften Zeitschriften produzieren noch mehr aufbewahrungspflichtige Dokumentenarten. Insgesamt häufen sich bei leverdy rund 15 Millionen Dokumente an, die das eingesetzte Warenwirtschaftssystem Phoenix jährlich produziert. Sämtliche Unterlagen muss der Grossist zehn Jahre fürs Finanzamt aufbewahren, aber auch die Abteilung Kundenservice benötigt immer wieder Zugriff auf verschiedene Belege.

Land:
Deutschland
Branche:
Handel / Großhandel
Abteilung:
Kundenservice |Verwaltung |Auftragsverwaltung |Unternehmensübergreifend
Deployment:
On-Premises
Integration:
Phoenix

Durch den DMS-Einsatz haben wir einen vollständig digitalen Workflow unserer Belege implementiert, der Transparenz schafft und für unsere Kunden und Mitarbeiter umfassende Rechercheoptionen bei standortunabhängiger Verfügbarkeit gewährleitstet. Wichtig war uns die einfache und flexible Integration von DocuWare in unsere Business-Anwendungen.

Dr. Frank A. Trotz
Geschäftsführer, leverdy, Leverkusen

Enormes Belegaufkommen digital verwaltet

Die Entscheidung fiel für ein modernes Dokumentenmanagement-System, um das gewaltige Belegaufkommen zu bewältigen. Die Schnittstelle zwischen Phoenix und dem DMS richtete der lokale Installations-Partner dabei ganz einfach mit den DocuWare-Standardtechnologien ein. Schritt für Schritt legte man anschließend digitale Archive für sämtliche Dokumentenarten an. Jedes Archiv ist passwortgeschützt, so dass nur den jeweils Berechtigten Zugriff gewährt wird. Alle in Phoenix erzeugten Dokumente werden heute automatisch indiziert und im zentralen Dokumenten-Pool abgelegt. Das ist auch für die 18 Mitarbeiter der Abteilung Kundenservice eine große Arbeitserleichterung. Mit Hilfe diverser Suchfunktionen haben sie die benötigten Belege innerhalb weniger Sekunden auf dem Bildschirm und können den Kunden am Telefon Auskunft geben. Ebenso kann eine Belegkopie mit wenigen Klicks aus dem Archiv heraus per Mail an einen Kunden weitergeleitet werden. Darüber hinaus sorgt DocuWare für eine Optimierung der benötigten Speicherorte. Mit seinen integrierten Migrationsworkflows werden Dokumentenbestände nach zeitlichen Vorgaben vom operativen und teuren Speicher in kostengünstige Langzeitspeicher übergeben. Dadurch sind die Dokumente mit hohem Zugriff schnell verfügbar, während Altbestände mit geringen Zugriffsraten auf günstige Langzeitspeicher ausgelagert werden.

DMS fördert Prozessautomatisierung

Die Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen organisiert ein digitaler Workflow. Sämtliche Papierrechnungen werden dabei zentral eingescannt und in einer übersichtlichen Eingabemaske klassifiziert, bevor sie an den Workflow übergeben werden. Bei E-Mail-Rechnungen – zum Teil im ZUGFeRD-konformen Standardformat – geht es sogar noch schneller. Diese schicken die Lieferanten direkt an ein dezidiertes Postfach, von wo aus DocuWare die Belege über eine Outlook-Integration automatisch im Archiv ablegt und ebenfalls an den Workflow übergibt. Nach Rechnungsprüfung werden sie in der Buchhaltungssoftware Sage Office Line gebucht. Die Freigabe hat sich dadurch deutlich vereinfacht, Skontoverluste werden vermieden und der Cashflow erhöht. Da die Eingangsrechnungen auf Papier heute kurz nach ihrer Digitalisierung vernichtet werden, konnte leverdy zudem den Platzbedarf für die aufbewahrungspflichtigen Dokumente erheblich reduzieren. Ein in der Nachbarschaft angemietetes Lager wurde nach und nach abgebaut, was auf lange Sicht auch die Mietkosten des Unternehmens reduziert.

Unsere interne IT lobt die extrem geringen Betriebskosten, da Installation, Updates und Fehlerbereinigungen ausschließlich auf dem DocuWare-Server erfolgen. An den Arbeitsplätzen der Mitarbeiter entfallen diese administrativen Arbeiten komplett.“

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