Enormes Belegaufkommen digital verwaltet

Die Entscheidung fiel für ein modernes Dokumentenmanagement-System, um das gewaltige Belegaufkommen zu bewältigen. Die Schnittstelle zwischen Phoenix und dem DMS richtete der lokale Installations-Partner dabei ganz einfach mit den DocuWare-Standardtechnologien ein. Schritt für Schritt legte man anschließend digitale Archive für sämtliche Dokumentenarten an. Jedes Archiv ist passwortgeschützt, so dass nur den jeweils Berechtigten Zugriff gewährt wird. Alle in Phoenix erzeugten Dokumente werden heute automatisch indiziert und im zentralen Dokumenten-Pool abgelegt. Das ist auch für die 18 Mitarbeiter der Abteilung Kundenservice eine große Arbeitserleichterung. Mit Hilfe diverser Suchfunktionen haben sie die benötigten Belege innerhalb weniger Sekunden auf dem Bildschirm und können den Kunden am Telefon Auskunft geben. Ebenso kann eine Belegkopie mit wenigen Klicks aus dem Archiv heraus per Mail an einen Kunden weitergeleitet werden. Darüber hinaus sorgt DocuWare für eine Optimierung der benötigten Speicherorte. Mit seinen integrierten Migrationsworkflows werden Dokumentenbestände nach zeitlichen Vorgaben vom operativen und teuren Speicher in kostengünstige Langzeitspeicher übergeben. Dadurch sind die Dokumente mit hohem Zugriff schnell verfügbar, während Altbestände mit geringen Zugriffsraten auf günstige Langzeitspeicher ausgelagert werden.

DMS fördert Prozessautomatisierung

Die Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen organisiert ein digitaler Workflow. Sämtliche Papierrechnungen werden dabei zentral eingescannt und in einer übersichtlichen Eingabemaske klassifiziert, bevor sie an den Workflow übergeben werden. Bei E-Mail-Rechnungen – zum Teil im ZUGFeRD-konformen Standardformat – geht es sogar noch schneller. Diese schicken die Lieferanten direkt an ein dezidiertes Postfach, von wo aus DocuWare die Belege über eine Outlook-Integration automatisch im Archiv ablegt und ebenfalls an den Workflow übergibt. Nach Rechnungsprüfung werden sie in der Buchhaltungssoftware Sage Office Line gebucht. Die Freigabe hat sich dadurch deutlich vereinfacht, Skontoverluste werden vermieden und der Cashflow erhöht. Da die Eingangsrechnungen auf Papier heute kurz nach ihrer Digitalisierung vernichtet werden, konnte leverdy zudem den Platzbedarf für die aufbewahrungspflichtigen Dokumente erheblich reduzieren. Ein in der Nachbarschaft angemietetes Lager wurde nach und nach abgebaut, was auf lange Sicht auch die Mietkosten des Unternehmens reduziert.