Digitalisierung bietet heute Unternehmen jeder Größe und aller Branchen zahlreiche Vorteile und macht sie wettbewerbsfähig. Nehmen auch Sie an der Digitalisierung teil.
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Lesen Sie um alles über die Aufgaben des Dokumentenmanagements und dessen Vorteile für Ihr Unternehmen zu erfahren.
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Über Technologie
Dokumentenmanagement Enterprise Content Management Workflow Management Ihr Einstieg in die CloudÜber den Arbeitsplatz
Papierloses Büro Eingangsrechnung Digitale Personalakte Arbeitsabläufe automatisieren Compliance-Anforderungen einhaltenErleben Sie die neue Dynamik im Business. Mit digitalem Dokumenten-Management und Software zur Workflow-Automation – zugeschnitten auf die Prozesse, die den Erfolg Ihres Unternehmens ausmachen.
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Papierberge und manuelle Dateneingaben waren gestern. Digitalisieren Sie automatisch jede Rechnung mit intelligenter Indexierung, um sie sicher zu archivieren und sofort abzurufen.
DocuWare ermöglicht es allen Unternehmen, Geschäftsinformationen und -prozesse zu digitalisieren, zu sichern und zu automatisieren. Flexibel einsetzbar und flexibel konfigurierbar passt sich DocuWare perfekt an Ihr Unternehmen an.
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Vorkonfigurierte Cloud-Lösungen
Mit den vorkonfigurierten Lösungen von DocuWare automatisieren Sie zentrale Geschäftsabläufe wie die Rechnungsbearbeitung oder das Onboarding neuer Mitarbeiter innerhalb weniger Tage.
DocuWare bietet Unternehmen jeder Größe und aller Branchen – von der Fertigung und dem Einzelhandel über das Gesundheitswesen bis hin zu Behörden – digitales Dokumenten-Management und automatisierte Workflows.
Empfohlene Referenz
Europas führendem verlagsunabhängigen Brettspiel- und Puzzlehersteller LUDO FACT gelingt mit dem in Microsoft Dynamics NAV integrierten DocuWare-System ein weiterer Schritt in Richtung Digitalisierung.
Über DocuWare
Referenz: Produktion
Finden Sie weitere KundenreferenzenHARIBO, weltweit führender Hersteller von Fruchtgummi, Lakritz- und Schaumzucker-Erzeugnissen, wurde 1920 in Bonn gegründet und beschäftigt heute weltweit 7.000 Mitarbeiter in mehreren Produktions- und Vertriebsstandorten. Neben dem Goldbären als Flaggschiff gehören auch MAOAM, Bären Schmidt und HARIBO Chamallows zur Angebotspalette des Familienunternehmens. Um eine solche Weltmarktstellung zu erhalten, ist es erforderlich, dass in allen Bereichen effektiv gearbeitet wird – der Einsatz eines modernen Dokumentenmanagement-Systems ist für HARIBO unerlässlich.
Ausschlaggebend für die DocuWare-Entscheidung waren vor allem die einfache Integration in das damalige IBM System i (AS/400) und die Fachkompetenz des nahe angesiedelten Systemhauses. Der DocuWare-Partner stand dabei vor einer besonderen Herausforderung: Ein älteres DMS sollte abgelöst und die Migration von mehreren Millionen Dokumenten möglichst problemlos erfolgen. Das Anforderungsprofil an die neue Lösung war klar umrissen: Sämtliche im Unternehmensalltag anfallenden Dokumente, beispielsweise Kundenkorrespondenz, Lieferscheine und Rechnungen, Einkaufs- und Logistikbelege sowie Lohn- und Gehaltsabrechnungen, sollten zentral erfasst werden und berechtigten Mitarbeitern auf Knopfdruck zur Verfügung stehen. Es galt, gewachsene Arbeitsabläufe sinnvoll zu erweitern und zu standardisieren. Weitere Ziele bezogen sich auf den weltweiten Einsatz bei gleichzeitiger Anbindung aller Unternehmensbereiche an das digitale Archiv, eine einfache Daten- und Dokumenten-Übernahme sowie eine automatische Indexierung aller Belege. Ebenso sollte die direkte Verfügbarkeit der archivierten Dokumente aus der ERP-Anwendung sichergestellt werden.
DocuWare ist ein Baustein unserer IT-Strategie, um Softwareanwendungen in den weltweiten Niederlassungen zu harmonisieren, Kosten zu senken und den Erfahrungsaustausch zu vereinfachen. Dank zentralem Dokumenten-Pool und schnelleren Arbeitsabläufen haben unsere Mitarbeiter erheblich mehr Zeit für ihre Kernaufgaben.
Wolfgang Breuer
DMS-Projektleiter, HARIBO, Bonn
Vollautomatische Archivierung tausender Belege täglich
Sukzessive wurden alle Abteilungen auf das neue DMS umgestellt und die Dokumente aus dem Alt-Archiv in DocuWare übertragen. Heute sind Logistik, Produktentwicklung, Ein- und Verkauf, Qualitätssicherung und das gesamte Finanzwesen an das elektronische Unternehmensarchiv angebunden. Ein weiterer wichtiger Einsatzbereich ist die Personalabteilung mit ihren sensiblen Daten. Da DocuWare über einen speziellen Hochsicherheitsmodus verfügt, wird die Lösung auch hier den Anforderungen der IT-Verantwortlichen gerecht. Auch der integrierte Workflow kommt zum Einsatz, hauptsächlich in Produktentwicklung, Marketing, Einkauf, Produktion, Qualitätssicherung und Labor. Arbeitsabläufe werden dadurch deutlich verkürzt. Pro Arbeitstag werden allein in der Bonner Zentrale mehrere tausend Belege elektronisch archiviert, die meisten davon sind mehrseitige Dokumente. Die Ablage von mit der ERP-Lösung erstellten Massendaten – etwa Listen, Auslieferungsbelegen und Ausgangsrechnungen – im zentralen Dokumenten-Pool erfolgte vollautomatisch. DocuWare unterstützt dabei Dutzende von Belegarten. Papierunterlagen werden zentral über drei Hochleistungsscanner erfasst und ebenfalls automatisiert von DocuWare archiviert. Sachbearbeiter können dadurch alle für ihren Bereich wichtigen Daten jederzeit aufrufen und bearbeiten – das umständliche Wühlen in Aktenordnern und lange Wege durch die Abteilungen sind passé.
Büros ohne Aktenberge machen froh!
Der übergreifende Einsatz von DocuWare schafft Synergieeffekte, die sich schnell bemerkbar gemacht haben. Der Nutzen für den einzelnen Mitarbeiter, egal in welchem Unternehmensbereich, liegt auf der Hand, denn langwierige Suchen gibt es nicht mehr. Vielmehr stehen die gewünschten Dokumente heute per Knopfdruck zur Verfügung. Das verbessert verschiedene Arbeitsabläufe im Unternehmen und führt damit zu einer signifikanten Leistungs- und Qualitätssteigerung, beispielsweise in der Kundenbetreuung. Letztendlich entspricht man mit dem DMS-Projekt auch der generellen Verpflichtung von HARIBO, nämlich Prozesse und Konzernabläufe kontinuierlich zu optimieren. Ein weiterer Schritt in Richtung moderner IT war die SAP-Einführung und die nahtlose Anbindung des zentralen Dokumenten-Pools an die kaufmännische Lösung.
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