Vollautomatische Archivierung tausender Belege täglich

Sukzessive wurden alle Abteilungen auf das neue DMS umgestellt und die Dokumente aus dem Alt-Archiv in DocuWare übertragen. Heute sind Logistik, Produktentwicklung, Ein- und Verkauf, Qualitätssicherung und das gesamte Finanzwesen an das elektronische Unternehmensarchiv angebunden. Ein weiterer wichtiger Einsatzbereich ist die Personalabteilung mit ihren sensiblen Daten. Da DocuWare über einen speziellen Hochsicherheitsmodus verfügt, wird die Lösung auch hier den Anforderungen der IT-Verantwortlichen gerecht. Auch der integrierte Workflow kommt zum Einsatz, hauptsächlich in Produktentwicklung, Marketing, Einkauf, Produktion, Qualitätssicherung und Labor. Arbeitsabläufe werden dadurch deutlich verkürzt. Pro Arbeitstag werden allein in der Bonner Zentrale mehrere tausend Belege elektronisch archiviert, die meisten davon sind mehrseitige Dokumente. Die Ablage von mit der ERP-Lösung erstellten Massendaten – etwa Listen, Auslieferungsbelegen und Ausgangsrechnungen – im zentralen Dokumenten-Pool erfolgte vollautomatisch. DocuWare unterstützt dabei Dutzende von Belegarten. Papierunterlagen werden zentral über drei Hochleistungsscanner erfasst und ebenfalls automatisiert von DocuWare archiviert. Sachbearbeiter können dadurch alle für ihren Bereich wichtigen Daten jederzeit aufrufen und bearbeiten – das umständliche Wühlen in Aktenordnern und lange Wege durch die Abteilungen sind passé.

Büros ohne Aktenberge machen froh!

Der übergreifende Einsatz von DocuWare schafft Synergieeffekte, die sich schnell bemerkbar gemacht haben. Der Nutzen für den einzelnen Mitarbeiter, egal in welchem Unternehmensbereich, liegt auf der Hand, denn langwierige Suchen gibt es nicht mehr. Vielmehr stehen die gewünschten Dokumente heute per Knopfdruck zur Verfügung. Das verbessert verschiedene Arbeitsabläufe im Unternehmen und führt damit zu einer signifikanten Leistungs- und Qualitätssteigerung, beispielsweise in der Kundenbetreuung. Letztendlich entspricht man mit dem DMS-Projekt auch der generellen Verpflichtung von HARIBO, nämlich Prozesse und Konzernabläufe kontinuierlich zu optimieren. Ein weiterer Schritt in Richtung moderner IT war die SAP-Einführung und die nahtlose Anbindung des zentralen Dokumenten-Pools an die kaufmännische Lösung.