Durch den Einsatz einer integrierten Dokumentenmanagement-Lösung konnte HARIBO in vielen Niederlassungen rund um den Globus Abläufe effizienter gestalten und den Service verbessern. Sperrige Aktenordner wurden durch direkten Dokumentenzugriff am Bildschirm ersetzt.

HARIBO, weltweit führender Hersteller von Fruchtgummi, Lakritz- und Schaumzucker-Erzeugnissen, wurde 1920 in Bonn gegründet und beschäftigt heute weltweit 7.000 Mitarbeiter in mehreren Produktions- und Vertriebsstandorten. Neben dem Goldbären als Flaggschiff gehören auch MAOAM, Bären Schmidt und HARIBO Chamallows zur Angebotspalette des Familienunternehmens. Um eine solche Weltmarktstellung zu erhalten, ist es erforderlich, dass in allen Bereichen effektiv gearbeitet wird – der Einsatz eines modernen Dokumentenmanagement-Systems ist für HARIBO unerlässlich.

Ausschlaggebend für die DocuWare-Entscheidung waren vor allem die einfache Integration in das damalige IBM System i (AS/400) und die Fachkompetenz des nahe angesiedelten Systemhauses. Der DocuWare-Partner stand dabei vor einer besonderen Herausforderung: Ein älteres DMS sollte abgelöst und die Migration von mehreren Millionen Dokumenten möglichst problemlos erfolgen. Das Anforderungsprofil an die neue Lösung war klar umrissen: Sämtliche im Unternehmensalltag anfallenden Dokumente, beispielsweise Kundenkorrespondenz, Lieferscheine und Rechnungen, Einkaufs- und Logistikbelege sowie Lohn- und Gehaltsabrechnungen, sollten zentral erfasst werden und berechtigten Mitarbeitern auf Knopfdruck zur Verfügung stehen. Es galt, gewachsene Arbeitsabläufe sinnvoll zu erweitern und zu standardisieren. Weitere Ziele bezogen sich auf den weltweiten Einsatz bei gleichzeitiger Anbindung aller Unternehmensbereiche an das digitale Archiv, eine einfache Daten- und Dokumenten-Übernahme sowie eine automatische Indexierung aller Belege. Ebenso sollte die direkte Verfügbarkeit der archivierten Dokumente aus der ERP-Anwendung sichergestellt werden.

Land:
Deutschland
Branche:
Produktion
Abteilung:
Unternehmensübergreifend
Deployment:
On-Premises
Integration:
IBM System i

DocuWare ist ein Baustein unserer IT-Strategie, um Softwareanwendungen in den weltweiten Niederlassungen zu harmonisieren, Kosten zu senken und den Erfahrungsaustausch zu vereinfachen. Dank zentralem Dokumenten-Pool und schnelleren Arbeitsabläufen haben unsere Mitarbeiter erheblich mehr Zeit für ihre Kernaufgaben.

Wolfgang Breuer
DMS-Projektleiter, HARIBO, Bonn

Vollautomatische Archivierung tausender Belege täglich

Sukzessive wurden alle Abteilungen auf das neue DMS umgestellt und die Dokumente aus dem Alt-Archiv in DocuWare übertragen. Heute sind Logistik, Produktentwicklung, Ein- und Verkauf, Qualitätssicherung und das gesamte Finanzwesen an das elektronische Unternehmensarchiv angebunden. Ein weiterer wichtiger Einsatzbereich ist die Personalabteilung mit ihren sensiblen Daten. Da DocuWare über einen speziellen Hochsicherheitsmodus verfügt, wird die Lösung auch hier den Anforderungen der IT-Verantwortlichen gerecht. Auch der integrierte Workflow kommt zum Einsatz, hauptsächlich in Produktentwicklung, Marketing, Einkauf, Produktion, Qualitätssicherung und Labor. Arbeitsabläufe werden dadurch deutlich verkürzt. Pro Arbeitstag werden allein in der Bonner Zentrale mehrere tausend Belege elektronisch archiviert, die meisten davon sind mehrseitige Dokumente. Die Ablage von mit der ERP-Lösung erstellten Massendaten – etwa Listen, Auslieferungsbelegen und Ausgangsrechnungen – im zentralen Dokumenten-Pool erfolgte vollautomatisch. DocuWare unterstützt dabei Dutzende von Belegarten. Papierunterlagen werden zentral über drei Hochleistungsscanner erfasst und ebenfalls automatisiert von DocuWare archiviert. Sachbearbeiter können dadurch alle für ihren Bereich wichtigen Daten jederzeit aufrufen und bearbeiten – das umständliche Wühlen in Aktenordnern und lange Wege durch die Abteilungen sind passé.

Büros ohne Aktenberge machen froh!

Der übergreifende Einsatz von DocuWare schafft Synergieeffekte, die sich schnell bemerkbar gemacht haben. Der Nutzen für den einzelnen Mitarbeiter, egal in welchem Unternehmensbereich, liegt auf der Hand, denn langwierige Suchen gibt es nicht mehr. Vielmehr stehen die gewünschten Dokumente heute per Knopfdruck zur Verfügung. Das verbessert verschiedene Arbeitsabläufe im Unternehmen und führt damit zu einer signifikanten Leistungs- und Qualitätssteigerung, beispielsweise in der Kundenbetreuung. Letztendlich entspricht man mit dem DMS-Projekt auch der generellen Verpflichtung von HARIBO, nämlich Prozesse und Konzernabläufe kontinuierlich zu optimieren. Ein weiterer Schritt in Richtung moderner IT war die SAP-Einführung und die nahtlose Anbindung des zentralen Dokumenten-Pools an die kaufmännische Lösung.

Aufgrund der guten Erfahrungen im Bonner Stammhaus haben wir uns recht schnell in unseren Niederlassungen in England, Frankreich und Österreich für den DocuWare-Einsatz entschieden.“

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