Referenz: Gemeinde / Öffentliche Verwaltung

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Die ostfriesische Gemeinde Moormerland erfüllt ihre gesetzlich vorgegebenen Aufgaben mit möglichst wenig Bürokratismus. Unterstützt von einem digitalen Dokumenten-Pool verwaltet man heute rund 23.000 Einwohner zeit- und bürgernah.

Die ostfriesische Gemeinde Moormerland im Landkreis Leer bietet ein lebensfreundliches Umfeld zwischen Marsch, Moor und Meer. Doch wie bei jeder anderen Gemeinde stellt die kommunale Verwaltung der rund 23.000 Einwohner hohe Anforderungen an die Organisation. Um die umfangreichen Aktenberge abzubauen und Bürgern einen schnellen und zuverlässigen Service bieten zu können, setzt man auf ein modernes Dokumentenmanagement-System.

Der enorme Platzbedarf für Akten, die in speziellen Stahlschränken untergebracht wurden, stellte die Gemeinde vor immer weitere Probleme. Das Archiv sprengte praktisch alle räumlichen Möglichkeiten, allein im Steueramt lagerten 12.000 umfangreiche Akten ein. Der damit verbundene Aufwand war immens: Zu Jahresbeginn mussten etwa die Durchschläge von 12.000 neuen Steuerbescheiden Stück für Stück abgeheftet werden – allein das beschäftigte die Mitarbeiter mehrere Wochen. Stellten Bürger in dieser Zeit Anfragen, mussten sie entsprechend lange Wartezeiten in Kauf nehmen. Der Gemeinde Moormerland war deshalb klar: Die Zukunft liegt in der digitalen Akte. Für DocuWare sprachen die leichte Bedienbarkeit, die überschaubaren Suchfunktionen und die einfache Anpassung des DMS an die Arbeitsabläufe. Eine Voraussetzung war außerdem, dass das Scannen der vorhandenen Papierarchive in Dienstleistung übernommen werden konnte. Die alten Akten sollten dabei das Haus verlassen und nicht in Papierform zurückkommen.

Land:
Deutschland
Branche:
Gemeinde / Öffentliche Verwaltung
Abteilung:
Unternehmensübergreifend
Deployment:
On-Premises

Unser selbst gesetztes Ziel haben wir mit DocuWare vollständig erreicht: Weg vom Bürokratismus und hin zum reinen Dienstleister. Bürgeranfragen lassen sich heute per Mausklick beantworten, wodurch sich unsere Mitarbeiter voll ihrer eigentlichen Arbeit widmen können.

Anja Zimmermann
Chief Financial Officer, Home Run Auto Group

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Alle Ämter digital

Gemeinsam mit den Mitarbeitern wurden das neue digitale Archivsystem besprochen und eingerichtet, Ablage- und Suchmasken entwickelt, die Anbindung an vorhandene Programme analysiert sowie der Zeitrahmen für die Übergangsphase abgestimmt. Zeitgleich mit DocuWare schaffte man mehrere Dokumentenscanner an. Während der Einrichtung scannte ein externer Dienstleister den Altbestand und spielte die digitalisierten Akten in den zentralen Dokumenten-Pool ein. Zum Systemstart arbeitete dann gleich ein Drittel der rund 65 Gemeindemitarbeiter mit DocuWare. Sämtliche eingehenden Belege wie Briefe und Dokumente von Bürgern oder anderen Behörden werden heute gescannt und elektronisch archiviert. Über verschiedene Kriterien ordnen Mitarbeiter die Unterlagen eindeutig einem bestimmten Vorgang oder einer Akte zu. Eigene Dokumente, wie aus Word oder Excel, archiviert DocuWare hingegen gleich bei der Erstellung. Eine aufwändige Ablage entfällt damit komplett, der Zugriff auf sämtliche Dokumente ist jederzeit per Mausklick möglich. Heute existieren digitale Akten in sämtlichen Ämtern der Gemeinde. So sammelt etwa das Gewerbeamt An-, Um- und Abmeldungen sämtlicher Firmen innerhalb der Gemeinde. Auch das Sozialamt hat dank digitaler Akten stets den Überblick über alle Anträge, auch wenn Bürger die oft zahlreichen Bedürftigkeitsnachweise nur schrittweise einreichen. Auf ähnliche Weise scannt und archiviert man im Bauamt Straßenbauakten und technische Zeichnungen. Obwohl man hier unter anderem auch mit großformatigen Plänen arbeitet, stehen auch diese Unterlagen nach der Ablage allen berechtigten Mitarbeitern direkt am Bildschirm zur Verfügung.

Weg vom Bürokratismus

Die Mitarbeiter wissen die Vorteile des DMS sehr zu schätzen. Die Software erlaubt eine große Arbeitserleichterung und Zeitersparnis, etwa bei der jährlichen Steuerabrechnung. Über eine Schnittstelle zum Steuerverwaltungsprogramm, das die neuen Steuerbescheide berechnet, liest die Lösung sämtliche Bescheide über einen Drucklauf selbständig ein und ordnet sie per Steuernummer den Archivakten zu. So können Mitarbeiter zeitgleich mit dem Versand der Steuerbescheide auf vollständige und aktualisierte Akten zugreifen. Schnelle und kompetente Antworten bei Anfragen sind seither garantiert.

Heute können wir in allen Ämtern auf eine immer vollständige, digitale Akte zugreifen, beispielsweise im Steuer-, Gewerbe-, Sozial-, Bau- und Meldeamt.

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