Alle Ämter digital

Gemeinsam mit den Mitarbeitern wurden das neue digitale Archivsystem besprochen und eingerichtet, Ablage- und Suchmasken entwickelt, die Anbindung an vorhandene Programme analysiert sowie der Zeitrahmen für die Übergangsphase abgestimmt. Zeitgleich mit DocuWare schaffte man mehrere Dokumentenscanner an. Während der Einrichtung scannte ein externer Dienstleister den Altbestand und spielte die digitalisierten Akten in den zentralen Dokumenten-Pool ein. Zum Systemstart arbeitete dann gleich ein Drittel der rund 65 Gemeindemitarbeiter mit DocuWare. Sämtliche eingehenden Belege wie Briefe und Dokumente von Bürgern oder anderen Behörden werden heute gescannt und elektronisch archiviert. Über verschiedene Kriterien ordnen Mitarbeiter die Unterlagen eindeutig einem bestimmten Vorgang oder einer Akte zu. Eigene Dokumente, wie aus Word oder Excel, archiviert DocuWare hingegen gleich bei der Erstellung. Eine aufwändige Ablage entfällt damit komplett, der Zugriff auf sämtliche Dokumente ist jederzeit per Mausklick möglich. Heute existieren digitale Akten in sämtlichen Ämtern der Gemeinde. So sammelt etwa das Gewerbeamt An-, Um- und Abmeldungen sämtlicher Firmen innerhalb der Gemeinde. Auch das Sozialamt hat dank digitaler Akten stets den Überblick über alle Anträge, auch wenn Bürger die oft zahlreichen Bedürftigkeitsnachweise nur schrittweise einreichen. Auf ähnliche Weise scannt und archiviert man im Bauamt Straßenbauakten und technische Zeichnungen. Obwohl man hier unter anderem auch mit großformatigen Plänen arbeitet, stehen auch diese Unterlagen nach der Ablage allen berechtigten Mitarbeitern direkt am Bildschirm zur Verfügung.

Weg vom Bürokratismus

Die Mitarbeiter wissen die Vorteile des DMS sehr zu schätzen. Die Software erlaubt eine große Arbeitserleichterung und Zeitersparnis, etwa bei der jährlichen Steuerabrechnung. Über eine Schnittstelle zum Steuerverwaltungsprogramm, das die neuen Steuerbescheide berechnet, liest die Lösung sämtliche Bescheide über einen Drucklauf selbständig ein und ordnet sie per Steuernummer den Archivakten zu. So können Mitarbeiter zeitgleich mit dem Versand der Steuerbescheide auf vollständige und aktualisierte Akten zugreifen. Schnelle und kompetente Antworten bei Anfragen sind seither garantiert.