Referenz: Personalvermittlung

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Digitale Personalakten in der Cloud beschleunigen beim Dienstleister den Kundenservice. Die Prüfung der Eingangsrechnungen optimiert ein integrierter Workflow.

Für größere Industrieunternehmen ebenso wie für kleinere Handwerksunternehmen vermittelt die Zeitarbeitsfirma qualifiziertes Fachpersonal – passgenau an die Stelle, die am besten dem jeweiligen Profil entspricht. Dabei immer die Interessen beider Seiten im Blick zu haben, gehört zum Erfolgsrezept. Aber auch Schnelligkeit bei der Vermittlung ist ein wesentlicher Faktor. Seit Anfang 2017 unterstützt ein DMS das Dienstleistungsunternehmen dabei, für die Kunden möglichst kurzfristig individuelle Personallösungen zu realisieren.

Passgenaues Personal mit einem Klick

Wie bei jedem Personaldienstleister ist das Papieraufkommen bei Assmann Zeitarbeit immens. Vor der DMS-Einführung wurden sämtliche Personalunterlagen der externen Mitarbeiter in Leitzordnern gesammelt: Arbeitsverträge, Tätigkeits- und Zeitnachweise, Prämienvereinbarungen, Urlaubs- und Krankmeldungen, Lohnformulare, Sozialversicherungsmeldungen oder allgemeiner Schriftverkehr – die Personalakten langjähriger Mitarbeiter füllten oft mehrere Ordner. Aber selbst für Mitarbeiter, die nur einmalig für wenige Tage einem Kunden überlassen werden, müssen Personalakten angelegt werden. Die Papierordner wurden in einem riesigen Stahlschrank und – wegen der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren – in einem zusätzlichen Archivraum aufbewahrt. Jeden Tag war eine Mitarbeiterin vier Stunden allein mit der Ablage der Personaldokumente beschäftigt. Aber auch die Suche der Disponenten nach bestimmten Unterlagen, etwa Qualifikationsnachweise oder Prämienvereinbarungen, war entsprechend schwierig und zeitraubend. Oft mussten dafür mehrere Ordner gesichtet werden. Das sollte mit einer digitalen Lösung in Zukunft schneller gehen.

Land:
Deutschland
Branche:
Personalvermittlung
Abteilung:
Management |Finanzbuchhaltung |Personalwesen
Deployment:
Cloud
Integration:
Landwehr L1 |Datev

Durch den DMS-Einsatz sind wir in vielen Bereichen effizienter geworden. So können wir Mitarbeiter in noch kürzerer Zeit an unsere Kunden vermitteln. Besonders gefällt mir, dass ich auch bei Kundenbesuchen schnell auf Mitarbeiter-Informationen zugreifen zu kann, ohne dafür Aktenstapel im Kofferraum transportieren zu müssen.

Thorsten Gold
Geschäftsführer Assmann Zeitarbeit GmbH, Nürnberg

Zugriff direkt aus der HR-Software heraus

Im Januar 2017 wurde das Projekt gestartet. DocuWare wurde nahtlos in die HR-Software LANDWEHR L1 integriert. Dadurch können alle Mitarbeiter in Verwaltung und Disposition bequem von der gewohnten Oberfläche der HR-Software auf den zentralen Dokumenten-Pool zugreifen.

Als erstes wurden die umfangreichen Personalakten von 240 Stamm-Mitarbeitern, die teilweise bereits seit 17 Jahren im Unternehmen sind, gescannt, automatisch verschlagwortet und zentral archiviert. Bei jedem neuen externen Mitarbeiter ist die digitale Personalakte heute eine Selbstverständlichkeit, insgesamt befanden sich nach sieben Monaten bereits 800 im Archiv. Alle neuen Personaldokumente, die zum größten Teil noch immer per Post eintreffen, werden gescannt und indexiert, über die Mitarbeiternummer automatisch zugeordnet und archiviert. Ebenso reibungslos funktioniert die Schnittstelle zum DATEV-Lohnprogramm: Belege wie Lohnabrechnungen, Sozialversicherungsmeldungen, Beitragsnachweise oder Jahresmeldungen werden so automatisch archiviert und der jeweiligen Personalakte zugeordnet. Um interne Arbeitsabläufe zu verbessern, wurde bei Assmann Zeitarbeit außerdem ein Workflow zur Rechnungsprüfung eingeführt.

Schneller ROI und reduzierte Arbeitsaufwand

Schon nach wenigen Monaten hat sich DocuWare Cloud bei Assmann Zeitarbeit gut bewährt. Sowohl bei der Ablage als auch beim Zugriff auf die Dokumente wird wertvolle Arbeitszeit gespart. Dank der vielfältigen Suchmöglichkeiten kann sich ein Disponent einen umfassenden Überblick darüber verschaffen, was der Mitarbeiter alles bietet: Beispielsweise welche Qualifikationen er mitbringt, welche Berufserfahrung er hat, welches Gehalt er hat, wo er gerade beschäftigt ist oder ob er aktuell verfügbar ist. Kunden können dadurch viel schneller bedient werden. Die digitale Personalakte sichert zugleich die Vollständigkeit der Informationen. Während früher oft mehrere Ordner nach diesen Nachweisen durchsucht werden mussten, sieht der Disponent nun schon nach wenigen Mausklicks, ob der Mitarbeiter auf eine entsprechende Anfrage passt.

Neben dem guten Preis-Leistungs-Verhältnis war die Datensicherheit ausschlaggebend für DocuWare Cloud.“

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