Tipp: Dateieigenschaften einfach als Indexbegriffe übernehmen

Indexbegriffe_headerDocuWare macht Ihnen die Indexierung von Dokumenten immer leichter. Nun können Sie auch die Dateieigenschaften eines Dokuments, wie Dateiname oder -datum mit nur einem Klick als Indexbegriff übertragen. Das ist praktisch, wenn Sie z.B. beim Ablegen eines Dokuments nicht das aktuelle Datum als Dokumentdatum verwenden möchten, sondern das eigentliche Dateidatum. So geht’s 


Wie gewohnt markieren Sie im Briefkorb ein Dokument und klicken auf „Ablegen“. Es öffnen sich der Ablagedialog und das Dokument im Viewer. Unterhalb der Dokumentanzeige werden im Viewer die Dateieigenschaften des Dokuments als einzelnen Schaltflächen eingeblendet. Mit einem Klick auf eine solche Schaltfläche übernehmen Sie den entsprechenden Wert – also beispielsweise das Dateidatum – in das aktive Feld des Ablagedialogs.


Viewer_mit_Buttons

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ab der Version 6.7 sind im unteren Bereich des Viewers Schaltflächen mit den Dateieigenschaften

 

Indexierung leicht gemacht

Dies ist nur die neueste Erleichterung bei der Indexierung. Kennen und nutzen Sie auch die Tools, die es schon länger gibt?

Mit One Click Indexing entfällt lästiges Abtippen von Dokumentinhalten. Es ist das Standard-Werkzeug, wenn ein Dokument bei der Ablage im Viewer angezeigt wird. Gehen Sie mit dem Cursor über das Dokument, werden sofort Wörter, Datumsangaben oder auch Zahlen als Bereich markiert. Klicken Sie auf einen solchen Bereich, wird der Inhalt automatisch in das aktive Feld des Ablagedialogs übertragen. Anschließend wird das folgende Indexfeld aktiviert, sodass Sie gleich den nächsten Bereich zur Indexübertragung auf dem Dokument auswählen können, oder natürlich auch eine Dateieigenschaft.

Noch einfacher ist es mit Intelligent Indexing. Es sucht automatisch die relevanten Indexbegriffe in den Dokumenten. Sie bestätigen nur noch die Vorschläge oder verbessern sie. Anhand dieses Feedbacks lernt das System ständig hinzu, sodass bekannte Dokumenttypen schon nach sehr kurzer Zeit sicher automatisch abgelegt werden können. Profitieren auch Sie von der zum Patent angemeldeten Technologie.

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Topics: Tipps & Tricks, Indexierung, Erfassen & Ablegen

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