Suche in ordnern - OrdnerV2.png

Mit DocuWare Dokumente in Ordnern suchen

Von Wiebke Bortnik • 28. November 2016
Teilen

Ordnerstruktur im DocuWare ClientNicht jeder mag Hierarchien, aber was Dokumente betrifft, sind sie häufig nützlich: Man findet schneller, was man sucht. Das gilt für Papier-Ordner und das Dateisystem genauso wie jetzt auch für DocuWare. Dabei bieten die Ordner-Strukturen in DocuWare einen entscheidenden Vorteil.

 

Im Web Client können Sie ab DocuWare Version 6.10 mit Dokumenten in Ordnerstrukturen arbeiten. Ein Rechnungsarchiv hat beispielsweise Ordner für die einzelnen Jahre, darin befinden sich jeweils Ordner für die einzelnen Kostenstellen und darunter wiederum die verschiedenen Rechnungssteller. Ganz nach Ihrem Bedarf und Ihren gewohnten Abläufen.

Gerade für Personen, die wenig mit DocuWare arbeiten oder selten in einem bestimmten Archiv suchen und daher mit den Indexbegriffen nicht so vertraut sind, ist das ein sehr intuitiver Zugang, der leicht zu dem gesuchten Dokument führt.

Ordnerpfad im DocuWare Client
Über die Ordnerstruktur findet man man intuitiv die gesuchten Dokumente

Das Schöne an den DocuWare-Ordnern ist, dass sie nur eine zusätzliche Darstellungsweise des Archivs und der Dokumente sind. Egal, in welchem Ordner sie gerade angezeigt werden - alle Dokumente befinden sich nach wie vor im gleichen Archiv.

Die Ordnerstruktur wird über die Indexfelder definiert. Für das obige Beispiel also Jahr > Kostenstelle > Firma. Ebenso können Sie für das gleiche Archiv einen gewohnten Suchdialog verwenden oder eine weitere Ordnerstruktur bestimmen, wenn es für eine andere Aufgabe von Vorteil ist.

Der Vorteil von DocuWare: Wählen Sie Ihre eigene Darstellungsweise

Jedes Dokument ist nur einmal abgelegt, aber jeder kann sich die Dokumente in der Hierarchie anzeigen lassen, wie es für ihn am angenehmsten beziehungsweise sinnvollsten ist. Das bieten weder Papier-Ordner noch das Dateisystem. Und Sie wissen vielleicht aus eigener Erfahrung: Jeder hält seine eigene Ordnung für absolut logisch, für andere ist sie aber häufig nur schwer zu durchschauen.

Ordnerstrukturen sind schnell angelegt und auch praktisch für die Dokumentablage.

 Abonnieren Sie den Blog!

 

Topics: DocuWare Client, Suchen & Finden

Kommentar