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Interview: Erfahrungen beim Umstieg in die Cloud

Cloud_on_premise.pngCloud-Lösungen werden immer beliebter, sind flexibel und einfach in der Handhabung. Nur weil bei Ihnen vielleicht seit ein paar Jahren ein DocuWare OnPremise System im Einsatz ist, müssen Sie nicht auf die Vorteile der Cloud verzichten. Denn ein Wechsel geht reibungslos, wie der DocuWare Director Professional Services EMEA, Christian Toussaint, aus Erfahrung weiß. Im Interview berichtet er aus der Praxis.

 

Produkt Blog: Was waren die Gründe der Kunden, von einem bestehenden OnPremise-System in die Cloud zu wechseln?
Christian Toussaint: Da gibt es zwei Hauptmotive: Zum einen geringere Kosten und zum anderen weniger beim Aufwand für die interne IT. Bei einem Kunden hätten beispielsweise die Server-Hardware und -Software erneuert werden müssen. Diese erhebliche Investition hat sich der Kunde dann durch den Wechsel in die DocuWare Cloud gespart. Wie alle anderen Cloud-Kunden profitiert er seitdem auch durch eine deutliche Entlastung der IT-Administration: keine Wartung der Server, kein Einspielen von DocuWare-Updates und auch weniger Aufwand für die Sicherheit. Denn möchten Kunden von außerhalb des Firmennetzwerks auf ihr DocuWare-System zugreifen, müssen bei OnPremise-Systemen spezielle „Löcher“ in der Firewall konfiguriert werden – Stichwort Demilitarisierte Zone (DMZ). Bei einem Cloud-System brauchen sich die Kunden darüber keine Gedanken machen. Profis sorgen für Sicherheit.

PB: Haben die Kunden Vorbehalte gegen die Cloud?

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Toussaint: Diejenigen, die über einen Wechsel nachdenken, haben keine prinzipiellen Bedenken gegen die Cloud, insbesondere keine in puncto Sicherheit. Thema ist häufiger, wie die Integration von DocuWare Cloud mit lokalen System realisiert werden kann. Aber da konnten wir den Kunden in den allermeisten Fällen Lösungen anbieten. Per URL-Integration oder Platform Service kann auch die Cloud-Variante von DocuWare in die Kunden-Software integriert werden, sei es für FiBu, HR oder spezielle Brachenlösungen.

PB: Wie kommen beispielsweise Dokumente, Archive, Benutzer und Rechte vom OnPremise-System in die Cloud?
Toussaint: Für Vieles gibt es Automatismen. Archive, also deren komplette Konfiguration mit Feldern, Archivprofilen etc, exportiert man aus dem bestehenden System und importiert sie in die Cloud. Das geht ganz einfach, insbesondere bei neueren Systemen. Die Dokumente migriert man anschließend per Archivsynchronisation. Bei großen Dokumentenmengen von mehreren 100 GB können die Dokumente und Datenbanken auch direkt von DocuWare aus in das Zielsystem im Rechenzentrum eingespielt werden.
Benutzer, Gruppen und Rollen müssen aktuell manuell neu angelegt werden. Aber auch hierfür wird es demnächst Tools für einen noch leichteren Umstieg geben. Das DocuWare Cloud Team arbeitet intensiv daran.

PB: Wenn sich nun ein Kunde für den Umstieg entscheidet, welche Schritte sollte er durchführen?
Toussaint: Das ist ganz normales Projektmanagement, also Analyse – Planung – Umsetzung. Bei der Analyse schauen wir, wie groß das DocuWare-System ist, Archive, Benutzer, Dokumente etc. Darauf aufbauend planen wir zusammen mit dem Kunden die nötigen Teilschritte der Migration. Und dann geht’s los: Das Cloud-System wird aufgesetzt, die Dokumente transferiert, das System getestet und das Go Live kann erfolgen. Abschließend werden noch die Dokumente transferiert, die nach dem ersten Transfer im alten System hinzugekommen sind.

PB: Wie lange dauert so ein Umstieg?
Zitat1.pngToussaint: Das kann man so allgemein nicht sagen. Es hängt sehr von der Größe und Komplexität des DocuWare-Systems ab. Kleine Systeme sind in zwei Tagen fertig, bei größeren kann es auch zwei Wochen dauern.

PB: Worüber wir noch gar nicht gesprochen haben, sind die Endanwender. Was bekommen die von dem Umstieg mit und was ändert sich für sie?
Toussaint: Vom Anfang eines solchen Projekts bis direkt vor dem Go Live arbeiten die User wie gewohnt im bestehenden OnPremise System. Ohne Downtime können sie dann nach dem Go Live in dem Cloud-System weiterarbeiten.

Was sich an der Arbeitsumgebung für die Anwender ändert, hängt hauptsächlich davon ab, welche DocuWare-Version der Kunde bislang im Einsatz hatte. Erfolgt gleichzeitig ein Wechsel vom alten DocuWare Windows Client auf den Web Client, ist es aus Benutzersicht natürlich spürbar. Nach einer kurzen Schulung kommen die User aber immer gut zurecht. Wird bereits der Web Client verwendet, geht der Umstieg völlig reibungslos.

PB: An wen können sich bestehende DocuWare-Kunden wenden, wenn sie sich näher für einen Umstieg interessieren?
Toussaint: Zunächst sollte sich ein Kunde an seinen DocuWare-Vertriebspartner wenden. Der kennt das Kundensystem und kann erste Fragen klären. Soll der Wechsel in die Cloud dann stattfinden, empfehle ich, diesen mit Unterstützung von DocuWare Professional Services durchzuführen. Unser Team hat die komplette DocuWare-Erfahrung, beste Kenntnisse des Cloud-Systems, den direkten Draht zum DocuWare Cloud Team und natürlich reiche Erfahrung mit solchen Migrationsprojekten.

PB: Vielen Dank für das informative Gespräch.

Das Gespräch führte Wiebke Bortnik, Director Product Marketing bei der DocuWare GmbH.

 

Toussaint.jpgChristian Toussaint hat vor über 11 Jahren bei DocuWare im Kunden- und Partner-Support angefangen. Seit 2011 ist er im Bereich Professional Services tätig und setzt bei größeren Projekten DocuWare-Systeme bei den Kunden auf – von der Prozessanalyse bis zur Implementierung. Als Director Professional Services EMEA leitet er inzwischen ein internationales Team von DocuWare Beratern.

 

 

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