DocuWare ist das perfekte System für alle Dokumente der Personalabteilung. Für einen reibungslosen Einstieg in die digitale Personalakte haben wir 7 Profi-Tipps zusammengestellt. Damit gelingt die Umstellung garantiert und die Kollegen sind schnell vom neuen System überzeugt.
Wie bei fast allen Projekten sollte man sich auch bei einem HR-Archiv in DocuWare vorher fragen, was man erreichen will. Für die Beantwortung und folgende Umsetzung helfen unsere 7 Tipps.
Welche Dokumente sollen ins Archiv?
Soll Ihr HR-Archiv ein reines Personalakten-Archiv sein, also für Mitarbeiter-bezogene Dokumente wie Bewerbungen, Gehaltsabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen, Krankmeldungen und Zeugnisse. Oder wollen Sie das HR-Archiv auch als umfassende Wissens-Plattform innerhalb der HR-Organisation nutzen: Zum Beispiel für Beitragsbescheide, E-Mail-Austausch mit Arbeitsagenturen und Berufsgenossenschaften, Texte und Bilder für Stellenanzeigen und vieles mehr.
Tipp 1: Wenn Sie alle Dokumente in einem Archiv bündeln, verwenden Sie ein Indexfeld, um Dokumente einzelnen Bereichen im HR-Management zuordnen zu können: Neben „Personalakte“ können dies z.B. Bereiche wie Recruiting und Personal-Entwicklung sein.
Tipp 2: Machen Sie eine Matrix mit allen Dokumentarten, für die Sie Ihr HR-Archiv verwenden möchten. Das erleichtert in den weiteren Schritten die Planung der Indexfelder und Zugriffsrechte.
Wer braucht welche Rechte?
Datenschutz ist ein extrem wichtiges Thema beim HR-Management. Einmal mit Sorgfalt geplant, erspart es spätere Nachbesserungen und schafft von Anfang an Vertrauen unter der Belegschaft.
Tipp 3: Teilen Sie zunächst Ihre Mitarbeiter in Personengruppen ein, beispielsweise: HR-Team, Unternehmensleitung, Abteilungsleiter, Mitarbeiter.
Überlegen Sie sich dann, wer was mit welchen Dokumenten machen darf, also beispielsweise Suchen, Ablegen, Ändern, Löschen etc. Wenn Sie es prinzipiell erlauben möchten, dass Dokumente im Archiv bearbeitet werden können, denken Sie über Versionsmanagement nach. Dann lassen sich die Änderungen bei Bedarf leicht nachvollziehen.
Tipp 4: Erweitern Sie nun Ihre Matrix mit den Dokumentarten um die Rechte der verschiedenen Personengruppen. Das ist übersichtlich für die Planung und dann die Basis für die Konfiguration der verschiedenen Archivprofile.
So könnte die Matrix aussehen:
Welche Indexfelder benötigen Sie?
Wieder auf Basis der Dokument-Matrix definieren Sie eine sinnvolle Ablagestruktur. Meist reichen weniger Indexfelder als vorerst gedacht. Standardfelder des HR-Archivs sind sicherlich: Name, Personalnummer, Dokumenttyp, Betreff und Datum. Wenn nicht nur Personaldokumente im Archiv landen sollen, verwenden Sie ein weiteres Feld für den HR-Bereich (siehe Tipp 1). Außerdem praktisch ist ein Status-Feld, um z.B. automatische Lösch-Workflows für abgelehnte Bewerbungen oder die Personaldokumente von aus dem Unternehmen ausgeschiedenen Mitarbeitern einzurichten.
Tipp 5: Überlegen Sie in diesem Schritt gleich, welche Felder ausschließlich über Auswahllisten gefüllt werden dürfen. Das sorgt für Indexierung ohne Tippfehler und einheitliche Schreibweisen der Namen statt zum Beispiel „Mustermann, Max“ / „Max Mustermann“ / „M. Mustermann“.
Unten wieder die Beispielmatrix, nun ergänzt um die definierten Indexfelder. „Liste“ steht für Eintrag aus Auswahlliste, „Frei“ für freier Eintrag. Da sich die Personalnummer meist anhand des Namens zuordnen lässt, kann diese automatisch per Autoindex ergänzt werden. Gleiches ist auch für den Eintrag der Abteilung bei Personaldokumenten möglich.
Möchten Sie auch eine Aktenstruktur?
Grundsätzlich können Dokumente in DocuWare über flexible Suchen aufgerufen werden, z.B. geben Sie Name und Dokumenttyp ein und erhalten alle passenden Dokumente in einer übersichtlichen Liste. Aber auch die gewohnte Aktenstruktur lässt sich leicht in DocuWare abbilden. Sie ermöglicht insbesondere für Personen, die wenig mit DocuWare arbeiten, einen intuitiven Zugriff auf die Dokumente der Personalakte. Als Hierarchie eignet sich:
Abteilung > Name > Dokumenttyp
Tipp 6: Denken Sie also bei den Indexfeldern gleich an eine mögliche Verwendung für die Aktenstruktur. Mehr zur Suche über Ordner
Wie verfahren Sie mit den bisherigen Papierakten?
Scheuen Sie nicht den Umstieg auf effizientes Arbeiten mit digitalen Dokumenten, nur weil es unzählige Altdaten im Papierformat gibt. Anstatt alles einzuscannen, behalten Sie die alten Papierakten einfach bei, zu mindestens zunächst.
Tipp 7: Definieren Sie einen Startpunkt für die digitale Personalakte. Ab diesem Zeitpunkt werden alle neuen Personaldokumente in DocuWare verwaltet. Erst wenn Sie feststellen, dass auf bestimmte Altdaten öfters zugegriffen werden muss, scannen Sie diese nachträglich ein und legen sie z.B. als Dokumenttyp „Altdaten“ im digitalen HR-Archiv ab.
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