In vielen Anwendungsszenarien landen Dokumente vor der Archivierung zunächst im Briefkorb. Erfahren Sie, welche Bearbeitungsmöglichkeiten Sie dort haben und wie Sie die Indexierung für den Weg der Dokumente ins Archiv vorbereiten können.
Ein Briefkorb in DocuWare dient in erster Linie zur Bearbeitung von Dokumenten, bevor diese archiviert werden. Vielfältige Funktionen stehen Ihnen dazu zur Verfügung:
Dokumentvorbereitung
- Zum Anzeigen eines Dokuments reicht ein Doppelklick. Wenn Sie Dokumente vergleichen möchten, um beispielsweise zu entscheiden, welches von beiden archiviert werden soll, öffnen Sie das zweite Dokument am besten in einem weiteren Viewer-Fenster, entweder per Menü „In neuem Viewer-Fenster öffnen“ oder [Strg]+[Alt]+[Eingabe].
- Sie können mehrere Dokumente zu einem zusammenfügen, so dass sie zusammen archiviert werden: Rechnung und Lieferschein, Projektplan und zugehörige Besprechungsnotizen, und vieles mehr. Dazu haben Sie zwei Möglichkeiten: Beim Heften wird aus mehreren PDF-Dokumenten ein PDF erzeugt, beim Klammern bleiben die einzelnen Dokumente (auch verschiedenen Dateiformats) als solche bestehen. Markieren Sie in jedem Fall die gewünschten Dokumente in der Reihenfolge, in der sie zusammengefügt werden sollen, und klicken dann auf den entsprechenden Eintrag im Kontextmenü. Mehr zum Heften, Klammern, Entheften und Entklammern .
- Über die Bearbeiten-Funktion im Kontextmenü können Sie den Inhalt eines Dokuments ändern. Dazu wird es in dem Programm geöffnet, das bei Ihnen am Rechner als Standard-Programm für den entsprechenden Dateityp hinterlegt ist.
- Wenn Sie nur den Namen des Dokuments ändern möchten, wählen Sie die Option Umbenennen [F2].
- Falls es denn im papierlosen Büro mal sein muss, können Sie Dokumente natürlich auch drucken, einzeln oder auch mehrere auf einmal. Sie haben immer die Wahl, ob Anmerkungen, die im Viewer gemacht worden sind, mit ausgedruckt werden sollen oder nicht.
- Für die weitere Verarbeitung eines Dokuments außerhalb von DocuWare können Sie es herunterladen oder auch per E-Mail versenden. Dabei haben Sie die Wahl, ob das Dokument im Originalformat bleiben oder in PDF konvertiert werden soll.
- Und nicht zuletzt können Sie ein Dokument natürlich auch aus dem Briefkorb löschen [Entf]. Aber Achtung: Es wird wirklich gelöscht und nicht nur in einen Papierkorb verschoben.
Das Kontextmenü im Briefkorb
Indexierung
Spätestens beim Speichern eines Dokuments in ein Archiv, müssen im Ablagedialog Indexbegriffe zu dem Dokument angeben werden. Damit Sie möglichst wenig manuelle Arbeit damit haben, gibt es verschiedene Möglichkeiten zur Automatisierung:
- Intelligent Indexing liest Dokumente im Briefkorb aus, erkennt sofort deren zentrale Informationen und verwendet sie passend als Indexbegriffe.
- Scannen Sie per DocuWare Desktop Dokumente in Ihren Briefkorb, können Sie in der Scan-Konfigurationen Angaben zur Indexierung hinterlegen.
- Das gleiche gilt, wenn per Import-Konfiguration Dokumente in Ihren Briefkorb geladen werden.
Für alle Automatisierungen basieren die zugehörigen Konfigurationen immer auf den Indexfeldern des Archivs, das dem Briefkorb in der Briefkorb-Konfiguration zugewiesen ist. Möchten Sie also im Briefkorb die Indexierung für verschiedene Archive vorbereiten, sollten Sie pro Archiv einen Briefkorb haben.
Ebenso gibt es hilfreiche Funktionen bei der manuellen Indexierung. Sie aktivieren Sie bei den Optionen des Ablagedialogs:
- Sie können Dokumente erst einmal nur mit Indexbegriffen versehen, also vorindexieren, und sie zu einem späteren Zeitpunkt dann automatisch ablegen.
- Lassen Sie anhand der bereits vergebenen Indexbegriffe die Indexierung vervollständigen. DocuWare schaut dafür im Archiv, wie ähnliche bereits archivierte Dokumente indexiert sind.
- Wenn Sie mehrere Dokumente markieren, können Sie ein Dokument indexieren und für alle anderen Dokumente die Einträge beibehalten. Der Ablagedialog ist für die folgenden Dokumente entsprechend vorausgefüllt, Sie können bei Bedarf aber noch Änderungen vornehmen.
Wenn Sie die Kontrolle der Indexbegriffe für die einzelnen Dokumente nicht benötigen, verwenden Sie die Funktion Alles ablegen mit aktuellen Indexbegriffen.
Die Optionen des Ablagedialogs öffnen Sie über die drei Punkte neben dem Ablegen-Button
Arbeiten mit mehreren Briefkörben
Zur Vorsortierung der Dokumente, macht es durchaus Sinn, mehrere Briefkörbe zu haben. Für eine vorbereitende Indexierung sollten Sie für jedes Archiv einen eigenen Briefkorb.
Für das Verschieben und Kopieren von Dokumenten von einem Briefkorb in einen anderen haben Sie je zwei Möglichkeiten: Über entsprechende Optionen im Kontextmenü oder per Drag’n’Drop. Fürs Kopieren letzteres mit gedrückter [Strg]-Taste. Mehr zum Thema in Tipp 2 und 4 der 5 Tipps für Briefkörbe.
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