Header_DE

Fünf Tipps für die Erstellung von Feldmasken

Feldmasken helfen bei der Indexierung und sorgen damit für ein übersichtliches Archiv. Mit diesen fünf Tipps ist die Erstellung von Feldmasken ganz einfach.

Mit Feldmasken steuern Sie die Eingabe von Indexbegriffen zu Dokumenten. Ein Dokument kann nur dann abgelegt werden, wenn ein Wert eingegeben wird, welcher der Maskendefinition entspricht. So lassen sich sich Tippfehler oder falsche Schreibweisen verhindern. Gerade bei langen Zeichenfolgen ist dies nützlich.

Feldmasken erstellen Sie in der DocuWare Konfiguration unter Indexierungshilfen. Im Prinzip ist die Konfiguration einer Maske schnell erledigt. Sie müssen nur den Regulären Ausdruck bereit haben, mit dem definiert wird, was in die Maske eingegeben werden darf.

Regulärer Ausdruck kurz erklärt

Ein so genannter Regulärer Ausdruck besteht aus Zahlen und/oder Buchstaben sowie Metazeichen ([, ], (, ), {, }, |, ?, +, *, \, .)  

Enthält die Definition zum Beispiel [0-9], bedeutet dies, dass der Benutzer in das Indexfeld eine Ziffer von 0 bis 9 eingeben darf. [A-Z] steht für Großbuchstaben.

Einer Postleitzahl mit Länderkennung wie D-82110, die aus einem oder zwei Großbuchstaben sowie minimal vier oder maximal fünf Ziffern zwischen 0 und 9 bestehen darf, wird folgendermaßen definiert: [A-Z][A-Z]?-[0-9*]{4}\d?

Konfiguration einer Feldmaske

 

Praxistipps

1. Wenn Ihnen die regulären Ausdrücke zu kompliziert sind, nutzen Sie vorhandene Maskendefinitionen! Im DocuWare Knowledge Center finden Sie die Definitionen für häufig verwendete Feldmasken, darunter:  

  • IBAN und BIC
  • ISBN
  • E-Mail
  • VAT Deutschland und VAT international
  • Rentenversicherungsnummer
  • Auto-Kennzeichen
  • Telefonnnummer
  • Uhrzeit

2. Für die Maske, die Sie benötigen, war keine Definition dabei? Ausführliche Infos zum Selbermachen finden Sie an der gleichen Stelle wie im ersten Tipp im Knowledge Center.

3. Testen Sie die Feldmaske während der Konfiguration – so stellen Sie sicher, dass keine fehlerhaften Masken verwendet werden.

4. Machen Sie es Ihren Mitarbeitern einfach und weisen Sie mit einer Meldung auf die gewünschte Schreibweise der Maske hin. Diese Meldung wird dem Benutzer angezeigt, falls Zeichen in das Indexfeld eingetragen werden, die nicht der Maskendefinition entsprechen.

5. Sparen Sie Zeit, indem Sie dieselbe Feldmaske mehrmals verwenden. Einmal konfiguriert, steht die Maske organisationsweit zur Verfügung. Alle berechtigten Nutzer können sie für ihre Archive verwenden.

 

Topics: Tipps & Tricks, Indexierung, Erfassen & Ablegen

Kommentar

Monatlicher Newsletter

Abonnieren Sie die monatlichen UserInfo, die alle Tipps und Tricks übersichtlich zusammenfasst.

UserInfo Newsletter Abonnieren

Sofortige Info

Abonnieren Sie den Produkt-Blog, um neue Artikel sofort zu erhalten.

Neueste Artikel