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E-Mail-Rechnungen empfangen und gleich weiterverarbeiten

E_Invoicing_Empfang.pngSie erhalten immer mehr Rechnungen per E-Mail? Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihren Rechnungseingang so organisieren, dass alle eingehenden Rechnungen effizient weiterverarbeitet werden können – unabhängig davon, ob sie auf Papier oder in elektronischer Form kommen. Die wichtigste Maßnahme: Sammeln Sie alle Rechnungen in einem Topf.



Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, den Eingang und die Freigabe von Rechnungen in einem Unternehmen zu gestalten. Wir stellen Ihnen hier ein bewährtes Vorgehen mit DocuWare vor.

1. Alle Rechnungen in einem E-Mail-Postfach sammeln
Die Buchhaltung richtet ein zentrales E-Mail-Postfach mit einer Mailadresse ein (z.B. rechnungen@firma.com). An diese Adresse werden ALLE Rechnungen gesandt, egal ob Sie auf Papier oder als E-Mail-Anhang ins Unternehmen kommen.

  • Papierrechnungen können beim Posteingang, zum Beispiel in der Poststelle, gescannt und als PDFs an die Sammeladresse gemailt werden. Meist geschieht dies über ein Multifunktionsgerät, bei dem als Ziel bereits die zentrale Mailadresse angegeben ist. Sie können natürlich auch gleich in Ihren unter 2. aufgeführten Briefkorb scannen.
  • E-Mail-Rechnungen gehen direkt an die Sammel-Mailadresse. Bitten Sie Ihre Lieferanten einfach, alle elektronischen Rechnungen dorthin zu schicken. Sendet ein Lieferant eine Rechnung doch irrtümlich direkt an einen Sachbearbeiter, leitet dieser die Rechnungen einfach an die Sammeladresse weiter.

2. Rechnungen in den DocuWare-Briefkorb überführen
Aus dem Postfach werden die E-Mail-Rechnungen über die Module Connect to Mail oder Connect to Outlook von DocuWare aus dem Postfach automatisch abgerufen und entweder in einen DocuWare-Briefkorb gespeichert oder direkt im DocuWare-Archiv abgelegt. In diesem Beispiel gehen wir davon aus, dass alle Rechnungen in einem DocuWare-Briefkorb landen und sie dort manuell geprüft werden. Alle Rechnungen bedeutet: sämtliche Papier- und E-Mail-Rechnungen.

3. Rechnungen prüfen
Nun ist die Buchhaltung gefragt: Sie prüft, ob die Rechnungen den gesetzlichen Vorgaben entsprechen, also alle Pflichtangaben enthalten. Nur damit gelten sie als vollständig gegenüber den Finanzbehörden und müssten andernfalls an dieser Stelle beim Rechnungssteller moniert werden.

4. Rechnungen archivieren und damit Freigabeprozess starten
Die Buchhaltung legt die Rechnungen aus dem DocuWare-Briefkorb im DocuWare-Archiv ab, wo sie sicher und regelkonform gespeichert sind. Beim Ablegen werden automatisch Indexbegriffe vergeben, die wichtig für die Freigabe und Buchung der Rechnungen sind, denn aus ihnen geht hervor, welche Personen oder Stellen im Unternehmen die Rechnungen zur weiteren Bearbeitung erhalten sollen.

Die DocuWare-Funktionalität Intelligent Indexing erlaubt es darüber hinaus, aus ursprünglichen Papierrechnungen, aber auch aus E-Mail-Rechnungen zum Beispiel den Lieferantennamen, Rechnungsdatum usw. automatisch auszulesen. Das heißt, diese Indexierungen sind dann bei der Ablage schon automatisch vorbelegt, was das Archivieren erleichtert.

Wie mit den Rechnungen weiter verfahren wird, das hängt stark von den jeweiligen betrieblichen Gegebenheiten ab. Meist erfolgt an dieser Stelle bereits eine Verbindlichkeitsbuchung durch die Buchhaltung, damit klar ist, welche Rechnungen dort überhaupt zur Zahlung anstehen.

5. Freigeben, buchen, zahlen
In vielen Unternehmen müssen die Rechnungen jedoch zuerst einen Freigabeprozess und damit einen Workflow durchlaufen, bevor sie gebucht werden können. So kann es einen Abgleich mit dem Bestellwesen geben. Oder die Rechnung soll gleich an entsprechende Kostenstellenverantwortliche geleitet werden. Zudem gibt es Rechnungen, die bereits per Abbuchung bezahlt oder von Mitarbeitern vorausgelegt wurden. Mit DocuWare lässt sich all dies optimal abdecken, wobei die spezifischen Prozesse in einem Unternehmen jeweils genau betrachtet werden.

Der Freigabe-Workflow mit DocuWare basiert auf einem von zwei DocuWare-Modulen: Task Manager oder Workflow Manager. Eine Rechnung erscheint dann nach dem Archivieren und der damit verbundenen Indexierung in einer Liste oder als Aufgabe im DocuWare Client des zuständigen Mitarbeiters. Im Handumdrehen kann dieser nun den Gesamt- oder einen Teilbetrag freigeben.

Wie Sie den Freigabeprozess in Ihrem Haus auch immer gestalten: Ist er abgeschlossen, werden die Rechnungen verbucht und schließlich bezahlt. Mit DocuWare können Sie Daten, die im Rahmen der Erfassung oder auch der Freigabe der Rechnung in DocuWare angefallen sind, auch gleich an Ihre Finanzbuchhaltungs-Software übergeben. Dazu gehören zum Beispiel Rechnungsnummer, -datum, -beträge oder Kostenstellen. So können der FiBu bereits Eintragsvorschläge für die Buchungsvorgänge gemacht werden, was den Buchungsvorgang erleichtert und beschleunigt.

Sehen Sie auch das Webinar-Video Elektronischer Rechnungsaustausch und ZUGFeRD für DocuWare-Anwender.

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