In DocuWare ist es wie fast überall, ob Küche, Werkzeugkeller oder bei den Büromaterialien: Ist aufgeräumt, findet man schneller, was man braucht. Gibt es beispielsweise falsch geschriebene Firmennamen als Indexbegriffe, findet man die Dokumente nicht mehr ganz so leicht. Die Korrektur lohnt sich und ist schnell gemacht.
Bei der Suche nach einem Dokument sehen Sie in der Auswahlliste, dass ein Firmenname falsch geschrieben wurde, statt „Flying Tom Deutschland KG“ gibt es auch „Fling Tom Deutschland KG“ und „Flying Tim Deutschland KG“.
Geben Sie sich damit nicht zufrieden, denn schnell ist auch für neue Dokumente die falsche Schreibweise aus der Auswahlliste übernommen. Besser ist es, gleich aufzuräumen und zukünftige Fehler zu vermeiden – es geht ganz schnell.
Suchen Sie nach den Dokumenten mit der falschen Schreibweise, also in diesem Fall nach „Fling Tom Deutschland KG“. Für alle Dokumente ändern Sie den Firmennamen auf einmal: Öffnen Sie die Optionen der Ergebnisliste und wählen dort „Indexbegriffe für alle Dokumente ändern“.
In dem folgenden Schritt wählen Sie zunächst das Feld, in dem sich die fehlerhaften Indexbegriffe befinden, hier also das Feld „Firma“. Dann wählen Sie noch die richtige Schreibweise für den Firmennamen aus der Auswahlliste und klicken abschließend auf „Bearbeiten“. Schon sind alle Dokumente mit der richtigen Indexierung versehen.
Für das Beispiel machen Sie das gleiche noch für „Flying Tim Deutschland KG“ – Schon ist fertig aufgeräumt!
Und wenn Sie für die Zukunft fehlerhafte Eingaben vermeiden möchten, nutzen Sie bei der Ablage möglichst viel die Auswahlliste.
