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Formulardaten fehlerfrei erfassen

Nutzen Sie für Formulare und Ablagedialoge bequeme Eingabehilfen. Daten sind damit von Anfang an korrekt im Archiv. Spätere Korrekturen oder Nachfragen gehören so der Vergangenheit an.

Haben Sie sich auch schon mal geärgert, weil die eingegebene Handynummer auf einer Webseite nicht gespeichert wird? Erst nach mehreren Versuchen war klar, dass die Nummer mit Länderkennung, aber ohne Leerzeichen eingegeben werden sollte.
Damit sich Kunden und Mitarbeiter nicht auch über Ihre Formulare in DocuWare ärgern, nutzen Sie Eingabehilfen. In DocuWare heißen sie Feldmasken und zeigen die gewünschte Schreibweise vor dem Ausfüllen an:

DE_Feldmasken_1

Das Formular kann nur übermittelt werden, wenn der der eingetragene Wert der richtigen Schreibweise entspricht. Andernfalls meckert das Formular:

DE_Feldmasken_2

 

Feldmaske dem Formular hinzufügen

Wechseln Sie in der DocuWare Konfiguration zum Bereich Formulare. Sie benötigen das Recht Formulare konfigurieren, um diesen Bereich zu sehen – kontaktieren Sie gegebenenfalls Ihren DocuWare Administrator.

DE_Feldmasken_3

Im Formular-Designer klicken Sie das gewünschte Feld an und wählen unter Format eine Feldmaske aus. Standardmäßig sind einige Feldmasken bereits hinterlegt, zum Beispiel für Telefonnummer, Mail und Zip-Code:

DE_Feldmasken_4

Tipp für technische Versierte: Legen Sie unter unter Indexieren > Indexierungshilfen > Feldmasken neue, eigene Feldmasken an. Sie definieren eine Feldmaske mit regulären Ausdrucken. Für einen internationalen Zip-Code lautet die Zeichenfolge: [A-Z][A-Z]?-\d{4}\d? 
also ein oder zwei Großbuchstaben, Bindestrich und 4 bis 5 Ziffern. Im Knowledge Center finden Sie Hilfe zur Definition von Feldmasken.
 

Darum sind Feldmasken auch in Ablagedialogen nützlich

Die Feldmasken, die in diesem Bereich der DocuWare Konfiguration hinterlegt sind, stehen für das gesamte DocuWare System zur Verfügung und können daher auch in Ablagedialogen genutzt werden. Hier sorgen die Feldmasken für korrekte Schreibweisen bei der Indexierung von neuen Dokumenten. Uneinheitliche Indexbegriffe im Archiv würden die Suche nach den archivierten Dokumenten erschweren. 
Und auch für die automatische Verarbeitung in Workflows oder die Übertragung von Daten in Drittanwendungen sind einheitliche Datenformate essenziell. Wird beispielsweise die IBAN mal mit Leerzeichen angegeben und mal ohne, geraten Prozesse ins Stocken, Rechnungen können nicht gebucht werden. Mit Feldmasken ist es ein leichtes, dies von Anfang an zu verhindern. 

 

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