Offene Rechnungen gehören zum Geschäftsalltag – doch viele Unternehmen unterschätzen dabei das Risiko der Verjährung. Wer zu lange wartet, verliert mitunter den rechtlichen Anspruch auf sein Geld. Die Folge: ein finanzieller Schaden – nicht nur durch den Zahlungsausfall, sondern auch durch eventuelle rechtliche Auseinandersetzungen. In diesem Beitrag erfahren Sie daher, was genau Verjährung bedeutet, welche Fristen gelten und wie Sie diese vermeiden können.
Übersicht:
- Was bedeutet Verjährung von Rechnungen?
- Diese Fristen gelten für die Verjährung von Rechnungen
- Verjähren Rechnungen, die rückwirkend gestellt werden?
- Lässt sich die Verjährungsfrist einer Rechnung verlängern?
- Welche Folgen hat die Verjährung von Rechnungen für Ihr Unternehmen?
- 6 Tipps: So vermeiden Sie die Verjährung Ihrer Rechnungen
- Fazit
Was bedeutet Verjährung von Rechnungen?
Die Verjährung von Rechnungen beschreibt den Zeitraum, in dem ein Gläubiger sein Recht auf die Bezahlung der Rechnung geltend machen kann. Nach Ablauf dieser Frist kann der Schuldner die Zahlung verweigern, selbst wenn die Forderung berechtigt war. Der offene Betrag kann in der Regel nicht mehr rechtlich eingefordert werden, nicht einmal über ein Gericht.
Diese Fristen gelten für die Verjährung von Rechnungen
Die Verjährung von Zahlungsansprüchen des täglichen Geschäftsverkehrs wird in Deutschland in § 195 BGB geregelt. Die Verjährungsfrist von Rechnungen beträgt demnach drei Jahre. Die Frist beginnt allerdings nicht mit der Rechnungsstellung, sondern am Ende des Jahres, in dem die Leistung erbracht wurde. Wurde eine Leistung also im April 2025 erbracht, läuft die Frist vom 31.12.2025 bis zum 31.12.2028. Ab dem ersten Januar 2029 ist die Rechnung damit verjährt. Gut zu wissen: Schuldnerinnen oder Schuldner können ab dem Zeitpunkt der Verjährung die Zahlung verweigern, müssen aber dabei auch grundsätzlich nachweisen können, dass der Anspruch verjährt ist.
Ausnahmen und Sonderfälle
Obwohl die Verjährungsfrist in den meisten Fällen drei Jahre beträgt, gibt es Situationen, in denen andere Fristen gelten oder die Verjährung gehemmt – also pausiert – wird.
Längere Verjährungsfristen:
- Bestätigt ein Gericht eine Forderung beispielsweise durch ein Urteil, verlängert sich die Verjährung auf 30 Jahre.
- Grundstücksbezogene Forderungen können je nach Fall eine Verjährung von 10 oder 30 Jahren haben.
Kürzere Verjährungsfristen:
- Beim Kauf von Alltagswaren zwischen Privatpersonen, beispielsweise über Kleinanzeigen, kann die Verjährung nur zwei Jahre betragen.
- Manche Ansprüche aus der Beseitigung von Mängeln bei Handwerkerleistungen an Bauwerken verjähren – je nach Vertrag – nach zwei oder fünf Jahren.
Hemmung der Verjährung:
In den folgenden Fällen kann es durchaus sein, dass eine Verjährungsfrist nicht weiterläuft, sondern pausiert wird, zum Beispiel wenn:
- zwischenzeitlich Verhandlungen über die Zahlung stattfinden.
- Der Gläubiger einen gerichtlichen Mahnbescheid beantragt.
- Ein Schuldner vorübergehend nicht erreichbar ist (zum Beispiel im Ausland ohne bekannte Adresse).
Verjähren Rechnungen, die rückwirkend gestellt werden?
Rechnungen können rückwirkend gestellt werden, egal, ob die Leistung vor einem Monat oder vor 10 Jahren erbracht wurde. Solange das noch zuverlässig nachgewiesen werden kann, können Unternehmen eine Rechnung an den jeweiligen Kunden schicken. Grundsätzlich gilt es aber, die gesetzliche Frist zur Rechnungsstellung zu beachten. Diese beträgt sechs Monate nach Leistungserbringung.
Beachten Sie unbedingt: Auch die Forderungen aus rückwirkend gestellten Rechnungen verjähren nach drei Jahren. Das heißt, Sie können Ihrem Kunden zwar eine Leistung in Rechnung stellen, die vor vier Jahren erbracht wurde, bezahlen muss sie Ihr Kunde aber nicht. Diese rückwirkende Rechnungslegung ist in manchen Fällen aus buchhalterischen Gesichtspunkten sinnvoll.
Lässt sich die Verjährungsfrist einer Rechnung verlängern?
Die Verjährung kann entweder gehemmt oder neu gestartet werden. In beiden Fällen verlängert sich der Zeitraum, in dem eine Rechnung rechtlich durchsetzbar bleibt. Hier die zwei wichtigsten Möglichkeiten im Überblick:
Hemmung der Verjährung
Wie bereits erwähnt, wird bei einer Hemmung der Ablauf der Verjährungsfrist vorübergehend gestoppt. Die Zeit während der Hemmung wird nicht mitgezählt, sodass sich die Frist entsprechend um diese Zeit verlängert. Wenn also beispielsweise über eine Forderung vier Monate lang verhandelt wird, verlängert sich die Verjährung um genau diese vier Monate.
Neubeginn der Verjährung
Hier beginnt die Verjährungsfrist von vorn. Das passiert zum Beispiel, wenn:
- der Schuldner die Forderung anerkennt (z. B. durch Teilzahlung, Ratenzahlung oder schriftliches Schuldanerkenntnis).
- ein Gericht ein rechtskräftiges Urteil oder ein Vollstreckungsbescheid erlässt.
Wichtig: Die Verjährungsfrist lässt sich nicht einfach durch eine E-Mail oder eine Mahnung hinauszögern. Es braucht konkrete, nachweisbare Handlungen, damit die Frist tatsächlich gestoppt oder neu gestartet wird. Wer auf Nummer sicher gehen will, sollte rechtzeitig handeln und am besten schriftliche Belege sichern.
Welche Folgen hat die Verjährung von Rechnungen für Ihr Unternehmen?
Die meisten Unternehmen konzentrieren sich auf Vertrieb, Wachstum und diverse Projekte. Offene Rechnungen geraten dabei oft in den Hintergrund. Mit diesen Folgen müssen Sie rechnen.
Keine rechtliche Handhabe mehr
Sobald eine Rechnung verjährt ist, hat Ihr Unternehmen keinen Anspruch mehr auf die Zahlung – zumindest nicht gerichtlich durchsetzbar. Selbst wenn Ihre Forderung berechtigt ist, kann der Schuldner sich auf die Verjährung berufen. Da hilft auch kein Mahnbescheid.
Direkter finanzieller Verlust
Offene Rechnungen bedeuten ausbleibende Einnahmen und ein wirtschaftlicher Schaden. Gerade bei größeren Beträgen oder vielen kleinen Posten summieren sich die Verluste schnell und können Ihre Liquidität spürbar belasten.
Belastung für die Buchhaltung
Verjährte Forderungen dürfen nicht weiter als Vermögenswert in der Bilanz geführt werden. Sie müssen ausgebucht werden, wirken sich damit negativ auf das Betriebsergebnis aus und senken den bilanziellen Gewinn.
Steuerliche Auswirkungen
Wird eine Forderung wegen Verjährung ausgebucht, kann sie zwar als Betriebsaufwand geltend gemacht werden, allerdings nur, wenn sie tatsächlich als uneinbringlich gilt. Der Zeitpunkt der Ausbuchung hat dabei direkten Einfluss auf den steuerlichen Gewinn des betroffenen Jahres.
Reputationsrisiken und organisatorische Schwächen
Häufen sich verjährte Rechnungen, wirft das Fragen auf, wie gut Ihr Forderungsmanagement organisiert ist oder ob es klare Prozesse für Mahnungen und Zahlungserinnerungen gibt. Solche Defizite können damit nicht nur Ihre Außenwahrnehmung schädigen, sondern auch das Vertrauen von Geschäftspartnern beeinträchtigen.
6 Tipps: So vermeiden Sie die Verjährung Ihrer Rechnungen
Um Ihnen die genannten negativen Konsequenzen zu ersparen, haben wir Ihnen sechs Tipps zusammengefasst, mit denen Sie eine Rechnungsverjährung vermeiden.
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungen alle Pflichtangaben enthalten und dass diese korrekt sind. Formulieren Sie eindeutige Zahlungsbedingungen insbesondere für die Fälligkeit der Forderung.
- Sorgen Sie dafür, dass Rechnungen möglichst schnell verschickt werden. Das spart unnötigen Administrationsaufwand und lässt Ihnen im Falle eines Zahlungsverzugs zeitlich mehr Spielraum.
- Denken Sie bei zeit- und kostenintensiven Projekten darüber nach, Teilrechnungen auszustellen. Ihre Kunden profitieren von einer geringeren finanziellen Last und Sie vermeiden, dass das gesamte finanzielle Risiko auf Ihrem Unternehmen lastet.
- Sorgen Sie dafür, dass Kundinnen und Kunden bei Nichtzahlung rechtzeitig eine Mahnung erhalten.
- Sollten diese nicht reagieren, melden Sie sich bei einer Schlichtungsstelle oder reichen Sie Klage ein, damit die Verjährungsfrist gestoppt wird.
- Prüfen Sie ausstehende Rechnungen rechtzeitig und vor jedem Jahreswechsel. So verhindern Sie eine Verjährung.
Fazit
Die Verjährung von Rechnungen ist kein Randthema, sondern ein handfester Risikofaktor für jedes Unternehmen. Wer Fristen nicht im Blick hat, verschenkt im schlimmsten Fall bares Geld und schwächt seine Liquidität. Mit klaren Prozessen, rechtzeitiger Mahnung und einem durchdachten Forderungsmanagement lässt sich die Verjährung jedoch gezielt vermeiden. Es lohnt sich, frühzeitig aktiv zu werden – denn wenn Sie Ihre Ansprüche kennen und schützen, sichern Sie langfristig die finanzielle Stabilität Ihres Unternehmens.
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